企业的现金收款业务主要包括收营业款、收罚款、收押金、收员工归还借款等。出纳在处理现金收款业务时一定要谨慎、细心,避免出现所收现金金额有错、收据开错、收到假币等差错。
一、现金收入的内部控制
由于现金是非常便捷的支付手段,具有很高的流动性。所以,在现金的收付业务中如不加强对现金的控制,容易造成非正常现金流失,从而导致别有用心的人侵占、挪用现金,使单位蒙受不必要的经济损失。因此,现金收入的内部控制主要在于现金结算与库存现金,应注意以下控制要点。
(一)职责分工
签发收款凭证(即发票或收据)应与收款的职责分开,由两个经办人分工负责办理,即一般由业务部门人员填制发票和单据,由出纳人员据以收款,会计人员据以记账,从而确保发票、收款人和入账金额的一致性,防止交由一人经办可能产生的弊端。发生每笔现金收入必须填制收款凭证,对于已经收讫的凭证,应在有关原始凭证上盖上"现金收讫"的戳记,并立即登记入账。
(二)控制票据的发票数量和编号
签发收据、发票的人员不得兼管收据、发票的保管工作。领用收据、发票,须经财务部门领导批准。应定期核对未使用的空白收据、发票,防止短缺。建立收据、发票的销号制度,并将开出收据、发票的存根与已入账的收据、发票的记账联,按编号、金额逐张核对后注销,确保收入款项的及时入账。这些控制都体现在认真仔细登记"发票领用登记簿"和"空白收据领用登记簿"中。作废的收据、发票应全部粘贴在存根上。
(三)开具正确、合适的票据
所有收入的现金均应开具发票或收据给交款人,以分清经办人员与收款人员的职责。
二、现金收入业务的处理程序
(一)收取现金的流程
收取现金的流程如下:
(1)受理收款业务,审核现金收入的来源及有关原始凭证(即审核现金收入的合法性、真实性、实效性、准确性),确认收款金额。
(2)当面清点现金及复点,做到收付两清、一笔一清,并妥善保管好现金。
(3)依据管理规定开具收款凭据(即收款收据或发票),并在凭据上加盖"现金收讫"印章和出纳名章,并将收款收据中的付款人持有联交给付款人。
(4)将所开具收款凭据的"记账联"撕下,并交给会计人员,会计人员根据交款人交来的收款依据和收款凭据的"记账联"编制现金收款记账凭证。
(5)根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。
(二)收据的填写
开具收款收据在出纳现金收款业务中经常发生,因此准确开具收据也是出纳必备的技能之一。
收据可以分为外部收据和内部收据:外部收据指国家机关、事业单位、村级组织在按规定收取各种规定费用和服务费用时所开具的非经营性收据,是由国家财政部门统一印制或加盖监制章;内部收据主要用于单位内部职工部门之间或职工之间的现金往来,及与外单位和个人之间的现金往来。在此,我们主要以内部收据为例来讲解收据的使用。
1.收据的开具
收据一般是一式三联:第一联收据存根联,第二联是收据联交给付款单位(或顾客),第三联是记账联。收据的填制步骤如下。
第一步,填写内容包括入账时间、交款单位、金额、人民币大小写和收款事由。例如,北京鸿铄新材料有限公司于2023年12月23日收到赵晓婷归还借款5000元,填写收款收据第一联。
第二步,第二联加盖单位财务专用章,撕下并交给交款人。
第三步,第三联加盖"现金收讫"或"银行收讫"章,递交会计编制凭证,存根联仍留存在收据本上备查。
2.收据的使用注意事项
(1)填写发生错误时,如果尚未将票据撕下,可以在出现错误的收据联各联次分别加盖"作废"印章后,重新开具;
(2)如果票据已经撕下后发现填错、取消或者被退回,应当将已经撕下的相同内容的全部票据收回,粘贴在收据本相同内容的存根联后面,并分别加盖"作废"印章;
(3)收据使用发生错填、取消或退回等失效情形时,要及时修改相关的数据记录。(三)现金收款的特殊处理。
实务中,收到款项,尤其是现金收款,一般是需要开具收据的,但有些业务可以不开收据,如超市或者零售业收取零售款,营业员交来的销售日报表可以直接交给会计做账,不需要开具收据。关于现金收款的特殊处理,具体流程如下:
首先,出纳应核对收银员所交的销售日报表明细金额与汇总金额是否一致。若发现有错误,让收银员用红色的签字笔在错误金额处划线,在错误金额的上方让制单人用黑色的签字笔书写正确金额,并签名;或者重新打印正确的销售日报表。
然后,出纳当面核对现金,点两遍以上确认金额正确,同时注意识别假币。
最后,出纳根据清点无误的现金与销售日报表的汇总金额核对无误后,把现金收妥,在销售日报表上签章或开具收据。这里假设不需要开具收据,因此,出纳只需要在销售日报表上签字并盖上"现金收讫"章。
(四)从银行提取现金业务处理流程
当单位需要现金时,可以按照有关规定到开户银行提取现金。现金提取一般有两种方式,一种是通过现金支票从银行基本存款账户提取现金,一种是通过单位结算卡提现。
1.现金支票提现
通过现金支票提取现金业务的一般程序如下。
(1)填写并审核现金支票领用登记簿。现金支票领用登记簿是企业用来登记现金支票使用情况的记录表,它包含的主要内容有银行账户信息、领用日期、支票号码、摘要、金额、领用人、审批人、备注等。
(2)领用并填写现金支票。现金支票是由存款人签发,委托开户银行向收款人支付一定数额现金的票据。现金支票是支票的一种,是专门用于支取现金的。开户单位应按现金开支范围签发现金支票。
(3)审核背书现金支票。现金支票经过财务经理审核无误后,就可以在现金支票正联的出票人签章处以及反面的收款人签章处加盖银行预留印鉴。
(4)银行取现。到银行提取现金不需要存根联,存根联单独留存以备记账。出纳去银行提取现金时一般需要携带身份证,且由他人陪同,以保证现金的安全。提取现金之后离开银行之前要先确认提取的现金金额与现金支票填写金额是否一致。确认无误后方可离开银行。提取现金回到单位后应及时将现金存入保险柜。
(5)编制记账凭证。将支票存根粘贴在"费用单据粘贴单"后交给会计编制记账凭证(也可直接将支票存根粘贴在记账凭证背面,作为记账凭证附件)。
(6)登记账簿。根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。
支票的填写方法
支票正联填写方法:
①出票日期:应填写开票当天日期,日期必须使用中文大写;
②收款人:应填写收款单位全称或者规范化简称,并与银行预留印鉴名称一致;
③付款行名称:填写付款单位开户银行的名称;
④出票人账号:填写付款单位在开户银行的账号;
⑤金额:大写按规范填写,大小写金额应当一致,在小写最高位前一格填写人民币符号"¥"
⑥用途:填写所提取现金用途;
⑦小写金额正下方的空格栏:采用支付密码的,可在此填写支付密码;
⑧出票人签章:应加盖银行预留印鉴,加盖印鉴时要清晰有力。
支票存根联填写方法:
①附加信息:与正联背面所填内容相同;
②出票日期:用小写填写与正联相同的日期;
③收款人:与正联所填相同;
④金额:用小写与正联相同金额;
⑤用途:与正联所填相同;
⑥单位主管、会计:由单位财务负责人、会计签名或盖章。
现金支票填妥后存根联留作本单位记账的凭证,撕下正联加盖预留银行印鉴后交予收款人。
支票正联背面填写方法:
①收款人签章:加盖与支票正面相同的印章;②年、月、日:用小写填写提取现金的当日;
③身份证件名称:一般为提款人身份证件(如身份证、军官证等);
④发证机关:填写提款人身份证件上注明的发证机关名称;
⑤号码:填写提款人身份证件的号码;
⑥附加信息:可填写需要说明的有关事项。
(上述③④⑤仅适用于收款人为个人的情况,即若收款人为单位的则无须填写)
2.单位结算卡提现
单位结算卡是银行面向企业客户发行,与企业的银行结算账户相关联,具备账户查询、转账汇款、现金存取、消费及投资理财等多种金融功能的单位结算卡,如图3-11所示。其从问世以来,因满足企业客户便捷、高效的支付结算需求而深受企业客户的喜爱。
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