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项目沟通管理之规划

项目沟通管理之规划

作者: 每天进步一点点变成更好的自己 | 来源:发表于2022-04-24 13:41 被阅读0次

    规划及执行用于有效交换信息的各种活动,确保项目及其相关方的信息需求得以满足;
    PM的大多数时间都用在团队成员和其他干系人的沟通上;
    沟通管理的目的;
    信息交换方式:
    书面形式 (实物或电子形式)
    口头形式(面对面或远程)
    正式(正式纸质)
    非正式(社交媒体)
    手势动作(语调和表情)
    媒体形式(图片、行动,或仅仅是词语)
    遣词造句(词语)

    沟通活动的多维度分类:
    内部:项目内部和组织内部;
    外部:外部相关方;
    正式:报告、正式会议、会议记录、相关方简报和演示;
    非正式:电子邮件、社交媒体、网站、非正式讨论;
    层级沟通:向上、向下、横向;
    官方沟通:年报、呈交监管机构或政府部门的报告;
    非官方沟通:私下的沟通;
    口头与书面沟通:口头及非口头,社交媒体和网站、媒体分布;

    书面沟通的5C原则:正确的语法和拼写、简洁的表述 无多余字、清晰的目的和表述、连贯的思维逻辑、受控的语句和想法承接

    沟通技巧:积极倾听、理解文化和个人差异、识别设定并管理相关方期望、强化技能;

    项目管理沟通发展趋势与新兴实践:让相关方纳入项目评审范围、让相关方参与项目会议、社交工具使用日益增多、多面性沟通方法;

    1、规划沟通管理

    基于每个相关方或相关方群体的信息需求,为沟通活动制定恰当的方法和计划;
    定期审查规划沟通管理过程的成果并做出必要的修改,以确保其持续 适应;

    • 过程输入:
      1、项目章程
      2、项目管理计划:资源管理计划、相关方参与计划
      3、事业环境因素
      4、组织过程资产
      5、项目文件:需求文件、相关方登记册

    • 过程工具:
      1、专家判断
      2、数据表现:相关方参与评估矩阵
      3、会议
      4、沟通需求分析:确定相关方的信息需求,信息类型和格式,以及信息对相关方的机制;
      5、沟通技术:信息需求的紧迫性、技术可用性与可靠性、易用性、项目环境、信息的敏感性和保密性;
      6、沟通模型:基本的发送方和接收方沟通模型:编码、传递信息、解码
      互动沟通模型:确认已收到、反馈;
      7、人家关系与团队技能
      沟通风格评估:常用于不支持项目的相关方;先开展相关方参与度评估,在开展沟通风格评估
      政治意识
      文化意识
      8、沟通方式
      互动沟通:两方或多方之间实时的多向信息交换;
      拉式沟通:大量复杂信息或大量受众,接收方自主访问;
      推式沟通:向特定接收方发送或发布信息

    • 过程输出:
      1、沟通管理计划:描述将如何规划,结构化,执行与监督项目沟通,以提高沟通的有效性;
      包括:相关方的沟通需求、需沟通的信息、上报步骤、发布原因、回应时限、频率、责任人、接收人员或群体的需求、期望、传递信息的方法、技术、为沟通活动分配的时间、预算等;
      还包括:各种会议、电子邮件、网站、软件等的指南和使用规则;
      2、项目管理计划更新:相关方参与计划
      3、项目文件更新:项目进度计划、相关方登记册

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