Word文档协作利器——批注与审阅

作者: office技能精选 | 来源:发表于2019-01-17 18:43 被阅读4次

每日一句

早晨的花很薄 午后的影子又大又轻 风侧过身穿越篱笆 在新鲜的泥土墙上 青草开始生长 ——顾城 《我会像青草一样呼吸》

批注

1、什么是批注

批注就是对文档内容进行注释性说明,方便自己或他人更容易理解文档内容。

原作者和审阅者都能用批注。

原作者:记录一些自己写文档时的想法,告知审阅者。

审阅者:在批注中,向作者建议、提问或与之讨论。

2、如何插入批注

(1)选中需要插入批注的文字。

(2)右键单击“新建批注”,或在【审阅】选项卡批注功能区中单击“新建批注”。

(3)出现批注框,在框内输入批注文字。

批注功能区如下图所示:

3、批注的一些操作

(1)删除批注

鼠标选中一条批注,单击删除可以删除该条批注,或删除所有批注。

(2)查找批注

单击上一条,则跳转到上一条批注

如果批注较多的话,可以在导航窗格按人员查找批注。

(3)答复批注

对于别人的批注,你可以在原批注下答复

单击批注框“答复”即可。

(4)完成批注

如果某条批注已经接受并修改,可以删除该批注,或者选择“解决批注”。

单击批注框右下角“解决”,即可完成批注,批注框变灰。

如果还想重新编辑,选择“重新打开”即可。

修订

1、什么是修订

当你的Word是在修订状态下操作时,你的任何一个操作都会被记录下来,并且是用不同于正文的颜色标记。

比如别人发送了文件想请你帮忙修改,但同时,你想要清楚地显示帮别人修改的细节,这时候Word的修订功能就非常有用了。

审阅者:直接在原文上增、删内容,修改格式等,并保留修改过程。

原作者:接受或拒绝修订,避免混乱可备份原文档。

如下图是经过修订的文档:

2、如何使用修订模式

(1)开启/关闭修订

在【审阅】选项卡,修订功能区中,按下修订按钮,即可进入修订模式,再按一下则退出。

或者,在Word状态栏(即最下方蓝色区域)右键单击,选中“修订”,

此时,就可以在状态栏快速查看修订状态是开启/关闭。

点击状态栏“修订”也可快速开启/关闭修订。

(2)接受/拒绝修订

原作者接收审阅者修订的文档,酌情考虑是否接受修订。

原作者应先关闭修订模式,再逐条接受或拒绝修订。

(3)关于显示修订的3种方式

依次单击【显示标记】-【批注框】,有3种显示修订的方式

(4)关于修订的高级设置

单击【高级选项】弹出如下对话框

(5)建议批注和修订配合使用!

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