月初看了一本关于时间管理的书——《小强升职记》,书中虚拟了两个人物:小强及他的上司老付,描写小强如何在老付的指导下,一步步学习时间管理,最终接替老付做了项目经理。全书写得深入浅出,值得一读。
我接触时间管理有一段时间了,对书里很多方法都不陌生。有些自己也在实践,以下心得,分享给大家。
一、记录时间开支,认识时间黑洞
从《奇特的一生》中认识到时间开支,柳比歇夫利用 “时间统计法”,统计出每天时间的具体用处,从而找到被浪费的时间和效率低的时间。认识到时间黑洞,你会惊讶地发现,每天的无意义时间很可能在70%以上。
时间统计:拿出一张纸(或每日一页的笔记本)以小时为时间段,记录当天时间的使用情况,看看自己的时间都花在哪里了,找出自己的时间黑洞,至少坚持一个星期。进行时间统计和分析,再针对性地进行改进。
相关APP:爱今天
相关书籍:李笑来《把时间当作朋友》
我的一些小方法:
1、关掉APP通知,工作中特别容易被打断,点开相关通知后可能会陷进去,浪费很多时间。
2、关掉邮件到达提醒,每天我会花一点时间集中回复邮件。
3、物归原处,或者是给每个东西找个固定的位置,减少找东西的时间。
4、及时整理,始终保持办公桌面及电脑桌面整洁。
4、使用滴答清单,每天上班第一件事将当天工作内容梳理下。
二、四象限法则
四象限法则是《高效能人士的七个习惯》中的时间管理法则,是把事情想按照重要和紧急程度划分为四个象限,第一象限是重要而且紧急;第二象限重要但不紧急;第三象限不重要但紧急;第四象限不重要而且不紧急。
第一象限的事情立即做;第二象限的事情有计划地去做,也是我们做的重中之重;第三象限事情交给别人去做;第四象限的事情尽量别去做。
脑袋里只装一件事——你的下一步行动。一步行动一定可执行,一定要写具体。比如:17号上午9:00在xxx开会,我要准备xxx,要达到xxx目的(动词开头;内容清晰;描述结果;设定开始时间、周期和最后期限)。
我的一些小方法:
1、在列清单时将最重要的事情标注出来,也就是本书中的要事第一,先啃最难啃的骨头。
2、用”猴子法则“把并非自己职责的事情甩给别人,也就是拒绝当”老好人”,明确自己的能力圈。
3、项目拆解到具体时间、负责人、具体内容。每次心里想着下一步行动。
三、衣柜整理法
收集、处理、回顾、行动
【收集】把所有事情放进收集篮里。
【处理】将事情分为可以执行和不能执行两种。
不能执行的任务:一般在收集时就过滤掉
将可以执行的任务分为:
1、2分钟之内可以搞定的事——立即去做。
2、需要多个步骤搞定的项目——分解成下一步行动。
3、指派给别人完成的事——把猴子甩到别人身上。
4、特定时间做的事——写在日程表里。
5、代办事项(例如查看邮箱)——有空的时候做。
收集篮:目前使用滴答清单
将来某时/也许、待办清单:使用印象笔记
【回顾】
每天早上对昨天的任务进行回顾,
每周对一周任务进行回顾,总结不足,重新审视目标及下一步行动。
【行动】
针对性地改进与提升。
四、养成好习惯
1、内在的驱动力,自己喜欢、感兴趣的事;
2、外在的刻意培养。
我的很多习惯都是靠“微习惯”和用坏习惯替代好习惯培养出来的。有种说法是21天可以建立一种习惯,实际上需要的时间可能更长。
曾经仿照战隼老师组织了一个15人的100天行动(100天时间内培养一种习惯,每天打卡)
总结了几点:
1、目标不能定得太高,一点点进步。比如今天背10个单词,明天背11个,即“微习惯”,不要一上来就给自己定一个不符合自己实际情况的目标。
2、目标一定要量化。同上,一定要具体,可执行。
3、可视化打卡。将打卡记录贴在经常看到的地方,我是利用甘特图打卡,已持续了一年多。
4、已经形成习惯的可以从习惯清单中清除。培养下一个习惯。
5、给自己一些放松的时间或是奖励。战隼老师要求100天持续不断,而在实际情况中,很少有人能做到。无法掌控的突出事件会打乱我们的计划。可以自己的情况允许自己有偶尔放松的时间,或是当作奖励给自己。
6、一次一两个习惯,不要贪多。
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