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让你变厉害的无压力高效时间管理法|上班族宝妈系列#4

让你变厉害的无压力高效时间管理法|上班族宝妈系列#4

作者: 圈圈成长笔记 | 来源:发表于2023-03-07 10:14 被阅读0次

    之前写过了《借力篇》《心态篇》《身体修复篇》,终于来到「时间管理」这一part了,大家可能发现最近我的更新速度慢了很多,尽管小助理拿着鞭子在催,我还是没能提升速度。

    主要是这几天工作太多,摸鱼时间骤降,自己的更新时间被极度压缩,加上亲戚来访,实在没法坐在桌前更新,又不想写简短的文字消息凑数。

    但在这一个瞬间我推翻了自己的想法,为什么不能推送文字消息?这不是凑数,只是给大家一个及时的汇报,让关注和喜欢你的人知道你的动态,也是值得尝试的吖……

    言归正传,今天这篇内容分为GTD 时间管理方法&8个技巧:

    GTD高效时间管理法

    GTD是英文Getting Things Done的缩写,意思就是“把要做的事情做完”,相信关注时间管理的小伙伴都听过,百度百科那一套我就不复制了,重点说说实操和心得。

    上班族宝妈们最缺的就是时间,为什么缺?

    因为要做的事情太多,占据了自己醒着的全部时间,工作,学习,育儿……每一块都需要投入精力。

    那么如何分配?如何高效完成所有的事情,让这几条线都有条不紊地推进?

    没有一个完整,系统的时间管理方法是搞不定的,所以非常推荐上班族宝妈尝试 GTD。

    它的牛逼之处就在于:你不需要担心自己每天有多少事要做,你只需要考虑一件事——接下来要做什么。

    我尝试了很多方法和工具APP,发现GTD是比较适合当下这个状态的自己的,其实和四象限方法差不多,哪天再来说说四象限。

    GTD简单来说就是,逐一收集清点你要做的所有事情(未整理的念头)(GTD中称为stuff)把它们放在大脑以外的in-box,然后进行分类归纳,明确下一步要做什么,集中精力搞定手头这一件事。

    GTD的提出者David Allen认为,

    “压力不是来自任务本身,而是任务在大脑里的混沌塞积,造成心理的焦虑和抵触。”

    这也是我偏爱GTD 的原因,它能帮助我最大限度地解放大脑。大脑本质是用来思考的,不是用来记忆的,所以GTD被称为「无压力」的高效时间管理法。

    GTD核心五原则是:收集、整理、组织、回顾、执行,操作过程中每个人都会有自己的优化,来分享一下我是如何用GTD 四步法来高效处理工作,学习和育儿的。

    第一步,收集:

    把今天所有要做的,和目前为止想到的所有没做的事情都罗列出来(放入inbox),比如今天的项目方案,公众号要写一篇文章,要给孩子买奶粉,要读完某本书等等…in-box可以是清单APP,也可以是一张纸,不拘泥形式,越方便快捷越好。

    当所有你操心的、要做的事情(工作,学习,自我提升,育儿)都写在眼前的这一张纸上时,你的感觉会好多了。

    这一步的关键就在于,把大脑里的一团乱麻腾出来,清除大脑的压力。

    第二步,整理分类:

    那么,问题来了,这么多事情,接下来要做那一件呢?

    这就需要把这些 stuff 逐一整理分类了,目的就是帮你明确「接下来这一步你要做什么」。

    以前我习惯用简单的「清单」来帮助自己处理待办事项,但这里有一个弊端,估计大家都深有体会:

    清单并不会帮助大脑更有条理地思考,反而会让我们面对一堆待办事项不知道如何下手,花太多时间纠结现在该做哪一个。

    而GTD比TO-DO-LIST更实用的关键就在于,它多了一个整理分类的步骤,帮助我们进一步细化,把in-box分成四个不同类别的小清单:

    「下一步行动」、「项目」、「未来待做」和「待反馈」 

    在分类整理的过程中,有一个很重要的「两分钟原则」:如果花的时间少于两分钟,那么就不用分类,马上去做。

    因为两分钟和给一个动作分类所花的时间差不多,与其花两分钟分类,还不如直接搞定它。

    接下来说说,这四类清单的含义,以我自己为例,各类事项该如何对应放入清单里。

    1. 「下一步行动」:这个清单里是非常具体且明确的执行内容,是直接可以做的下一步行动。

    比如,工作相关的「XX点开会」,个人提升相关的「写日复盘」,育儿相关的「读绘本1小时」。

    2. 「项目」:项目在这里大家可以理解为一个大目标,由很多个小目标组成,对应的就有很多个行动步骤,但只要进行拆分细化,就一定能找到下一步可以马上去做的事情,这件事情就可以归类到「下一步行动」清单中。

    比如,今年要公众号达到1W粉丝,这就是一个「项目」,也是一个大的目标,如果把它进行拆分,就包括——更新XX篇,引流XX人……

    然后,在进行每一个细分项的时候,可以继续拆分细化,一直拆分到不能再往下拆分为止,把马上能做的那一步(比如更新第一篇文章)归类到「下一步行动」清单中。

    3. 「未来待做」:我们在整理in-box时,一定会碰到很多以后想做,但可能这个月都没时间或者因为某些原因无法开展的事情,这一类事情把它归类到「未来待做」。

    比如,9月孩子要上幼儿园了,需要提前对比家附近的幼儿园做好功课,这一项事情可能要过两个月才有精力开始着手,那么就可以放进「未来待做」里。

    4. 「待反馈」: 这一类清单是不需要自己执行,但需要别人向我们反馈的事情。

    比如,工作中交给下属的事情,需要你定时跟进下属给你的反馈,确保项目在顺利推进中。

    这样逐一分类下去,你的in-box就被初步清空了,所有事情都按照类别放进了四类清单中。

    这里有几个小tips:

    1. 逐一分类,不要逃避任何事项。

    2.「下一步行动」清单可以按照时间/环境等再进行细化排序,其他清单可以按照时间顺序再细化排序。

    比如「下一步行动」清单里,工作相关的「XX点开会」要在办公室完成,个人提升相关的「写日复盘」,育儿相关的「读绘本1小时」,做瑜伽。

    那么就可以把它们分别放在「办公室」「家」这个小类别里,在某个环境,就处理某类事情,其他的就暂时不管。

    第三步,执行:

    所有的时间管理都是为了你可以高效地完成目标,如果只规划不执行,再好的方法也没用。

    接下来请拿出你的执行力,专注于你的「下一步行动」清单,根据事情的重要程度,自己的精力和时间,所处环境来决定做哪一件。

    我们前边花了那么多精力来收集和整理分类,就是为了确保在执行这一步,你可以心无旁骛地脑子里只装一件事。

    这里也有三个小tips:

    1. 整理你的环境场,你的办公桌/书房,让自己快速全心投入,争取快速进入心流状态

    2. 配合番茄钟APP,专注50分钟,休息15分钟。你会发现,当你进入状态,做事效率是最高的,也是最轻松的。

    3. 如果你习惯性拖延,请给每一件事都定一个DDL,也就是截止时间,不要让自己无限期地耗在一件事上,有时候DDL才是终极生产力。

    第四步,回顾检查:

    每周定期再回顾和收集一下,再清空in-box,把各个分类梳理一遍,更新你的每一类清单。

    确保所有的新事情都分门别类地纳入了你的清单里,然后,无限循环收集-整理-执行-回顾这四个步骤。

    以上,就是整个GTD的时间管理方法。


    大家一定要用「时间管理系统」来解决自己的问题,而不是依赖一个个碎片技巧,在实际生活中只有完整的系统才会帮助我们重塑自己的人生秩序,而那些一个个的小TIPS不太行。

    当然,不是说不好用,它们只能打辅助,当不了主角,所以分享完GTD,再来分享8个辅助的时间管理小技巧,如果你还对GTD有一些细节上的疑问,也许这几个小技巧能回答你。

    8个时间管理小技巧

    1.不重要的事情,能放权的,就放权/安排别人去做,给自己节省时间。比如取快递,买奶粉这种事情,老公不能做吗?尽量确保自己的精力集中在「能产生重要结果的事情」身上。

    2.不紧急的微信消息都统一时间回复,确保自己在一个时间段内只做一件事情,不要在短暂的时间内,反复切换事情消耗精力。

    3.利用好你的暗时间。买菜、洗澡、通勤、吃饭……这些时间都是宝贵的“暗时间”,充分利用这些时间进行思考,可能会有意想不到的收获。

    4.某些时间段可以同时做多件事,比如一边拖地一边敷面膜;通勤路上听「得到」APP;一边做盆底肌练习一边听新闻;一边洗澡一边听播客……

    5. 忙不是我们的目标,完成事情才是。所以请每天记录你的时间,并且认真复盘,今天的24小时,你完成了哪些事情?哪些事情浪费了你的时间,什么原因?

    通过不断地复盘,可以增强我们对时间的掌控感。

    这是我用的时间轴笔记本,质感非常好,可以放心入,用来记录时间分配和复盘,很好用。

    6. 别忘了给自己的生活留白。满满当当的「下一步清单」不代表多么充实,高效完成今天该完成的工作、自我提升和家人陪伴才是我们GTD的目的。

    7. 摒弃无用社交,时间是最贵的,不要让别人来随便安排你的时间,除非这一次的社交很有价值。

    8.上班族宝妈不能全时段陪娃,但可以提升陪娃的质量,这块结合孩子不同成长阶段大家自行发挥。

    像我现在每天下班之后陪孩子玩一小会,然后吃饭,吃完饭如果孩子看动画片,我会在旁边用手机处理简单的工作。

    如果没有即时的工作,我会陪孩子看绘本或者做游戏,听歌跳舞等等,直到孩子睡觉。尽量保证陪孩子的这个时间段是全身心投入的,周末全天陪伴时间会更多。

    因为我们跟姥姥在一起住,所以提前达成一致,孩子周末跟我睡,平时跟姥姥睡,方便我晚上加班或者写文章。

    写到这今天的文章就差不多啦,其实还想写写潇洒姐的五种时间的,但是这个话题更宏大,不只是处理事项的时间管理法了,更是重建人生秩序的方法。

    所以还是给自己留个坑,再多践行一阵子,以后再来聊这个话题。

    今天就分享到这啦,希望对你们有帮助~

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