移动时代，每个人都可以是内容的生产者和传播者。广告媒体行业的竞争日渐激烈，“创意”不再是众多企业的“金字招牌”，效率与服务已成为业内企业生存和发展的关键。广告媒体企业是内容的密集生产者，却常常缺乏规范的制度和高效的手段来管理自身内容。文件作为企业内容的核心组成部分，极大地影响企业的办公效率和服务质量。
广告媒体企业的文件管理难点
文件缺乏统一管理
对于广告媒体企业来讲，几乎所有的“生产工作”都是通过电脑来完成的。企业内文件数量巨大，但是散落在各个员工的电脑上，缺乏统一管理。设计图、文案稿、PSD的、BMP的、以前的、现在的……各种类型不同内容的文件混杂在一起，难以有效地进行资源整理和利用。
同时，分散存储的文件没有统一的安全保护措施。如果一个员工的电脑遭遇病毒、硬盘损坏等问题，很可能给整个公司的工作带来损失。
响应缓慢且易犯错
行业竞争愈演愈烈，服务质量已成为企业的核心竞争力之一。外部客户的需求往往急切繁多，企业难以快速响应。对于创作者来说，修改方案是最普通的事情了，但是如果文件使用不规范、版本杂乱混淆，很容易就采用了错误的设计版本，令客户不满。并且，企业还被邮箱大附件限制、QQ传输的不稳定等问题所困扰。如何在企业和客户间搭建一个安全、快速的文件传输平台也是广告媒体企业所面临的问题之一。
缺乏高效的流程管理
一份方案从创作到定稿，需要内部的层层审批。但是，企业内各种媒体文件的流程审批周期比较复杂，无法针对文件本身做出批示和意见，从而导致了审批节点重复、流程停滞、时间过长等问题。企业需要一套高效的文件管理手段来优化内部的文件审批流程，提高工作效率。
在线预览需求
广告媒体企业内的文件格式具有很高的多样性和特殊性，除了常用的office文件，还包括了TIFF、PSD、BMP、TGA等格式文件。当员工预览查看这些文件时，不得不调用多种专业软件，过程繁琐。当员工出差在外时，无法查看存储在公司电脑的里的文件，给工作带来不便。因此，企业必须满足文件在线预览查看、下载等需求，以应对不同的使用环境。
安全传递需求
文件的分享与协作是决定企业办公效率的关键点之一。企业内媒体文件流转频繁，一份文件有时需要多人的修改与审定。
但是，企业往往缺少严谨的权限管理，无法对文件的活动状态进行管理和监控。并且，广告媒体企业的人员流动率较高，离职人员如果带走了公司的客户资料、方案计划等文件，或者对这些文件进行恶意篡改或删除，将会给企业造成不可估量的损失。
因此，必须保障企业文件传递、使用中的安全，保护企业的数字资产。
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存储与安全
所有文档集中存储，提供海量PB级存储空间；
支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。当因人员误操作或其他等原因导致数据破坏时，可在第一时间进行恢复，充分保证媒体文件的完整和安全；
对文档资料混淆加密存储，一旦媒体资料被非法窃取，在其他设备中无法打开。
权限管理
多维度多层级的权限设置，根据所配置权限，指导相关人员在职责明确的情况下，管理与使用文档。
搜索功能
帮助用户快速精确查找所需的文件，可按照时间、类别、标签、文件位置等方式访问，支持模糊智能搜索，支持可以根据不用的筛选条件进行文件搜索。
在线预览
支持对图片、视频、图纸等文件实现在线预览功能，解决格式复杂需要下载大量软件的困扰。
流程审批
通过预设与创建流程规则，实现快速审批功能，同时，可以通过配套的电子签章，短信功能等使文件流转与工作流程更为顺畅。
日志报表
自动记录所有成员的文件操作记录及管理日志，可以自动生成数据图表报表，使数据更加生动形象，可随时查阅监管。
消息通知
支持即时消息的发送，通过设置消息提示音、动态冒泡提醒，用户可以及时掌握了解文档的最新动态，快速实现互联互通。
外链分享
支持一键生成外链，通过外链分享与客户对接，实现文件准确递送。
纸质文档电子化
还支持提供OCR识别系统，可以通过扫描集成快速识别文字图片等纸质文件，并根据客户的指定规则智能分类。
开始云KASS企业内容管理系统支持海量的存储空间，能够帮助企业搭建统一的文件管理平台，集中管理所有文件，进行多重加密与备份，对所有资源进行有效整合利用，同时降低文件的泄密、损坏等风险，保障媒体文件的安全。通过KASS企业内容管理系统，企业可以实现文件的快捷搜索、在线预览、权限管理、流程审批、外链分享等，对所有的文件资料进行便捷高效的管理。
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