心理科学可以让你的会议更好
一组心理学家从近200项关于工作场所会议的科学研究中得出结论，建议在会议开始前、正在进行中、结束后充分利用会议。会议几乎无处不在，在今天的专业工作场所，有丰富的贸易智慧和书面指导会议应该如何运行。但是，正如研究人员Joseph Mroz和Joseph Allen(内布拉斯加州大学奥马哈分校)、Dana Verhoeven和Marissa Shuffler(克莱姆森大学)指出的那样，这种指导很少是由现有的科学提供的。
艾伦说:“会议通常是不好的，但会议科学告诉我们，有一些具体的方法可以改进它们。”“领导者可以更有组织，按时开始工作，并鼓励一个安全的分享环境。”与会者可以提前做好准备，准时参加。科学表明，在适当的情况下，会议可以为创造性思维、解决问题、讨论和产生想法提供场所。然而，大量的员工研究表明，尽管投入了时间、工资、精神资源和技术等组织资源，大多数会议还是效率低下。
改善会议不是一件小事。根据研究人员的发现，员工平均每周在会议上花费6小时，而经理们平均在会议上花费23小时。研究表明，员工对会议的态度会影响他们对工作和幸福的整体态度。在他们的报告中，Mroz、Allen、Verhoeven和Shuffler强调了好的会议的要素，包括人们如何为会议的成功做准备，会议的某些方面如何决定或破坏它们，以及会议之后发生的事情如何能够改善团队的结果。
在会议前
评估当前的需求:会议应该包括问题解决、决策制定或实质性讨论。他们不应该被要求分享日常或非紧急信息。
分发议程:拥有一个议程可以让所有利益相关者清楚地了解会议的优先级，并允许与会者提前准备。
邀请合适的人:领导者应该询问会议的目标是什么，谁的专业知识可以帮助团队达到目标。
在会议期间
鼓励贡献:研究结果表明，高水平的执行者利用会议来设定目标，促进团队对工作问题的理解，并寻求反馈。
为幽默腾出空间:研究表明，幽默和笑声可以激发积极的会议行为，鼓励参与和创造性地解决问题。这些积极的会议行为可以同时预测两年后的团队绩效。
改变抱怨的方向:与会者应该意识到抱怨会很快导致徒劳和绝望，领导者应该尽快平息抱怨。
保持讨论的焦点:领导人也要确保会议的目的和议程得到遵守。领导们应该做好准备，识别出不正常的行为，并进行干预，让会议重新聚焦。
会议结束后
共享会议记录:发送会议记录可以记录所做的决定、下一步的行动计划以及指定角色和职责的大纲。这一步还会循环出现那些不能参加会议但需要信息的人。
寻求反馈:反馈可以告知未来会议的结构和内容。特别是，领导者能够发现会议中的问题，从而提高与会者的满意度。
展望未来:为了在会议期间取得进展的基础上，利益相关者应该考虑未来的行动、后续行动以及会议的即时和长期结果。
Mroz、Allen、Verhoeven和Shuffler注意到视频、音频和运动跟踪技术允许对会议进行更好的视频和音频分析。这些改进可以帮助研究人员在事后分析行为，而不是态度和自我报告。他们指出，“远程会议”和视频会议需要更多的研究，因为它们可能呈现自己的动态、优势或挑战。
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