如何写好一封邮件？

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这似乎是一个简单的事，但总有些邮件让人感觉不舒服。邮件一开，满屏文字，看着就头大，最后也不知对方到底想说什么。邮件的本质是为了沟通，用最简洁的文字让对方明白你的意思，即可。

本文结合了网上一些好的方法及我个人观点。其实，写好一封邮件和写好一篇小文，道理无异，英文写作圣经《on writing well》中很多原则都可适用。（文末放上我的个人翻译版本）

1. 简洁

保持KISS原则，Keep it short and simple。苹果的极简主义、奥卡姆的剃刀原理、爱因斯坦的“一切应该越简单越好，但又不能过分简单。”都在说一件事情，你应该尽可能删除那些多余的东西，没有废话又没有少到失去含义，刚刚好。

要想做到足够简洁，就要——删除，删除30%文字。“的、得、地”，重复的话不要说。

史蒂芬·金在《论写作》中也曾经写道，为了让一个故事栩栩如生，你必须“删除冗余的句子，删除冗余的句子，删除冗余的句子，即使你极不情愿这么做”。这对说话同样适用，为了让别人听明白你说话，你一定要尽量做到简单明了。

2. 态度

你认为把信息有效地传达给别人，让对方弄懂，是听者的责任还是说者的责任？计算机中的通信必须要得到对方一个确认信息，才算完成了一个环，而不是发出信息就算完事了。邮件沟通也应如此，让别人明白你的意思不是对方的义务，而是你的责任。你不必把对方当做客户，但把最好的结果传递给下一环却理应如此。

很多著名投资人，每天会接到大量的创业者、年轻人寻求意见，邮件铺天盖地，问题是看邮件花的是自己的时间，我凭什么要花时间看你的邮件？所以他们要求，发过来的邮件必须支付一定的费用自己才会看，这样发送人才会斟酌怎么样写好这封邮件而不是随意写就，不在乎别人的时间和精力，就像当年发电报按字算钱，人才会抓耳挠腮去精简。

写邮件的人应该抱有这样一种觉悟；别人看你的邮件是你的荣幸；让别人清晰看懂是你的责任。

3. 具体

宁愿明确地提出过分要求，也不要含糊其辞的客套。如果你期望得到回复，就直说，如“请明天联系我”就不如“我期望您在明天下午四点前来电沟通测试事宜”。@具体人员，尽量不要@all或两人以上，就像分派任务责任人只能有一个一样，两人就无人负责。

采用5W2H方法来描述一件事情。who、what、when、where、why、how much、how。大多数时候并不需要这么具体，否则你需要的就不是一封邮件而是一份明细表格。一般3W就足够(who do what by when)，什么人在什么时间要做什么事，只有交代清楚，人才会在看完邮件之后付诸行动，不然责任不清、分工不明，邮件自然就没有然后了。

4. 结构

* 标题最好是动名词结构，比如“时间管理”，更近一步用反问句“如何成为一个有效时间管理者？”。戴愫老师在职场课中说得更好些：要用“呼唤你”的标题，如《12月3日的培训课程》不如《12月3日-学习成为有效沟通者》，再如《5月12日会议纪要》不如改为《5月12日会后行动方案，请批示》，就是写出邮件之后会让人有所行动的邮件才是好邮件。

* 内容用清单体，不要花里胡哨的标记。每个问题点只能写一行，多了就想办法换个说法、删除文字，总之强迫自己一行搞定。（以“行”为逻辑单位，别管为什么只能写一行，就这么定的！）

* 凡能分段的就分段，思考要以段落为单位，每段都是一个小主题，每段首句都应是该段的概括。凡能用小标题的，就用。段组成小标题，小标题再组成整个邮件的主旨。

* 不要随便发明缩写（最讨厌别人随便发来一串你不懂但又不好意思问的缩写。）

* 强调重点用加粗、下划线、红色字体即可，整体内容颜色不要超过三种，字号大小不要超过两种。

* 开头能问好就问好，先暖场。如“谢谢张经理的汇总，条理很清晰”、“嗨，你上午的发言很精彩。”

* 结尾要开放，给别人做出回应的引子。引用戴愫老师的话，“如果您有任何问题，请随时与我联系”就把责任或主动权掌握在对方手里了，不如“我会每周和您更新这个项目的进程，周一我会和您再联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决。”又或者“我期待能和您再电话里进一步讨论。”

* 后续跟踪。邮件是面对面、电话、文字沟通方式中，效力最弱的一种。你可以先发出一封邮件，然后电话跟对方解释。或者开完会后，邮件作为一种备忘录提醒大家开会事宜。

5. 原则

阐述事实，不带情绪。说到底，邮件只是沟通方式的一种，所有沟通都是为了解决事情，以事实为基础，得饶人处且饶人，犯不着上升到人身攻击。20分情绪+80分事情，如果是一封吵架的邮件，痛斥其他部门不作为，在你写完后，先放一放，让它凉一凉，自己在办公室里或出去走一圈，然后再回来看看是不是真得想要发这封邮件。很多伤人的话其实都是最后那两句没忍住的“不知当讲不当讲”。

温和而坚定地站住立场，列举事实、表达诉求，是高自尊人群的优秀习惯。

概括一下，写好一封邮件要有如下几点：

1、无论形式还是内容都要简洁、简洁、简洁；

2、邮件必须要以确认对方收到了、明白了为沟通有效的标准；

3、凡事要具体，宁愿具体地错，也不要含糊其辞地蒙圈；

4、列表、分段、一行；

5、阐述事实，不带情绪。放一放，凉一凉。