我的时间管理原则

近来和不少朋友聊到自己做计划的事情，身边也有朋友对我的计划手帐很感兴趣，免不了的就会聊到“时间管理”和“做计划”的问题。

去年在短视频平台上发布“从排版开始做计划”系列手帐排版视频，也收到过让我印象深刻的评论，比如说“计划赶不上变化，做这个有什么用？”“懒散的人用不到，自律的人不需要”之类的。

我录制“从排版开始做计划”这个系列的视频，重点展示的内容不在于“做计划”，毕竟这是属于个人隐私的部分，所以我的初衷在于“为自己建立仪式习惯”，有了自己画好的排版，我就更愿意把这件事做下去，而不是三天打鱼两天晒网。

计划手帐对我来说，不仅仅是帮助我变得更加自律，也让我变得更加高效，知道自己要去往什么方向，也知道自己可以用什么样的方法去实现自己的目标，让我这一年多的成长远远超过了过去的十多年。

最近开了一场分享会，也在读书会上认识了新的朋友。

有一个问题被问了好多次——做计划不会显得人生特别死板吗？

其实在我自己开始做计划之前，我对按计划做事的人也有过一种刻板印象——做计划的人都很死板，缺乏灵活性，甚至是缺少创意。

就我自己目前做计划的方式来说，我应对生活反而更加自如了，脑袋里各种各样的灵感层出不穷，倒是“无法及时记录下灵感”这件事情总是困扰着我。

可以说，我目前的状态，完全颠覆了我曾经的那些刻板印象。

这个过程中有很多值得一说的地方，比如说改变认知、持续思考、坚持反思和复盘等等，如果要从时间管理这个角度来说的话，借用《高效能人士的七个习惯》里有关习惯一“积极主动”的话来说，就是——根据原则做事，而不是根据目标做事；重点放在自己的影响圈，而非关注圈。

起初我在做计划手帐的时候，给自己设定了目标，并且是运用SMART原则设定的非常明确的目标。

刚开始，我告诉自己“每天给自己列出的任务都必须要做完”，这可以说是我每天必须要完成的要求。

在实施的过程中，我遇到过这样一些情况：

①我有可能当天给自己列出了太多的任务，而忽略了做这些任务所需要的的时间，导致时间分配上除了问题，任务无法完成；

②也有可能是因为自己遇到了需要外出的情况，然而我给自己安排的任务却和不外出的时候同样多，这样就导致了我在外出回来之后，还要完成和平时同样多的任务，导致了自己“忙到”完全没空休息。

不管是哪一种情况，“无法完成当天所有任务”的挫败感都会导致我失去信心。

初期做计划手帐的时候，我甚至连反思都不太会。翻看最初那几个月历“今日小结”里的内容，与其说自己是在反思，还不如说是在记录自己做的好的地方和做的不好的地方，至于为什么做的好、为什么做的不好，完全没有写到。

但是学习总要有一个过程。

慢慢地，我的“今日小结”内容里有了一些“我今天这个地方做的不太好，明天我可以做些什么来改善一下这个情况呢？”，或者是“今天做这件事做的还不错，那我怎么做还能再提高些效率呢？”

而到了现在，在计划手帐的“今日小结”里，我会记录当天的状态、出现这种状态可能的原因、任务完成情况、造成任务没有完成的原因、第二天该如何改进等等，用的文字不会很多，简单一两句概括。然后在另一本反思手帐里再详细的写一写没有写到的具体内容。

想要找到最适合自己的时间管理方式，反思复盘非常重要，如果只是单纯的记录缺什么都不思考，找不到自己做事的行为模式，那就无法从根本上改变自己的行为习惯。

就比如说，我一开始总是给自己安排特别多的任务，几乎把一天的时间都塞满了，在应对一些临时需要外出的任务上，回来还要完成大量的任务，会把自己弄得焦头烂额，作息也很容易打乱。

在每天反思采取小措施、小调整起不到效果的时候，我就会去思考是不是我的思考模式有问题，是不是真的只有把一天时间都塞满才是高效的？认识到我的认知是以“把一天时间全部安排满”作为标准的，那么我就可以修改这个标准，找到让自己最舒服的行动模式，也让这个标准逐渐成为自己的时间管理原则。

所以我现在的时间管理原则是：根据是否外出调整自己任务数量，在保证日常打卡任务的前提下灵活增减，另外留出20%-30%的时间应对临时事件，如果没有临时需要应对的事件，那么多出来的这些时间就是我的休闲娱乐时间。

在杨健老师的《用手账管理时间》这本书里，我接触到了“重要紧急”“重要不紧急”“紧急不重要”“不紧急不重要”的概念，也就是时间管理矩阵，在《高效能人士的七个习惯》习惯三“要事第一”中也有说到。

重要紧急的事情就是指突然出现的必须立即动手解决的事情；重要不紧急的事情指的是按计划执行的事情，比如说工作内容、学习提升、阅读等等；不重要不紧急的事情主要是指一些突然出现的一般性事情，比如说临时一个电话、需要去拿一个快递等等；不重要不紧急的事情，是指一些琐事，比如娱乐休闲、刷微博、看短视频、闲聊等等。

一般来说要尽量减少第一类、第三类以及第四类事情，而尽可能多的把注意力放在第二类事情上。

但是我们生活中也不可能完全避免第一类、第三类和第四类事情。如果经常发生第一类事情，就需要反思为什么总是会出现这种需要处理这类“江湖救急”的事情，是外部原因？还是个人内部的原因？如果第三类事情无法避免，那就需要反思注意力分配的问题。

但是我认为第四类事情是不可能完全不去做的。

因为人的精力需要会有恢复期，如果一心只扑在第二象限的事情上，精力一味的消耗而不注重补充，很容易造成某一方面的失衡，可能是身体健康出了问题，也可能是与亲人朋友的连接上出了问题……总之，会让自己的生活出现失衡。

所以如果想要人生保持平衡，不仅要懂得全力向前奔跑，也要懂得适时停下来休息恢复。

前段时间的调整期就让我悟出了这样的道理。

过去的一年多时间里，为了保持每天输出，我从来没有给自己放过假，又加上自己的成长之路刚开始，总想跑的快一点、再快一点，并且我还自认为自己睡眠质量上升了就是休息好了，所以就不管不顾的全力向前跑。当我意识到的时候，身体已经向我发出了抗议，有了一种深深的无力感。

实际上除了睡眠之外，我们的心灵也需要“充电”的。学习工作的时候我们一直在消耗“电量”，也就需要适当放空自己的大脑给它“充个电”，充满电之后学习工作的效率会提升不少。

如果用二八原则来说的话，80%的时间放在一二三类事情上（当然一三类事务要尽量减少，把更多的时间用在第二类事情上），另外20%的时间放在可以给自己心灵充电的事情上，在这20%的时间里让身心得到休息，提高80%时间里的效率。

所以我的计划里第二类事务居多，但也留出了20%-30%的弹性时间处理紧急事务和放松。

对于时间管理和做计划来说，我们并不是希望自己成为一个“按部就班”“刻板”的人，而是希望通过规划自己的时间来找到生活的掌控感。

建立适合自己的原则，依照原则管理时间，好好掌控自己的人生。