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时间管理的四大困惑

时间管理的四大困惑

作者: 郑云松 | 来源:发表于2023-08-05 16:52 被阅读0次

    你希望每天多出2小时供自己分配吗?
    当然想啦!怎么实现呢?是牺牲休息、休闲的时间吗?
    如果这么low就不用往下看啦!

    幻灯片5.JPG
    (本文较长,若能耐心读完,必会很有收获!)
    对于时间的管理
    不是把时间当做乳沟来挤一挤
    而是在有限的时间内让做的事情更有质量和价值!

    阅读完《每天多出两小时》
    结合对时间管理困惑的思考,有这么几个困惑我们可以一起来突破!

    一、时间不够用,怎么办?

    幻灯片1.JPG

    时间管理的首要问题就是选择做什么的问题。
    我们每天自己想要做的事情很多,同事、朋友、家人找你做的事情可能也很多,可是时间就这么多,究竟应该怎么办呢?
    这里有一个非常重要的“1-2-3法则”,这个法则核心就是三个步骤。

    第1步收集事项

    把要做的所有事情收集起来,清空大脑,不要为了经常想做什么而多消耗脑力。
    对于日常琐碎的事情,例如吃饭、喝水等等,则可以不必列出。

    第2步分析事项

    对收集到的事情按照时间管理四象限,从重要、紧急两个维度进行分析。主要精力分配到重要不紧急的事情上面。

    第3步事项排序

    对分析出来的事项进行优先级的排序,按照ABC分为三类
    a是最重要的事情,必须要完成,其他事情都可以放一放,这类事情必须要优先做
    b是比较重要的事情,尽量去完成。如果时间不足,不完成也可以接受
    c是不太重要的事情,只有当a和b做完了之后,才考虑c类的事情。
    时间管理不是做更多的事,而是做最有价值的事情。

    二、经常爱拖延,怎么办?

    ![幻灯片3.JPG](https://img.haomeiwen.com/i11396909/7fc71ceeb4bae182.JPG?imageMogr2/auto-orient/strip%7CimageView2/2/w/1240)

    拖延,很多人都会有,拖延本身不是问题,但是如果严重到一定程度,发展成为拖延症,那就是一个大问题。
    拖延会耽误事、会影响人际关系,还会让自己怀疑人生。
    那么应该怎么办呢?
    有一套 SAD的实用方法,你可以试试。

    Stop:

    从拖延状态停下来
    如果你正在玩手机游戏,那就立刻放下手机,停止玩游戏。
    我们还可以起身、换一个环境,或者让自己做几次深呼吸,总之要让大脑从拖延状态中切换过来。

    Ask:

    和自己友好对话
    问自己三个问题:
    现在应该做什么?
    如果不做会有什么样的后果?
    要不要现在去做?
    要把事情想明白,让大脑真正去选择和接受应该做的事。

    Do:

    摆脱拖延立刻行动
    要把想法落地为行动,立刻去做。
    对于难度比较大的事情,我们不妨把它分解为若干个步骤,从小事情、从相对容易的事情开始做,坚持行动就能养成不拖延的习惯。

    三、工作效率低,怎么办?

    幻灯片3.JPG

    我们都希望工作能进入心流的状态,一气呵成,完美达成目标。
    但是往往事与愿违,工作效率不尽如人意,有时甚至很低。
    如何保持专注,提升工作效率这里有4个要领。

    第一 同时只做一件事

    人脑和电脑不一样,电脑可以多窗口放音乐、杀毒、文字编辑等,同时干很多事情。
    而人脑同时只能做一件事,如果你在写项目方案的时候,还想思考第2天会议的发言,那肯定一件都做不好。
    因此最好的方法就是,做完一件事再做另一件。先做哪一件?按照ABC法则提前做好选择。

    第二 明确事项目标

    如果目标都设定的不清晰,再怎么努力都无法衡量出结果的有效性。
    因此时刻都要清晰目标,所有的行动都要围绕核心目标。
    我们可以画一张思维导图,中心主题就是核心目标。

    第三 分段开展工作

    劳逸结合张弛有度,相信这句话大家都知道,但是你做到了吗?
    大脑如果长时间疲惫,就很难一直保持专注,因此我们需要分段开展工作,最有效的方法就是番茄工作法。
    这个方法一共分为五步。
    1、确定任务
    注意只有一项
    2、设定番茄钟
    常规25分钟/个,根据复杂程度预估需要几个番茄钟
    3、开始执行任务
    每次只用1个番茄钟的时间
    4、调节好休息
    每个番茄钟结束,休息5分钟。
    3~4个番茄钟结束,可以大休息15分钟。
    5、循环第3~4步直到结束
    悉尼大学《教育与发展心理学家》最新一项研究结果表明,按照番茄工作法进行学习,学生表现出的记忆力明显要好于连续学习的方式,专注工作同样如此。

    第四 抗击一切干扰

    干扰是专注的大敌,如果不抗击干扰,就无法保持专注,这里也有三段要领。
    1、事前做好预防
    比如找一个噪声小、人员少的环境,把手机调成振动模式,关闭电脑上的声音等等。
    2、事中降低影响
    如果中途老板打电话或者同事来找你,而这件事情并不那么紧急,我们可以延迟干扰,告诉对方,你正在忙的重要事情,晚一会儿再过去,这样降低对自己的影响。
    3、事后复盘总结
    每次抗干扰失败后,要复盘总结哪些地方做的不够,下次如何才能做得更好?

    通过以上4个步骤,不断提升你的工作效率。

    四、瞎忙没结果,怎么办?
    幻灯片4.JPG

    既然是瞎忙,就说明目标不清晰
    “方向不对,努力白费”
    怎么会有结果呢?
    因此,制定出一个合理的目标非常重要。
    一个明确的目标,必须要满足smart法则——聪明的目标
    S:具体性——代表目标要具体
    M:衡量性——代表目标可以衡量
    A:实现性——代表目标可以实现
    R:相关性——代表目标有相关的要素要考虑
    T:时限性——代表目标有时间的约束
    如果我们的目标是要好好读书,显然这个目标不够具体,不好衡量

    目标如何来衡量尤为重要,我们可以从以下4个方面
    第一方面叫做范围。
    究竟要做什么,需要具体
    第二方面叫做时间。
    包括消耗多长时间和截止时间
    第三方面叫做质量。
    以读书为例,读一本书不是随便翻一翻,要列出衡量阅读质量的方法。
    第四方面叫做成本。
    人力、物力......

    理解了smart法则,我们如何才能制定出一个明确的目标呢?
    方法包括以下三步:
    量化——分解——检查
    在量化阶段
    我们需要考虑smart原则
    以“我要好好读书”为例分析,这个目标不具体,无法实现
    按照smart原则,目标修订为:
    下周我要花7个小时读完《每天多出两小时》这本书,并写出一篇读书笔记。

    在分解阶段
    对于熟悉的事情直接分解为小阶段和小目标;
    读书可以分解为一周7天,每天1小时,周一通读划出重点,周二到周五精读,周六周日完成读书笔记。
    对于不熟悉的事情,只需要确定第1步就可以了。

    在检查阶段
    分解完毕,一定要检查验证目标是否可以实现。
    第1个判断条件叫做是否有弹性
    可以设定为两个目标
    一个是计划目标,也就是理想情况的目标。
    另一个叫做保底目标,代表必须完成的目标。
    两个目标之间的差异叫做弹性。

    第2个判断条件叫做是否有支持
    做一个项目,如果没有人/物/权力等关键资源的支持,这个目标就很难实现。
    如果你要组织一个方案讨论会,同事不支持、领导不站台,那还讨论个球啊!
    因此,从弹性和支持两个角度检查很有必要。


    演示文稿1.jpg

    时间管理就是一个学习、实践、修正,再学习、再实践、再修正的过程。
    时间管理书籍方法非常多,我们学不过来更用不过来,抓住困恼自己的核心关键,持续去做,成效自然就能逐步显现!
    相信每一个主动学习时间管理的人,都能够为自己创造出更大的价值!

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