信任和支持一定是来自个人或团队的,所以如何获得信任和支持的问题也就是相关方管理的问题。很多人多年的经验都告诉我们,要做事先做人,把人做好了,离成事也就不远了。这一点,我深深认同。
首先要辨认出信任和支持之间是无法划等号的。信任是一种依赖关系,受PM的可靠性,口碑,能力,人品等因素的影响。支持是一种态度,主要受支持者的位置,利益和目的影响。所以会存在客户信任PM但不支持PM的工作,或者客户支持PM的工作,但却不信任PM的情况。
一、常见相关方及其期望
在项目中,常见的相关方有客户领导,客户负责人,公司领导,项目团队,相关部门。
客户领导:关注项目目标达成,项目效益
客户负责人:尽快完成,需求得到满足
公司领导:项目利益,业务信誉
项目团队:工作目标,个人收益,能力提升
相关部门:事情明确,减少重复工作,少返工
二、如何获得
1 客户领导与客户负责人
第一次与客户接触是非常关键的一战,如果原来客户与PM没有合作过,一般情况客户对PM不会有信任,甚至会有不信任感。这时候,通过第一次的接触获得客户的信任就显得非常重要。在项目启动后,PM首先要做的就是就项目目标和业务目标与客户达成一致。当客户感受到PM是懂自己的项目与业务时,初步的信任就会萌芽了。
目标确定后再做项目范围的确认,项目计划。在做项目计划的过程中,PM要密切的与客户进行沟通,比如进度是否合适,计划逻辑是否OK,在这个过程中将进一步取得客户的信任。另外非常重要的一点就是,要对项目影响因素和风险拎出来,例如向客户阐明哪些是我们十拿九稳的,哪些是不太可能到的,哪些是行业内无先例,只能努力尝试下的,这样做的目的是控制客户期望值。
在项目执行过程中,要定期向客户汇报进展,让客户及时掌握项目信息。同时最避讳的是对客户报喜不报忧,最终问题无法解决时才突然暴露,打的客户措手不及。项目遇到问题,一定及时向客户汇报,包含问题是什么,解决方案,做了哪些努力,结果怎样等等,通过这样做获得客户的理解和支持。注意,在这个过程中,要区分哪些是PM团队该解决的问题,哪些问题是客户自己该协调的,只有拎清了这一点,才能持续获得信任和支持。
2 公司领导
在项目启动时,与对待客户的策略不同,PM要展现出对项目的control能力,即便有风险和问题,也要展现出应对方案,这样才能最大限度地为项目争取资源。
在项目执行阶段,与对待客户的方式相同,定期汇报,但是汇报要根据领导的需求进行,领导对每个项目的期望不一样,比如是关注收益还是关注业务信誉,是关注工期还是成本等,汇报要与领导的关注点对口。如果项目遇到问题,一定要及时上报,但一定要带着解决方案汇报,这么做的目的是让领导对方案把脉,而不是给领导制造难题。想必这个是老生常谈了。当领导不信任PM的方案时,可以引经据典,例如参照行业案例或者专家观点等,这个角度是容易让人信服的。
项目收尾后,PM最好针对该项目的经验教训做一个复盘,梳理出一些建议或改进措施汇报给领导。这样也可以增加领导对PM的信任。
我在另一篇学习总结里提到的,在项目进展以及收尾时,PM可将项目的亮点总结出来,这往往会成为领导向上汇报的输入。做到这一点,相信也会增加领导对PM的信任。
3 项目团队
在实际项目中,经常存在团队的人员是从不同职能部门调来的情况。当这些原本无合作的人聚到一起协作时,肯定会有彼此的不适应与摩擦。PM能做哪些事情呢,我觉得经验丰富的PM能做的很好,对于专业经验与处事经验不丰富的小白,这一点就有些难了。在团队刚刚组建起来时,PM可以与每个人1 ON 1,通过一对一沟通,去了解每个人的能力所在,从而做好该成员在团队的角色定位与职责范围。如果团队成员比较迷茫,要给予其方向与方法,帮助其建立信心。
执行过程中,要及时沟通,发现问题并协调问题解决。这个过程的事情,想必是每个项目经理大部分时间在处理的。
另外一点不能被忽略,私下交流很重要,能弥补在公开场合不方便说某些话的缺点。通过这种朋友间的沟通方式,更有利于PM了解团队成员的真实想法,有利于PM客观地说出成员距离工作目标的差异以及还需努力的方向等等。
4 相关部门
相关部门往往是在某方面对项目起支持作用的,也是项目的重要资源。在制定项目计划时,要充分沟通相关部门资源的可用性。并且要充分考虑好相关部门支持时,事情该怎么操作,以免返工,失去相关部门的信任。例如,PM需要测试部门支持,但测试方案存在缺陷,测完一次后发现方案缺陷,完善测试方案后要求重新测试。这种情况很消磨人的耐心,极其容易引起对PM的可靠性与专业性的质疑,从而信任度降低。
三、写在最后
一点点心得感受,PM是最应该学好中庸之道的人。PM做的很多事情本质上都是在做平衡,例如平衡外部客户的需求与内部公司资源能力,平衡外部客户的利益与内部公司的利益,平衡范围,成本,质量,进度四者,平衡PM的能力展现与合适节点说"不"等等。分寸在哪里,我也不知道,只能说慢慢体会吧。
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