一、什么是“解决问题”
作为领导者,你的首要目标之一,就是识别和处理那些阻碍团队完成目标和达到目的的困难与障碍。这需要有效率和有创意地解决问题。解决这些问题需要独创力和创造力,这样你才能在已有的时间限制和财务预算内,继续完成你所负责的工作。
做到这些通常需要你利用有限的职权、所有可能的资源、你的职业圈人脉和你所能想象到的所有方法。
问题解决是对领导者工作职责中最困难的部分。这从来都不容易。
二、如何提升解决问题能力?
1. 要留意你所判定的问题是问题的现象还是真正原因。聚焦核心问题本身,而不是它造成的结果。在问题解决中首要和最重要的一步是准确地定义问题。管理学大师彼得·德鲁克一语中的 地指出“准确地定义了问题就已经解决了一半的问题”。准确地 定义问题是需要花时间的,所以你应当保持耐心和坚持不懈。测试、质疑、验证问题是否准确定义了。
2. 开始解决问题之前,询问团队中的每个成员,让他们用自己的话说出是如何看待这个问题的。这一步将确保你从不同角度看待问题。
3. 在白板或者活动挂图板上写下问题的定义,在问题解决过程中让所有人都能够看到它。
4. 团队一起回顾问题的历史。反观之前是如何处理这个问题的。充分考虑文化和规范对现状的影响。
5. 分别列出以下与问题有关的所有方面:现象、附带情况、直接 影响、产生原因等。这将帮助你把问题的“相关原因”进行归类整理。
6. 一个理想的头脑风暴问题解决小组由5~8个不同背景的人组成。头脑风暴只有当“第一规则不被违反”时才有效。这个规则是,对提出的任何建议不做出语言或非语言的批判或评估。 营造一种“什么都行”的氛围。直至头脑风暴环节结束,评价环节才开始。
7. 在确定可能的答案或解决方案之前,不要忽略直觉、预感、情 绪和没有预期或者不合逻辑的想法。把这些单独分开列在另一张表上。他们往往在某些方面或某种程度上有所帮助。
8. 利用所有可用的工具、表格、数据、矩阵和官方或非官方来源 的信息来帮助识别问题原因和可能的解决办法。不要轻视或忽略任何信息。
9. 一个非常有价值的问题解决方法是“多面共存思考方法”:同时 考虑多面的矛盾,不是“只选其一”,而是“假设矛盾可以共存”, 然后寻找最优的共存方法(名字来源于罗马门神杰纳斯,他代 表着开始和结束,拥有分别朝向相反方向的面孔,并被印在了罗马币的正反面)。你只是需要问两组问题。
第一组问题:
●谁是最可能应对这个状况的人?
●过去是如何处理这个状况的?
●哪些工具和流程曾被使用过来处理相似的问题?
第二组问题:
●谁是最不可能应对这个状况的人?
●过去是如何没有处理这个状况的?
●哪些工具和流程未曾使用过来处理相似的问题?
你会诧异地发现在第一组问题中你解决问题的方法有多么局限,而在第二组问题中你的思路有多么开阔。
10. 把你的问题放在一个全新的或者不同的情景中。在另一个情景中寻找相关性,这可能帮助你从不同的角度看待它。
11. 来源于预算、时间计划、高管、外媒等的压力是否限制或者约束了你对问题真正原因的思考?想象如果你没有这些压力,你会如何看待这个问题、事件或担忧。
12. 一个常常被忽视的关键部分是问题解决阶段的执行程度。你必须检测:1)解决问题的可用资源;2)谁将受到影响;3)对 问题解决可能受到的阻碍和原因;4)对解决方案的沟通和说明;5)所有额外的影响因素。
13. 确保解决问题的团队中有逻辑思维的人和开创思维的人,两者 都是必需的!你也需要不同的背景、知识和专业带来的视角和观点,这是成功解决问题的必要条件。
14. 和局外人分享这个问题。他将从第三方客观的全新的视角看待问题。把他的观点和团队成员分享。
15. 确保在寻找问题原因和解决方案时,所有的建议被完全澄清。 有可能提出的建议没有清晰表述,或者被误解了,或者被有色 眼镜过滤了,以致这些建议没有被采用。因此要寻求澄清。询问建议的提供者。当建议被澄清时,会启发团队看到新的不同。
16. 最好的解决方案可能来源于最意想不到的资源。向年轻的没有经验的团队成员,以及资深的领导者询问他们的建议。
17. 识别你的客户价值是什么。
18. 避免过早做出结论。
19. 问题解决的两个方法:
●聚焦法——一个符合逻辑的、深思熟虑的、既定途径得出的解决方法。
●发散法———个更富创意的、依赖于直觉、幽默、谬论和创新的解决方法。
20. 创造性解决问题的第一步是跳出规则思考问题。避免刻板的封闭思维造成的限制性思维和精神枷锁。
21. 你处理“小事件”的方式将会决定它是否会发展成未来需要解决的“大问题”。
22. 不要用既定的解决方法定义问题。
23. 意识到我们脑海中的故事,往往是夸大的,不准确的。
24. 避免因既有条件限制了问题的解决方法。
25. 典型的问题解决步骤包括:
(1)定义问题
(2)设计各种解决方案
(3)选择解决方案
(4)实施解决方案
(5)评价实施过程
(6)持续优化改进
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