小编由于工作的关系，平日里常常要与办公三件套（Word、PPT、Excel）打交道，一来二往打得多了，难免被虐成傻X，而被虐的原因只有一个：不会偷懒。

说白了就是方法不对，白白做了许多无用功，导致办公效率极低。

最夸张的是有一次为了赶制一批统一样式的文档，直接将人名复制粘贴到统一样式文档中，再手动细调空格，费时费力，最后手都差点抽筋。同事看不下去，直接祭出一个偷懒大招，一键生成100页统一样式的word文档，小编从此长跪不起。

这个能让小编心甘情愿献上膝盖的大招，不管你有没有听过，小编都要安利，那就是

邮件合并

一、邮件合并是什么？

在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。---百度百科

从定义可以看出，邮件合并有两个关键点：文件准备+变量插入，而整个邮件合并的操作逻辑是：将Excel数据源链接到Word主文档的指定位置，实现变量部分的自动、批量插入，合并成一个新的Word文档。这样说有点抽象，直接看图吧：

说白了，整个过程就是将数据源中的变量（红色部分）替换到主文档中的XXX（红色部分，真正文件中，XXX应删掉，下同）处。

二、如何进行邮件合并？

本教程使用版本为Office2016，操作界面与其他版本略有不同。

第一步

【文件准备】，即主文档+数据源

第二步

打开【主文档】▶【邮件】▶【开始邮件合并】▶【邮件合并分步向导】，具体看动图：

第三步

这一步只要记住：点3下！

右下角点击【下一步：开始文档】▶【下一步：选择收件人】▶【下一步：撰写信函】▶随后将弹出【选取数据源】的对话框，具体看动图：

第四步

接上一步弹出的【选取数据源】▶找到【数据源文件存放点】▶选中并打开【数据源文件】▶弹出【选择表格】对话框，点击【确定】▶弹出【邮件合并收件人】对话框▶记住需要插入【主文档】中的【变量部分（姓名）】所在列的【列标（F2）】，点击【确定】，具体看动图：

第五步

鼠标光标放到需插入变量的位置，【下一步：撰写信函】▶【其他项目】▶【插入合并域】对话框，选择【F2】▶点击【插入】，可看到光标位置已插入【<>】的字样▶【关闭】▶【预览信函】，点击【>>】预览▶【下一步：完成合并】。具体看动图：

第六步

【编辑单个信函】▶【合并到新文档】▶选择【从…到…】（在预览中可知，第1页实际为【尊敬的姓名先生/女士】，为无效页，因此可以从第2页开始合并，一直到最后1页）▶填【从2到    （“到”字后面可不填）】▶点击【确定】，生成了一个新的文档，这就是批量合并生成后的文档，另行保存即可。

三、可以应用在哪些场合？

除了可以用来批量合并生成邀请函，邮件合并功能还可以用在其它场合，如打印信封、信件、请柬、工资条、个人简历、学生成绩单、准考证、明信片等各类，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！

那么问题来了，邮件合并成一个文档后，如果想拆分成不同的子文档，应该怎么办呢？

敬请期待下一期《懒人办公丨3分钟搞定Word文档拆分》。