当我们继续为寻找更多空间而努力的时候，我发现每间办公室的架子和桌子都堆满了文件，而且几乎所有的档案柜都满的快掉出来了。
档案柜永远是供不应求，文件夹总是不够，存档永远太费时，影印机旁总是占了个人，很明显的我们缺乏一个文件保存政策。
很多公司都有一个不成文的规定，要求员工将所有写下或收到的文件引用起来。如果你问为什么他们会回答，「也许哪一天我会需要这份宝贵的文件」，「老板也许会要一份影本」，「把它留存起来，以防万一。」
但是，这么做牵涉到的成本，包括印印邮寄影本、阅读和存档(更别说他们所占用的空间了)。让这个政策变得很昂贵。
更讽刺的是，那些文件一旦建档以后，我们就很少翻阅了。
员工们不敢轻易丢弃影本的主要原因，是担心日后会横生法律枝节，我们公司也不例外，大部分的员工都不知道文件应该保存多久。
公司的总法律顾问，决心要解决这个问题。他将好几百页的记录"保存法规和指导原则"简化成两页，然后把这一份摘要分送给部门主管。
他还建议所有没有规定需要保存或是不常用的文件都应该撕毁或烧掉(确定机密文件不会落入竞争者的手中)。
一年之后，他的做法更进一步，他建议每一个部门定期举行「除草大会」，将早已没有价值的文件处理掉。
"除草"做的最好的人，可得一面《金除草奖》，还有一顿两人共享的晚餐。
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