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袁茹锦:哪些情况下,可以通过经验萃取方式来优化流程和提升绩效?

袁茹锦:哪些情况下,可以通过经验萃取方式来优化流程和提升绩效?

作者: 醒职场袁茹锦 | 来源:发表于2021-03-12 13:51 被阅读0次

    华为有这样的一种说法:公司最大的浪费是经验的浪费。

    如何对知识进行有效的管理?

    ——华为在实践中找到了一个切实有效并且落地可执行的方法,就是案例库的建设。

    在华为,有一个非常庞大的案例库,是华为通过技术手段自己建设的。

    在各种激励机制下,每个人都可以在上面发布和分享案例。

    由员工贡献案例、提供经验内容,然后由专家和大众进行点评、点赞,进行一些社交互动,让员工“被看到”。

    优秀的案例经过评审之后,管理人员会在内部进行公布,或许是通过邮件和内刊的形式,或许有些案例会被选入到华为大学的教材中,作为教学案例。

    对于案例库作出贡献的人员,华为内部设计了多种激励,包括物质激励和精神激励,来促进大家对案例库的建设。

    甚至在一些岗位的任职资格里也强制性的要求,升职人选需要对案例库有一定的贡献,这样保证了案例库资源的充足。

    案例传播其实就是有效知识和经验的传播。

    华为通过这种方式,实现了内部知识和经验的动态循环。

    这些年来,在对案例的研究和应用中,我发现,我们可以把案例从学习方式升级为解决方案。

    通过对业务标杆经验的萃取和传承,能够让普通员工复制标杆员工的经验,具备标杆员工的行事方式和思维模式,有效的提升业绩。

    通过教内训师用案例的方式来进行课程实施,可以有效的提升内训师的授课能力,促进内训师的培养。

    传统课程通常是以理论和知识为核心的,而基于经验萃取的全案例课程是以业务情境为核心的。

    一个案例或许只能解决一个或者一类问题,但是当我们有很多个优质案例的时候,通过挖掘这些案例背后的方法论,可以以点带面的形成业务环节中的解决方案。

    案例也可以成为岗位人才阶梯式成长的解决方案:一个岗位不同层级的员工,需要学习适合其层级的案例,也需要输出不同的案例。

    一个人贡献出来的值得借鉴和学习的案例越多,说明他对于自己的工作思考得越多、总结得越多、经验也越是丰富。

    那么岗位层级的提升,也可以和贡献案例的质量和数量成正比关系。

    最后,所有的案例都会形成企业智库,让智慧和经验在企业内部源源不断的流动而创造价值。

    我们来看两个工作中常见的场景。

    场景一:领导要求做一个策划案

    普通员工:

    到网上搜资料,看看有没有类似的策划案可以参考,再结合一些自己的想法,然后拼拼凑凑整合成一个策划案。

    标杆员工:

    先了解相关信息(活动目的、客户需求、公司资源、市场情况、竞品动向等)。

    然后针对这些信息进行分析,寻找活动策划的切入点。

    有了想法之后,做3个不同版本的策划案,供领导参考决策。

    场景二:在银行网点和客户沟通

    普通员工:

    鼓起勇气,按照公司培训时所教的方法,向来到网点的某客户发起了“攻势”。

    结果客户完全不像培训中的“客户”那样按常理出牌,三句话就把他撂在一边了。

    标杆员工:

    热情的帮助一位客户到自助终端办理业务,并很快和客户快乐的聊起天来。

    在聊天中了解到了客户的家庭成员情况、资产规划、收入情况等。

    自然的介绍起一款适合客户的理财产品,引起了客户的兴趣,并成功的完成了销售。

    在第一个场景中,标杆员工比普通员工考虑的因素更多,搜集的信息更全面,做出的策划案更有针对性。

    在第二个场景中,标杆员工比普通员工更善于和客户沟通,更善于挖掘客户的信息,更善于引发客户的兴趣。

    如果我们能把标杆员工在这些特定场景下的做事方法和思路、隐性知识和洞见,提炼成可以复制推广的流程/步骤、工具/方法、话术/口诀等,就能提升普通员工的绩效。

    其实,对企业内部的大多数员工来说,解决问题最好的方法不是冥思苦想,而是模仿高手。

    因为每个人的认知都是有局限性的、有天花板的,冥思苦想,只能在自己的思维框架中考虑解决方案。

    而高手的思想体系和我们不一样,所以当有机会借鉴高手的经验时,就有机会突破我们自身认知的边界。

    高手来自哪里?

    ——就是来自于那些做过这件事情,解决过同样问题的人。

    经验萃取要做的,就是让企业的经验和智慧的能见度提升,在企业内部,人和人之间能够共享经验和思想。

    丰富的、场景各异的、多元化的经验所构成的网状结构,就是企业得以快速发展的源泉。

    企业的业务专家之所以能够更快、更有效的解决问题,是因为他们具备了哪些基础能力?

    他们掌握了解决问题所需要的行动步骤和方法思路。

    他们能够在表面看起来完全不同的问题中,发现其相同的本质。

    他们能够预测处理事情的过程中可能遇到的障碍,并提前规避。

    企业内部的专家、高手、标杆的经验和思路,如果能够被总结、提炼、萃取出来,那么就会:

    隐性知识显性化

    显性知识系统化

    个人经验组织化

    组织经验工具化

    组织在哪些情况下需要做经验萃取呢?

    第一种情况是业务急速扩张。

    比如开设了新的生产线、将开辟新市场、有了新产品等,这时候,已有的运作经验就显得颇为珍贵,需要在组织内部得到快速复制。

    假设银行开发了一款全新的理财产品,普通员工由于畏难心理不愿意销售,这时候可以向内部“牛人”萃取的经验就包括:

    如何宣传新产品?

    如何让老客户知道新产品?

    如何让新产品的优势凸显出来?

    如何让已经购买的客户转介绍?


    第二种情况是需要提升核心岗位员工的能力。

    如果企业核心业务岗位中只有少数高绩效员工,多数员工表现平平,那如何快速提升全员绩效?

    以银行为例,如果一家银行的核心岗位是普惠金融客户经理,那么要向优秀客户经理萃取的经验至少得有三种:

    1、 基本销售方法论

    比如如何快速和客户建立连接、如何深化信任、如何深耕老客户等等。

    2、 服务不同层级客户的思路

    比如针对普通客户、重点客户、VIP客户等不同层级客户的销售策略、和不同客户建立信任的方式、以及服务成功标准。

    3、 不同类型产品的销售策略

    银行的产品丰富多样,每种产品都有其适合的目标客户、销售时机、推荐方式和推荐话术,这些也是值得萃取的“精华”。

    第三种情况是推广创新项目的时候。

    当企业内的创新项目获得了一定的实战成果,企业需要大规模复制这一创新项目时,可以通过经验萃取技术来实现快速复制。

    以我做H银行的组织经验萃取项目为例。

    当时这家银行发生了一个小小的变革,这个变革主要是针对银行柜员的。

    过去,柜员只坐柜台办理业务即可,现在柜员需要走出去和客户交流。

    如果一个网点有4个柜员,每天工作8小时,那么每天每个柜员要有2个小时的时间去到大厅里面跟客户寒暄交流。

    过去,柜员只需办理业务,顺带跟客户讲一下银行的促销活动就可以了,现在,柜员需要向客户主动推销理财产品。

    过去,柜员的销售指标较低,因为主要是被动销售,而现在,因为柜员每天都要出去进行主动式销售,为了激励大家,柜员的业绩指标有升高。

    这样的变革,对于柜员来说,不管从意愿还是能力上,都是比较弱的。

    所以H银行拿了几个网点来进行试点之后,就发现,大部分柜员表现平平,没有明显的业绩提升。

    当然,试点的网点中,也有表现优异的员工,而这些表现优异、业绩突出的柜员,他们的经验就值得被萃取出来供大家学习和模仿。

    这时候就有了组织经验萃取的需求。

    组织经验萃取,就是把专家/标杆做某件事情的流程、方法和技巧总结出来,变成一个可以照着操作的模板和工具,以提高绩效。

    它比标准化的岗位说明书更有价值的地方在于,会围绕每个步骤里面的难点做深度讲解,尤其是一些隐性的决策思路。

    这次项目,我们通过经验萃取的方式,将绩优柜员的隐形经验显性化,将其头脑中的思考过程通过建模的方式结构化,其他柜员就可以更好的学习到。

    我们将萃取出来的隐性经验显性化之后,又制作成了方便员工实操的工具,从而让一般的柜员很快的改善了自己以往的行为方式,实现了业绩的提升。

    有的经验经过萃取之后,甚至可以优化现有的流程,让整体绩效提升更多。

    企业花费大量的时间和经费,将优秀员工集中起来,做经验萃取工作坊,其结果是萃取出大量典型场景下的案例集和工作指导手册。

    那么,如何主导后续的工作,将这些案例有效的转化成生产力呢?

    1、组织萃取人员讲授经验萃取的课程,将经典案例课程化后现身说法,做好内部传承。

    2、建立案例库、开发在线课程、提供在线文档,供员工线上学习标杆的经验。

    3、把案例制作成岗位操作流程、岗位工作指南、岗位辅导手册,组织员工在特定范围内学习。

    4、把经验变成FAQ答疑清单、事项检查清单、拓客话术清单等工具给员工使用,方便员工在短时间内实现行为转变和习惯调整。

    萃取经验,最终要实现经验在企业内部的落地和推广。

    组织经验萃取本身不是目的,萃取出来的经验形成易学易用的方法论,能被学习者拿来直接复制,并在使用后达到和内部高手同等程度的工作效果,才是最终目的。

    其实“化书成课”的过程也是一种经验萃取的过程,萃取的是书籍作者的经验和你自身的经验。

    你在这个过程中阅读了多少本书,就可以萃取出多少份经验。

    这是一个提炼经验、领悟经验、整合经验、重塑经验的过程。

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