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编制清单必须注意的6大要点

编制清单必须注意的6大要点

作者: 青豆qingdou | 来源:发表于2021-01-31 23:02 被阅读0次

    现代世界的复杂性已经超出了人力所能控制的范围,尤其是需要从业人员掌控大量知识的领域都难逃厄运。

    从医疗到金融,从商业到行政,生活中的错误屡屡发生,令人触目惊心。

    人类渴望终结错误,再造安全的生存空间。

    编制清单,为大脑搭建起一张“认知防护网”,以弥补人类与生俱来的认知缺陷,如记忆不完整或注意力不集中。

    在制作清单的时候,有以下几点需要注意。

    第一,设定清晰的检查点,使用者在这些节点根据清单列出的项目执行检查程序。

    在有特殊情况发生的时候,也需要进行检查,如警示灯亮起或发动机停车。

    第二,编制者需要在操作~确认和边读边做这两种清单类型中做一个选择。

    在使用前一种清单的时候,团队成员先根据记忆和经验完成各自的操作,然后再一同确认是否都做好了。

    而在使用边读边做清单的时候,使用者一边念出检查项,一边进行检查。这种清单更像是菜谱,所以,在编制新的清单时,必须根据具体情况选择合适的类型。

    第三,清单千万不能太长。

    检查项目的数量最好在5~9项之间,因为人类工作记忆的容量也就这么大,但这也不是绝对的,要具体情况具体分析。

    在某些情况下,你可能只有20秒的时间做出判断,但在其他情况下,你可能有几分钟用来选择。

    但是,如果某个检查点的停留时间超过了60~90秒,使用者就会觉得不耐烦,他们会偷工减料,跳过一些步骤。

    所以要尽量让清单做到简明扼要。

    把注意力放在那些一旦跳过可能会造成严重威胁,但又常常被人们忽视的步骤上。它们被称为“杀手项目”。

    无论在编制清单的过程中多么用心,多么仔细,清单必须在现实中接受检验,因为现实往往比我们想象得更为复杂。

    第四,清单的用语要做到精练、准确,语言为使用者所熟悉的专业用语。

    第五,清单的版式也很重要。

    检查项目的长度最好不要超过一页,不要排列得杂乱无章,也不要随便使用各种颜色,要便于阅读,尽可能使用像黑体这样的字体。

    第六,无论在编制清单的过程中多么用心,多么仔细,清单必须在现实中接受检验,因为现实往往比我们想象得更为复杂。

    清单的第一稿往往很难通过。编制人员需要对失败原因进行仔细研究,对清单进行改进,并不断测试,直到在各种现实环境中清单都能顺利使用。

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