关键词：阅读、写作、工作邮件写作
时间：课程学习+笔记，20min；制卡，25min；写稿，20min
今日份碎碎念
1、今天的主题是邮件写作。
2、在职场中写过邮件的人，或多或少可能都踩过雷，比如一件事没有确定就发邮件了，比如几件事放在一个邮件里写了，比如邮件收件人、抄送人、密送人写错了等等。吴军老师分享的内容就基本上是针对这类问题做的一个工作总结。
3、我收藏了一份写邮件的攻略，也一起分享下。
（1）邮件沟通，3大优势
——便于追踪，有据可查
——表述精准，避免歧义
——正式有效，留档备用
（2）不用邮件，3种情况
——不确定，开放性议题，先电话沟通
——太复杂，事项复杂，流程多，需要反复沟通，都不用邮件
——太紧急，突发紧急事件，对方需要第一时间知晓，电话沟通
（3）适用邮件，6大场景
——请示工作，有主见，分析优劣，给领导选择
——汇报工作，结论先行
——发出需求，态度诚恳，给出理由，需求具体
——任务分工，分工具体（谁，什么时候、什么地点、做什么、为什么），激发主动性
——审批回复，态度明确，指令清晰
——确认共识，口头电话会议后，确认目标或共识一致，方便推进，留存证据
（4）怎么写好一封得体的邮件
——明确目的写邮件：你的目的，读者需求，一封邮件一个目的
——标题激发行动和兴趣：激发行动，一是强调所需，二是重要提示；激发兴趣，是加入读者感性的内容
——开头暖场：开篇三句话，体现温度和重点
——正文展开技巧：结构使用金字塔原理；分段标题（动宾短语）；传达诉求立场清晰语气尊重（拉长句子，问句传达诉求）；开放式结尾引发行动
——调动读者情绪的技巧：避免使用负面、命令词汇；为否定添加润滑剂；为坏消息制造缓冲；用共情加深理解；用表情符给文字增温
（5）邮件处理技巧
技巧1：区分发送对象
收件人，是和你对接工作的主要责任人，他需要处理或跟进这件事，必须知情。
抄送的对象，是这件事的相关人，他不需要有所行动，只要知道这件事就行。
密件抄送的对象，是你暗中抄送的人，你告诉了他这件事，但其他收件人看不到他的名字。
通常来说，你在发邮件给收件人的同时，可以抄送双方主管，或者其他项目组成员，让他们知情。
而密件抄送则尽量少用或不用。
排序参考规则：
一看职位，职位高的在前。
二看部门，跨部门发送邮件时，其他部门的人员排在前面，本部门的人员排在后面。
三看资历，任职时间长的在前。
四看主次，工作的主要承接人排在前面，工作的次要承接人排在后面。
核实收件人非常重要
重名：公司里重名的同事很多。 在发邮件之前，应该仔细检查收件人姓名和他的属性，核实这个人是不是你要发送的对象。
群发：当你发送的对象是群组的时候，一定要多次审核收件人信息。
技巧2：如何创建收发规则
想快速分清邮件轻重缓急，只要制定邮件收发规则，将邮件进行归档就可以了！
规则可以基于收件人或主题。
对于当前无法立即处理的邮件，专门新建一个待处理邮件文件夹，将邮件手动拖过去，以方便过后跟进处理。待办事项的文件夹需要做到每日检视，避免遗漏。
技巧3：如何设置邮件签名
1、签名信息保留在4行以内 保留姓名、地址和电话，这三个必选项，再加一个短语，比如你的座右铭，或公司的宣传口号就行了。
2、使用内部和外部两款签名：内部签名简洁大方。外部签名商务正式。
3、使用与正文匹配的纯文字
技巧4：如何撤回错发邮件
一旦发现自己错发邮件的时候，应该第一时间“撤回邮件“。
对于重要邮件，特别是机密的内容，如果撤回失败，赶紧发邮件给对方，告之邮件发错对象，请他对看到的内容保密。
撤回邮件是最后的挽救措施，邮件发送前，务必仔细检查收件人信息。
技巧5：如何妥善转发邮件
1、邮件内容要适合转发
2、邮件内容需进行删减后转发
3、重要邮件先征求发件人同意
技巧6：如何发出会议邀请
用邮件进行会议邀请，最强大的优势就是，你能知道被邀请的人当中谁会参加，谁会不参加。
会议的正文，建议用3W的方法：
各位老师好！ 预约各位本周三（7月31日）早上9点到10点的时间，讨论关于全景档案-培训的应用对接，请各位老师拨冗参会。
本次会议讨论内容主要有: 1、XXXXX 2、XXXXX 3、XXXXX 注意，如果是多方会议，需要把会议的呼入号放在正文中。
技巧7：如何追踪已发邮件
Outlook有两个功能，一个“请求送达回执”，另一个是“请求已读回执”。
前者是在邮件的送达反馈，后者是在收件人的阅读反馈。
如果是非常重要及紧急的工作，最好要通过电话，短信方式，主动追踪邮件的送达。
（6）2个邮件使用习惯
习惯1、注意邮件编写的顺序
创建新邮件的正确顺序：添加附件→写正文→写主题→最后一步添加收件人
原因：避免误发邮件带来的尴尬。
习惯2、必要时设置外出自动答复
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