这是超级行动课的第四次作业,在第三次课程的作业中,经过一轮深入思考得出的结论:
构建具备清晰流程的高效系统,是做好部门经理最重要的一件事。
但直觉告诉我,一定在某些地方存在不足,例如,到底最重要的一件事有没有找对?自己的行动计划,到底是不是在两个月内能够完成?中途还会遇到其他问题,如何处理?......问了自己很多个问题之后,终于感觉到自己的脑壳开始混沌,不知从何开始,“想得太多,做得太少”的老毛病又犯了。
既然明知这是自己在行动上踩的一个大坑,那这次就调整一下策略,先做起来再说,那些让自己想得头晕的事情,就先不要想。
第一天:
既然是清晰流程的高效系统,那么,顺序应该是:
流程→清晰→系统→高效
立即行动,首先就是优化流程表,收集最近时常遇到的问题一共11项:
- 差旅费;
- 设备安装费;
- 工艺策划、技术要求书、产品数模;
- 汇报负责人确定;
- 电气布置评审;
- 机械易损件清单;
- 调试用零件协调;
- 使用说明书编制(机械+电气);
- 设备发运现场(货车联系);
- 资料存档完整性检查;
- 项目汇报(文件编制);
思考:这些之所以称之为问题,是因为在日常的工作中已经出现不止一次,判定标准也极其简单:这些琐事,耗费了团队成员不应该耗费的时间。
重复出现,就属于系列问题,而不是个案,意味着还有可能继续发生,所以要纳入业务流程里面。
要让流程清晰,就需要定好负责人,避免互相扯皮。
优化了流程,也定好了负责人,基本上可以算是一个系统。
项目从承接开始,往后就能够自动执行,不需要额外耗费管理者的时间,管理者才有更多的精力思考“什么才是团队发展中最重要的一件事”,也算是有效率吧。
最重要的事只有一件,但是找到这件事绝非易事,写到这里,也突然明白了一个道理,作为管理者需要做的最重要的一件事情就是,要从大局出发,站在高处思考,找出团队中最重要的一件事情,并带领团队解决难题,不要被琐事缠身。
这一件事情一般都不会太明显,所以需要耗费自己大量的时间和精力去思考,去寻找,过程会比较枯燥,但绝对会物超所值。
收集到的问题一共11项,4项为原有流程的优化,7项为新增,目前整个运转系统的流程节点到达了43个。
这些问题的解决办法不需要按照优先顺序,只需要加入节点,安排好对应的负责人,就能够自动往下运行,所以可以一次性同时处理。
第一天的行动,可以划上一个句号。
第二天:
第一天的内容太多,所以在流程上,第二天就没有什么可添加的了,只想到了一点:
知识产权
于是把专利、论文、科技进步奖申报加入流程里面。
理由也很充分:
这些东西才是团队的“作品”,以后拿出来展示团队形象、团队品牌,靠的就是这些,和行动课里个人品牌的塑造是一样的,一定得拿作品说话。
接下来似乎流程上面的东西就这么快速地弄完了,这个团队运转的系统也基本上完成了,后面的就边运行,边优化吧。
第三天:
行动到了第三天,发生了不少的困惑。
完成6次作业,是最重要的一件事,这是第四次作业,接下来是制定60天的计划,只保留一件事,但我不明白自己定的这个所谓高效的系统,如何判定完成的标准,于是在群里面问了明月。
老师的回答和我问的简直一点都不沾边(因为我没把问题讲清楚,可见良好的表达能力是多么的重要,提问准确是多么的重要,唉~),但却也解决了我得疑惑。
老师的回答出发点主要是个人,我也瞬间明白了,要把目标放在自己身上,虽然说团队 > 个人,但是行动是自己的,流程只是针对团队,那是其他人的行动,要制定自己的行动计划才行。
于是我调整了自己的目标,得到了60天的行动计划:
1、构建具备清晰流程的高效系统,初衷不变,但行动计划是:把这60天的努力用文字记录下来,并且要每周大总结,以完整的文章形式代替随笔。
2、完成的标准就是:不少于8篇,以文章形式的总结。(琢磨,要是这次行动课的6次作业能完成的话,这个目标应该也挺容易实现的)
理由嘛,好处太多:
通过这几天的行动、思考、总结,我逐渐发现,写作是做好其他事的基础工具,用于辅助其他工作的完成,而不会互相冲突。
明月老师的:
写作 = 阅读 + 逻辑思考 + 分享输出 + 敲键盘
起先,不大理解这个逻辑思考,应该如何准确理解,现在想明白了一点点,逻辑思考,就是在思考的过程中,做减法,通过不断的对比,筛选出什么事情最重要,什么事情更重要?然后,舍弃掉那些不重要的事情。剩下的,都是重要的事情,串成一条链,行动的产出比才会最大化。
并且,这种逻辑思考的技能也很容易移嫁到别的地方。
如,快速做决策,也是通过层层对比,找出重要的选项,越是优秀的领导者,就越是需要这项技能。
另外,上次得到鼓舞,对“破除分享的心理障碍”进行了一番思考,周一开早会发言的时候突然也明白了,破除分享的心理障碍,和演讲是有联系的,害怕演讲和害怕分享其实就是一回事,只要把焦点集中在“进步”而不是“表现”,公众演讲的勇气会更足一些。
那么,接下来的行动中,就可以利用每周的早会这个时间,来提升演讲的技能。
演讲需要准备,准备就需要写作,写作的技能就可以移嫁到演讲上面,而良好的演讲技能,也是做好一名部门经理的必要条件,可以把自己深度总结的一些理念,方法传递出去,提高团队的整体效率和管理水平。
这样思考一番,整个思路就清楚了些:
很多技能都可以通过写作这一项技能串在一起,提升写作技能,能够带来的好处如此之多,现在,我能够找到一万个理由说服自己,接下来,用行动见证奇迹。
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