如何快速高效地进行数据录入

高效数据录入

在了解完Excel的学习本质以及准备工作之后，从本篇文章开始，将正式进入Excel的具体操作环节。

之前的文章有说到，Excel的学习本质是要掌握数据的规律，也就是下图所示的规律：

excel学习规律

本篇文章先介绍数据录入操作，数据录入环节主要包括了：

（1）数据录入小技巧；

（2）填充录入；

（3）批量录入；

（4）数字与文本录入；

01-数据录入小技巧

1.使用Tab键进行移动

很多人在录入数据向右移动的时候喜欢用方向键或者干脆直接用鼠标去点击，其实这都是错误的做法。正确的做法是使用键盘上的Tab键进行移动，为什么要使用Tab键，而不是向右的方向键进行移动的？

举个例子你就明白了，比如说下图这个案例，我需要一行一行地进行数据录入，假设我现在是在第二行依次录入省份、市区、县、乡镇，如果我是使用方向键向右移动的话，在我录完第二行的乡镇之后，按下回车键，光标就是到D3单元格，这个时候我们如果继续录入数据的话，又要重新回到A3单元格；但是如果我们是使用Tab键向右移动的话，在我录完第二行的乡镇之后，按下回车键，光标就会达到A3单元格，这样更方便我们继续录入数据，效率也能够提升不少。

2.数据验证

数据验证是Excel2013及以上版本中数据选项卡下，数据工具功能组里面的一个功能，在Excel2013之前的版本，包含Excel2010、Excel2007叫做数据有效性。从规则列表中进行选择以限制可以在单元格中输入的数据类型。比如说输入性别的时候，可以在输入之前进行数据验证操作，然后在输入的时候直接进行选择即可，不需要再重复地录入。数据验证一方面能够减少错误数据的录入，另外一方面也能够提升工作效率。

设置路径：数据——数据有效性（alt+D+L）——允许（选择序列）——来源（男,女）

注意：逗号为英文状态下（Excel中绝大部分逗号都是在英文状态下输入）

数据验证

3.Alt+向下方向键：显示前面录入过的内容

之前的数据验证是根据特定情况，也就是数据是给定的。但是有时候我们的数据并不是一致的时候就可以采用这种方式，比如说统计某些人感兴趣的学科，A同学喜欢政治、历史；B同学喜欢语文、英语；C同学喜欢数学、语文……。再往下录入的时候可能会是跟前面一样的，这个时候我们要是手动的录入就比较麻烦，所以可以使用快捷键Alt+向下的快捷键（同时按下）迅速调取前面录入过的内容。

Alt+向下方向键

02-填充录入

1.复制单元格的填充

最常见的其实就是向右和向下填充；只要记住快捷键Ctrl+D（向下填充）和ctrl+R（向右填充）即可。

快捷键复制填充

2.除了快捷键的填充录入之外，在做数据填充的时候，经常使用的操作就是选中单元格，把鼠标移动到右下角，当鼠标图案变成黑色+之后，双击鼠标来填充数据。

3.数据填充一般来说包括了复制单元格、填充序列、仅填充格式、不带格式填充、快速填充。不同类型的数据，在做数据填充的时候，也会有不同的默认值。比如数字，双击填充是默认复制单元格。

03-批量录入

1.ctrl+回车键：定位条件，批量录入数据

（1）空白单元格的批量填充：

比如员工序号这列，我需要把该列的空白区域录入不清楚，当然可以选择手动录入不清楚。只是这种方式效率比较慢而已，而且一旦数据多了起来是根本行不通的。这时候就可以使用批量填充的功能了。

设置路径：F5（定位条件）——点击定位条件——选择空值——输入不清楚——ctrl+回车

批量填充

2.批量填充不同内容

前面一种是批量填充相同的内容。但实际工作中也会遇到填充不同的内容。

比如省份这一列，我们要在A3-A4单元格填充前面的安徽；在A6-A9填充上海；在A11-A13填充湖北。

设置路径：选择单元格——F5（定位条件）——选择定位条件——选择空值——在A3输入=A2——按下ctrl+回车。

04-文本与数字的录入

文本型格式的数据和数字型的数据是Excel中两种最主要的数据格式；它们的录入也有着不同的规则与技巧。

1.身份证号码的录入

Excel中，一旦录入数字超过11位数之后，就会默认为科学记数法，所以，很多人在输入身份证号码之后，该身份证号码就会自动转化成科学记数法了，而且重新编辑之后呢，后面的数字全部会变成0，从而导致身份证号码输入错误。所以，在输入身份证号码之前要把单元格格式改为文本型格式。

一般来说，输入文本型格式的数字有两种方式，第一种是英文状态下在输入数字之前输入单引号；另外一种是在输入数字之前修改单元格格式（ctrl+1）为文本型格式，因为输入单引号这种情况可能会存在出错的情况，所以最好是使用第二种方式。

2.输入开头为0的文本数据

在Excel中，因为0是数字格式，一般在0后面再输入其他数字的话，0会默认消失，比如输入001的话，会自动变成1，而不是显示001。所以，在输入之前就要把单元格的格式修改成文本型（注意：一定要在输入之前修改单元格格式）

3.分段显示电话号码

我们在输入电话号码如果在Excel当中直接输入的话，由于电话号码比较长，可能比较容易出错，所以在输入的时候经常会采用一种3-4-4的格式。比如13269738632，就会输入132-6973-8632。一方面输入的时候比较容易，另外一方面别人看到之后拨打的话也比较方便。

设置路径：设置单元格格式（ctrl+1）——输入000-0000-0000（具体为什么后面的文章会讲到）——输入号码即可。

4.多个0的录入

我们在录入一些比较大型的数字时可能会经常用到，比如我们录入10000000的时候，由于0比较多，可能有时候还会录错。所以，一个比较简单的做法就是输入1**7。

最后，希望我的分享对你有所帮助。也欢迎关注我，我会持续分享更多的知识和技能~~~