何为项目
项目是什么呢？不能一个动作就完成的叫“项目”。项目包含多个清单，是一个组合，即一类的事儿。所以我们把可以归类的清单叫作项目。
在列清行动的基础上，来看看当前项目（也可以算作1年以内或相对短期的小目标）的情况。把所有项目列在一个清单上，看看有多少个？数量是否太多（可能部分项目停滞了，需要重新检查）？数量是否偏少（可能有一些稍小的项目更愿意放在大脑里）？工作和生活的项目是否平衡（要注意调整）？
所有项目列清楚，相关计划整理明晰，可以帮助我们对当前工作生活状态有一个总体认识。我们每天都在为哪些事情而忙碌？为了完成目标，我们要根据计划来做哪些事情？项目清单相当于我们对需要达到的各个小目标设置了操作指南。
易效能里面，一个动作就能完成的事情被直接列到了行动清单中，而一个动作不能完成的事情就形成了项目。重要的事情往往一个动作完成不了，这时就需要项目管理，需要对项目进行分解、排序、责任分工……
公司做过项目的人都知道，正常的项目运营首先要定好宗旨，再确定愿景及结果，然后做头脑风暴，组织整理，最后找出下一步关键动作。做任何一件事情，都可以用这五个步骤，让我们能快速找到下一步行动。
在OmniFocus里面把一类的事情归结到一个项目后，每一个项目底下就有很多行动清单，每一个行动清单都有不一样的上下文、不一样的时间，清单加工过程中要找到下一步行动方向。不管项目有多大，只要我们找出每一个小的行动方向就可以最终完成目标。
项目确定后，为每一个项目准备材料也是非常重要的。常规的资料必须整理得很好，首先不会丢失，其次容易找到，再次优中选优。
比如说，打电话首先必须有电话清单/联系人名单；其次，这些名单能够随时随地调用；最后，假设认识5000人，要筛选出里面最重要的经常问候的人（也许只有50人）。需要把联系人分级：重要的人定期见面，次重要的定期打电话，再下来的可能定期发邮件，最后有一部分人发微博、微信。
我们在工作中碰到的很多事情都不是一个动作可以完成的，它们大多是由许多小事务杂糅在一起的事务团，当人们面对这些小事务团成的事情时会觉得这件事非常庞大复杂，在这时，人们就容易产生一种“老虎吃天，无法下爪”的感觉，于是在各种畏难情绪中不愿付诸行动，导致了事务的拖延，在心理上也非常容易形成内疚情绪，给人带来紧张和压力。
项目分解步骤
第一个步骤是定义项目的目标和原则，也就是问“为什么”。做这个事情的目的是什么？而原则，对一个人来讲就是做人的标准和底限，对一件事情来讲就这件事情不能超出某一个范围。
第二个步骤是展望结果，作为个人希望事情达到什么样的成果,作为团体希望事情达到什么样的结果。
第三个步骤是头脑风暴，如果是针对个人，就是把自己对该事情产生的所有思想都记录下来；如果是针对团体，就是大家围在一起各抒己见，记录下所有关于该事件的想法。头脑风暴最关键的一点就是我们要追求数量而不是质量。
第四个步骤是组织整理，当我们把所有的想法都清楚地摆在自己面前时，我们就能够很容易发现其中的关联，明确其中主要和次要因素、先后次序以及事务的轻重程度，组织和整理就是对这些的梳理过程。
第五个步骤是明确下一步行动，也就是我们在前面提到过的“下一步行动”这个在GTD理论中具有很重要地位的思想。对于一个项目而言，当我们明确了每一个环节应该做的事情，并且能够把自己头脑中关于该项目的所有担忧放下时，我们就可以着手执行该事件了。
以上就是戴维·艾伦的“五步骤”。
举例说明
教练拿出一张白纸递给晨晨，“你把接手的项目写在最上面，把第一个步骤先写下来，集中精力思考第一个问题，接着一步步往下走，这个过程就交给你来完成。”
晨晨先在纸上的最顶端写下“年会项目”，目标和原则。
目标和原则嘛，我想想，嗯……目标……为什么……也可以说是这次年会的主题是什么，为什么要办这次年会，对了，上次好像说为了表彰公司里面的业务骨干。原则嘛，当然是不能超出公司的预算，现在每个公司都在节省开支，再就是要搞得热热闹闹的，别弄得像审判大会一样的。
经过20多分钟的思考，增加删减了内容之后，晨晨又重新逐条地列出结果来。
目标和原则
目标是表彰公司业务骨干，原则是不超出公司预算并且能够尽量节省开支。
展望结果
来年让员工的士气更加高涨。
头脑风暴
·确定公司预算
·询问去年的流程
·确定主持人
·每个部门选报节目
·设立抽奖环节
·购置抽奖物品
·老总致辞
·设置游戏方式
·预定会场
·确定年会流程制作年会企划书（样本）
·确定主题及活动框架
·安排人员照片和影像的拍摄
·时间安排
·部门内部抽调两名配合人员
组织整理
·确定公司的预算（这个是后面工作的基础）
·确定年会主题
·确定年会场地
·确定各部门节目和主持人
·确定年会流程
·购置奖品和道具
·人员调度，确定每项工作都有负责人
明确下一步行动方案
·找总监确定此次年会公司的预算
·找财务部预支一部分费用
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