整理/朱朱哥弟
一 、公文的特点
（一）内容上鲜明的政治性和政策性
在阶级社会中，国家政权有两方面的任务：一是进行阶级专政，一是进行社会生产、生活的管理。公文是国家政权进行治理、管理、协调管理系统的书面工具；是政党和团体进行政治活动、党务活动和自身管理，协调与其他党派团体关系的书面工具；是企业事业部门进行有效管理、协调管理系统以及与国家、政党、部门关系的书面工具。因此，公文的内容是由国家、政党、团体和企业事业单位的行动意图、公务活动决定的，代表了它们的政治意向和根本利益，所以带有鲜明的政治性和政策性。目前，就东方公司内部而言，公文必须传达贯彻党和国家的方针政策、中油集团公司有关要求和决定，要代表和维护公司和员工的根本利益，为加快实现国际一流地球物理公司的目标服务，而绝不可违背它。
（二）效能上的法定权威性和行政约束力
特定机关所发的公文，就是代表这一机关法定的职权；凡是在规定职权范围内制发的公文，就是代表一级机关发言，具有法定的权威和行政约束力。这就是说，它有法规和行政的强制性，有关机关和人员，必须严肃对待，认真理解、处理、遵循和执行。
（三）体式上的程式化和规范化
首先，它有着统一规定的种类、名称和格式。一种公文适用于一定的范围，表达一定的内容，具有一定的作用；其次，它有着一定的格式——文面一般由文头、行文、文尾三部分组成，每部分构成都有大致的规范，不仅语言、文风自成一格，每一种的行文都有自己的一些特点或格式。最后，它的用纸、书写、印刷装订也都有统一的规定。
（四）使用上特定的作者和范围、时限
公文法定的作者是指依法以自己的名义行使权利和承担义务的机关、组织和个人。公文它解决的只是制发机关管辖、涉及的一定范围、一定时间的现实问题，所以有其实用的范围和时限。
（五）语言与文风上的准确与庄重
由于公文的效力和功用及其政治性与权威性，形成了它在语言和风格上的特殊要求。语言上特殊要求就是非常准确——反映客观事物要实在，有就有，没有就没有；提法上要有分寸，一是一，二是二；判断要明确，是就是，非就非。风格上一要庄重严肃，二要通俗易懂，三要明朗，也就是理论联系实际和高效实干基础上的“斩钉截铁”风格。反对轻薄油滑、玩弄名词术语、随随便便、马马虎虎、不负责任，也不可夸张描写。
二 、公文的作用
（一）领导和决策作用
党政机关或群众团体、企事业部门，按照党和国家以及本部门总的政治意图、活动宗旨进行活动时，随时有一些意图、决策、具体做法要报告上去，推行下去，传达出去，得到法定的批准、颁布、执行、交流，就要借助公文。这是公文的主要作用。
（二）强制执行和处理的作用
公文是机关意图和决策的体现，一经制发以后，就有强制执行和处理的作用，有关部门和人员不能置之不理。下行公文，下级机关和有关人员必须执行；上行公文，上级机关和有关领导必须处理回答，不能“不了了之”，没有下文；平行公文，有关机关、单位必须认真处理答复。否则，就是失职。
（三）依据和凭证作用
党政机关或群众团体、企事业部门都是在自己的体系系统中工作的。公文是这个系统中按照党和国家统一意志协调行动的依据和凭证，是体现领导被领导的关系，发挥指导被指导作用的。任何一级机关的工作都不是随心所欲的，都是在法定的职权范围内有领导地开展的，任何一项工作都要有依据，检查判断功过是非的要有凭据，这凭据就是体现上级决策、反映下级情况的公文。
依据和凭证作用例证：下级根据上级的命令、决定、指示、批复、批准的计划等开展工作；上级根据下级的报告、请示、意见，有针对性地处理、答复、审批，并进而检查其执行情况；平行的机关单位，凭借来文单位的公函、电文、通知解决问题和答复交待。
（四）联系与沟通作用
各个机关上下左右之间，可以通过公文进行联系，知照情况、交换情报、交流思想、协调行动，以有秩序、有效地开展工作。
联系与沟通作用例证：上级机关通过下行公文指示下属机关如何开展某项工作；下级机关在执行中遇有需要上级了解、解决、决定和批复的事项，以上行公文请示上达；上级机关经过研究立即批复，知照下级；下级再以实行情况上报。
（五）宣传与教育作用
公文本身就是一种宣传教育工具，宣传路线、方针、政策，宣传为什么要做、为什么要这样做的道理。
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