然后是标题。用不到20个字,总结这封邮件的核心内容。“你好”,“来自xx公司”,“报价”,都不是一个好标题。“请审阅:X公司关于Y项目的方案和报价”,才是一个好标题。
第二,简单大方的格式。
一封好的邮件,一定是简单大方的。格式要让位于内容。尽量少用不同的颜色、大小、字体、排版,更不要用背景图、甚至背景音乐。
真正高手的邮件,所有的字都是一个颜色,一样大小,一种字体,并只用三种方式来排版:分段、缩进,和加粗。
分段负责阅读逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点。所有复杂花哨的排版,基本都可以用这三个方式实现。
第三,逻辑清晰的正文。
外国人喜欢称呼对方“Dear Tom”,你可以说“尊敬的张总”;外国人喜欢用“I hope this email finds you well”开场,你可以说“见信好”。
问候之后,邮件正文一定要分段,每段只讲一件事情。
邮件的标题,是全文概括,每段的首句,是整段概括。用小段,不要用大段;用短句,不要用长句;用简单的词,不要用复杂的词;能用100个字讲清楚的事,不用101个字。
结尾的部分,总结邮件内容,强调需要他跟进的事情:恳请您拨冗回复修改意见,非常感激。然后,“祝:商祺”;亲密一些的“祝:春安”;再亲密一些的“祝:家人都好”。署名:“刘润,润米咨询”。
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