周末本想约闺蜜去喝下午茶，不料她说正在加班，而且还是焦头烂额那种。我问怎么回事，她说：“就是在做季度报表，做了3天。因此目前还搞不定，老板已经在催了几次了。”

原来她不仅要统计各个加盟店的销售额，还要计算各个店的店员每个人的销售额，用于计算奖金，但是由于加盟店较多，而且当中还时不时出错，才导致几天都没做好。末了，她还问我一个问题：“你说，之前学的东西都用不上，可是，外面别人赞叹不已的那些制表高手——表哥表姐，能不能给我来一打啊！”

我也是哭笑不得，我说：“'表哥表姐'不能给你来一打，但是书倒可以给你一本。”于是我就给她推荐了这本《Excel教科书》。

《Excel教科书》这本书是吉田拳所写，他成立了一家培训Excel相关知识和技能的公司，目前他本人就是一位Excel研修讲师和Excell业务改善咨询师。

《Excel教科书》将带着我们学习如何掌握函数快速得到结果，并把函数的运用发挥到最大，再通过Excel 来分析数据，从而提高工作效率。

一、掌握函数，快速得到答案

作者吉田拳告诉我们，应对一般的操作要掌握的函数有67个，这么多我们记不住而且也没有必要全都记住，只需要记住常用的6个基础函数，我们的工作效率将大大提升。在这里我选出5个常用的。

1.IF函数

比如说我们想要从一份成绩单里面得到是否合格的的情况，那就可以设置一个判断条件，如：“分数超过80分是A，低于80分是B。”这个时候，我们就可以输入这个公式【=IF(B2>=80,"A","B")】，如下图中的红圈部分，输完后按下"enter"，得出结果，再按住右下角再往下拉，得出其他行的结果。

有些朋友可能觉得很简单，但是还是会有人问，这个公式是什么意思？觉得理解了才有助于记忆。其实这个公式简单来说就是一句命令句：“B2的值大于等于80时输入A，否则输入B。”

2.SUM函数

这个大家应该比较熟悉，是一个求和的函数。除了吉田拳在书上说的这种方法（图1），现在的Excel版本还有一个更简便的方法（图2），大家可以根据习惯来操作。

图1 图2

3.SUMIF函数

比如像我闺蜜要计算各个店员的销售额，那就可以运用这个函数。如下图：

如此一来，就不再需要一个数字一个数字去加，只需输入公式，得出一个数字后，再从这个数字往下拉，直接就可以得出其他人的结果。而且，为了方便向老板报告，还可以把每个负责人的销售占比也计算出来，同样的运用一个公式就可以实现，如下图：

4.COUNTIF函数

假设现在公司开会，要计算参加的到场人员有多少，一个一个来计算不仅花时间，而且还会出错。这个时候我们就可以运用这个函数来提高效率，而且，这张表格有任何变更的情况，都会及时自动更新。如下图：

5.VLOOKUP函数

这是一个输入商品的名称，就自己显示价格的函数。比如我们在某一列输入代码后，价格那一列就相应地显示出单价。前提就是要把单价表放在同一个Excel表格内，作为参考。输入函数公式，如下图：

在这里要解释一下这个公式的意义，函数后面括号里面的4个参数，每个逗号隔开的为一个参数，这4个参数代表的意思分别是：

第一个，A2，这个是检索值，也就是我们表格中的代码；

第二个，F列到G列，这是检索的范围；

第三个，G列，F到G的范围从左数第2列；

第四个，输入0，这个是精确匹配，大家看到B7出现的“#N/A”，意思是找不到匹配的值，因此只能返回错误，就会显示表格里面的字符。

二、把函数的运用最大化

有了上面几个函数作为基础，应对日后的工作报表就可以在这底层的基础上做出调整或组合，以实现Excel的强大功能。

1.删除重复的单元格

工作表中如果存在重复的数据，那将导致最终数据严重出错，因此我们在最初检验阶段就应该杜绝此类事件。比如，我们可以输入下面的函数公式，如下图，数字大于1的都是重复的数据，我们知道哪些是重复的之后，就可以通过筛选来将它们删掉，以保证最终数据的准确性。

2.日期与时间设置

（1）要输入当天日期的话，可以按住“Ctrl+： ”。

（2）对于经常要更新的工作表的日期，就可以输入“=TODAY（）”。

（3）如果想要查看与客户的合同到期情况，可以用更新日期减去当前日期，如下图：

3.快速处理文字

（1）在单元格中输入“星期一”，往下拉的话会自动连续填充数据，一直到星期日。

（2）使用CHAR函数，连续输入26个英文字母。

因为英文字母A的字符代码是65，在单元格中输入“=CHAR（65）”，单元格内将显示A。要输入26个英文字母的话，只需要输入这个公式：“=CHAR(ROW()+63)”，将会得到B，往下拉可以得到A-Z的英文字母 。如下图：

三、通过熟练运用Excel这个工具，分析数据

吉田拳告诉我们，我们不是为了做表而做表，想要让制作表格变得有价值，是要从数据当中分析现状、设定目标再到制定计划，活用这些数据，使我们工作更高效。应该如何分析呢？作者告诉建议我们可以能过“分类”和“比较”来实现。

比如说，可以通过“销售额”这个数据，将它划分为

（1）按年龄层

（2）按地域

（3）按商品

（4）按负责人

然后再通过这些分类与相应的数据做比对，比如说：

按商品类别来看，A产品占全体的80%，主要的销售额都来自于它。因此可以提其他产品的比例，建立理加稳定的利润结构。

吉田拳这本《Excel教科书》前面用了大幅的篇章在教我们EXCEL这个工具的使用技巧，但事实上我们的工作不是为了制作表格而做这件事情。我们花大量的时间来制作表格也不只是为了知道一个数据，而是希望从中得到有用的信息，进而改善工作、提高效益，这才是我们学习Exce操作的本质。