第四篇. EXCEL分类汇总与数据有效性篇
一、分类汇总
1.使用分类汇总批量合并内容相同的单元格
方法:排序——A列左侧再插入一列单元格——数据——分类汇总——所属区域+计数——开始——查找和选择——定位条件——空值——选中A列第二行至最后一行,合并后居中——复制A列——选中B列,选择性粘贴——格式——数据——分类汇总——全部删除——删除A列。
二、数据有效性
1.单元格只能输入整数、固定文本长度数据
作用:使单元格中只能输入符合要求的数据,如整数、八位数等。
2.防止重复录入
选取要防止重复录入的单元格区域,数据-有效性-自定义-公式:=countif(A:A,A1)=1(记得前面要输入=号)
3.制作下拉菜单
步骤1:选取整列,打开数据有效性窗口,在窗口中的“设置”选项卡里选“序列”。
步骤2:在来源输入框里我们需要设置下拉菜单里要显示的内容,有两种设置方法。
(1)直接输入法。在来源框里输入用“,”(英文逗号)连接的字符串;
(2)引用单元格的内容法。在“来源”框里输入选区。
进行如上设置后,我们就可以在班一列看到下拉菜单了。
5.制作二级联动下拉菜单
步骤1:设置数据源区域。
步骤2:批量定义名称。选取班组区域后,打开名称窗口(excel2003版里,插入菜单-名称-指定,07和10版公式选项卡-定义的名称组-根据所选内容创建),选取窗口上的“首行”复选框。如下图所示。
定义班级名称(直接选取后在名称框中输入名称即可)
步骤3:设置数据有效性。
选取班级列,打开数据有效性窗口,在来源中输入=班级
选取组列,打开数据有效性窗口,在来源中输入=indirect(A2)
进行如下设置后,二级联动菜单设置完成
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