日程表与ToDo列表
为什么一定要有一个ToDo计划？
ToDo管理与日程表管理有很大的不同，那就是：日程表管理必须把所有信息都集中到一起，这样才能保证任务不会“撞车”；而ToDo列表则不会这样，甚至可以说，ToDo列表越多越好。根据时间、地点、场合区分使用才是最有效的方法。例如，应该将“关好门窗”这样的贴纸贴到门口或者窗口；必须用电脑完成的任务，最好就记录在电脑里；必须外出才能解决的任务，最好记到智能手机里。
ToDo管理方法中，我首先想向大家推荐的是便签纸管理法。具体就是：
工作分配到手之后，将任务写在便签纸上，并贴在显眼的地方；等任务完成后，将这张便签纸撕下，扔进垃圾桶。
这样一来，便签纸的量直接转变为工作任务的量，我们便能对工作有了视觉上的把握。
使用便签纸的原则是：绝不能把自己的视线从便签纸上移走。也就是说，把便签纸贴到随时都能看到的地方。如果你是一个工作时经常用电脑的人，可以在显示屏周围贴上一圈便签纸。你还可以使用文件夹，将便签纸贴到文件夹中，这样你就可以带着到处走。
竖放的文件夹
如果你只身在外想使用便签纸怎么办？随身携带便签纸会让你觉得不厌其烦，更好的办法是事先把一些空白便签纸贴到随身携带的文件夹中。
二十世纪初期，经营咨询师艾维·李对美国钢铁大王查尔斯·施瓦布说：“我有个能把效率提高50%的方法。”那就是
要求员工在下班前写出六件明天必须做的事情，然后按照重要程度，用1到6给这六件事标记排序。第二天的早会上，对昨天的任务列表进行确认，并按照排好的优先顺序进行处理。这个ToDo项目不一定非要在当天全部完成。下班前总结的时候，要连同没有做完的任务，再写出第二天的六个任务，并按照重要程度标上数字。
最终，查尔斯·施瓦布付给艾维·李25000美元作为报酬。
艾维·李的金点子
按照ToDo列表执行的时候也有一些技巧，主要的有以下几点：
- 切勿一心二用。对于那些可以干很多工作的人，只要我们认真观察他们的工作流程，便会发现他们是在高速切换单个任务，因为切换速度很快，以至于看起来像是在一心多用。所以我们应该把精力集中在缩短不同工作的“切换时间”上。
- 两分钟内能搞定的事就尽快搞定。面对能马上完成的任务，最好是立刻切换工作状态，把这个任务先清理掉。如果你继续从事手头的工作，而把这件能快速完成的事情加到ToDo列表中，不但会让你的列表变大，而且加入的时间可能比做这件事的时间还要长，得不偿失。
- 运动后来瓶啤酒。不愿意去做的事情就需要给自己些动力，例如运动完之后可以来瓶啤酒。因为比起来对的事，我们更愿意去做能让我们快乐的事。
对于那些短期无法完成，需要长期坚持，从长计议的任务，就需要跳出单纯的日程表管理范畴，把这些行为变成习惯。
例如，有一位钢琴家说：“我早上起来的第一件事，便是坐到钢琴前。”日本棒球手铃木一郎说：“不断地积少成多，是让你通向成功的唯一道路。”
那么，怎样才能让自己坚持努力去完成这种中长期任务呢？
那就是每天必做。与“三天做一次”比起来，这样反而更容易坚持下去。美国畅销书作家兼专栏作家马尔科姆·格拉德威尔在著作《天才！》中提出天才的诞生需要10000个小时才行。
不断重复，坚持某个ToDo，将其变为习惯，还有另外一个要点，那就是“做出反馈”。不断地总结，最好这些总结可以数字化。例如每天走了多少步，每月走了多少公里，每年读了多少本书，做了多少道题，练了多少小时钢琴，写了多少小时书法等等。数字最好的地方在于每天都能感觉到自己有进步。
最后，再来说一下“不做”清单。与养成好习惯对应，我们还要坚持改掉坏习惯。这样就需要列一个“Not ToDo”清单，例如“不在背后议论别人”。将其与“ToDo清单”配合使用，才会事半功倍。只是这种清单还是最好不要放在办公桌上，还是悄悄塞进记事本比较好。
今天的懒惰造就明天的痛苦。ToDo有一种力量，让我们专注地活在当下每一秒，却同时不断地改变着人生。如果不重视每个瞬间，就等于否定了这些瞬间积累而成的一生。如果不能集中每个瞬间的精力，肯定什么事都做不成。将每个小小的任务作为生活习惯来执行下去，这便是“Todo妙招”的精髓所在。
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