周五刚上班，小凯接到了领导下达的指令，下周一下午公司重量级客户A公司老总一行将来我司拜访，领导吩咐小凯做好接待准备。第一次接待这么重要的客户，小凯既兴奋又紧张。由于经验不足，小凯赶紧向自己的师父请教：
只需4步，轻松搞定商务接待！
第一步：先跟领导请示对接待安排的要求
注意事项：
领导的时间很宝贵，请示前一定先做好准备，把该问的问题统一汇总，一次性请示清楚！哪些能做的先提前做好，细节问题是你需要考虑的问题，不要幻想着领导帮你考虑！
原则：一切要跟着领导的思路走！
详情如下：
1.预算安排，需要请示领导接待的规格，是高格接待还是普通接待，因为这涉及到费用和预算的问题。
2.客人的大致行程，如果领导已经跟客户确认了行程，那就按照确认的行程进行，如果只有大致的行程，后期还需要联系对方对接人进行确认
3.出席接机的我方人员，一般情况下，如果对方级别比较高或者表示对客人的尊重，我方应派遣相应级别或者最高领导出席接机，这个视情况而定，需要跟领导确认。
4.接机以后的安排，是直接去酒店办理入住还是去公司抑或是参观工厂还是直接去餐厅就餐，这个需要根据客人抵达的时间确定，如果客人抵达时间接近饭点，一般会安排就餐，接风洗尘。另外也需要跟客人确认，如果客人飞行时间很长，或者客人飞了一个晚上早上刚到达，这个时候最好先安排入住，让客人先休息一下。
5.双方会面的时间、地点、应出席人物、讨论的议题，这块主要是考虑到会议室的预定和提前布置。根据出席人的级别和人数，确定会议室的大小和级别，开水、茶叶、咖啡、冷饮、果盘、带姓名的桌牌、空白纸、笔、产品宣传册、企业介绍PPT（含带客人公司名称的欢迎页面）、投影仪、电脑、PPT翻页笔、黑白板、马克笔，都需要根据会议的接待要求相应准备。
6.餐饮的要求。需要请示领导就餐的接待标准，询问领导是否有中意的酒店或餐厅，一般公司或领导都会有协议的酒店或餐厅，或者高级会员卡享受折扣。有时候如果对方级别很高或者涉及政府部门，需要更私人一些的场所，这时候可以考虑比较静僻的私人会所。再请示用餐的种类，是中餐还是西餐，酒水的类型，是白酒还是红酒还是啤酒还是洋酒，都要相应准备齐全。考虑到酒店酒水价格普遍偏贵，可以考虑自带酒水（很多酒店是可以接受自带酒水，只需要收取一定的开瓶费或服务费即可）。
7.其他安排，比如室内观光旅游、工厂或者研发中心的参观、购物、观看表演或赛事等等。维护与客户的良好关系，有时候不仅仅是商务层面的良好合作，私下里如果能跟客户之间有更深入的了解和交流，会让彼此的距离更近，双方的信任和好感也会更多一些。这时候，就需要依靠非商务场合的机会，比如组织客户来个一日游，爬个山，海边观光走一走，冬天泡个温泉做个SPA，带客户去品尝当地特色的美食，或者带客户去当地的特色购物街购物，再去看个球赛或者表演，晚上再跟客户一起去唱唱歌，泡泡吧，都是很好的跟客户融入的机会（喝点酒以后一般就不会那么拘谨，双方的戒备也少了一些，哈哈）。
8.礼品的准备。一般客户来访，特别是新客户来访，都应该准备相应的礼物送给对方，这些礼物可以不用很贵重，但一定要用心，比如带有公司LOGO的宣传品、当地特色的产品如茶叶、点心、手工艺品等，或者定制的个性化的礼品，这个需要根据客户的喜好来定，比如俄罗斯人比较钟爱西方名牌，非洲国际重视礼品的实用性等等。
9.送别安排。提前确认客人离程的航班信息，预留足够时间，防止出现赶不上航班的情况。确定参与送别的人员，给客人准备的礼品一定不要落下，提醒客人退房时检查是否遗漏物品，帮助客人退房。提前安排好相应的车辆，将客人送至正确的机场和航站楼，帮助客人办理乘机手续以至将客人送入安检口。服务越体贴越周到，客户的满意度越高，合作诚意就越好。
第二步：联系对方确认行程
注意事项：
跟对方联系一定要毕恭毕敬，显示对对方的尊重，因为你的问的问题会很细，也比较繁琐，如果态度不好，你可能掌握不到一些细节的问题，将来出现问题，那可就是你的责任！所有问题也要一次性整理好之后再沟通，避免重复打扰，毕竟人家也是要工作的！
原则：客户至上，只要不过分，能满足的要求我们全力满足！知己知彼，方能百战百胜！
详情如下：
1.来访人数，职务，是否有外籍人士（考虑是否需要安排翻译）？是否有身体不便人士需要安排轮椅或其他协助？
2.来访人员的行程安排和来访目的，比如每一天哪个时间要做什么（这个事先也需要跟我方领导确认），抵达后是先去酒店入住还是直接来公司？酒店的名称？或者是否需要我方协助预定酒店？可以接受的价位和酒店要求（比如是大床房还是双床房？是无烟房还是可以抽烟的房间，等等）
3.来访人员的航班信息，如起飞机场名称，到达机场名称（像北京、上海等都有不止一个机场），起飞和到达时间，航班号，是国际航班还是国内航班？所有人员是否是同一航班到达？行李数量（行李数量多的话需要考虑加派车辆）？
4.离开时的航班信息：所有人一块离开吗？都去往一个地方吗？是国际航班还是国内航班（国际航班一般至少提前2个小时到机场值机，国内航班视各个机场的情况，比如青岛只需要起飞前45分钟办理值机即可）。
5.对方落地后对接人员的信息和联系方式，以便对方落地后及时联系。
6.向对方表示会在机场到达口举牌迎接，牌子上是对方公司名称，方便的话，可以将迎接牌图片信息发给对方，以便对方能很快识别。
7.如需要预定酒店的话，根据客人的要求提前预定酒店，并将酒店预定函发送给客人并确认是否收到。
8.最后再询问一下对方来访人员是否有其他要求，比如餐饮的禁忌，如果对方行程不是那么紧张的话，向对方提出我方打算带客人去观光、购物、看赛事的建议等等。
经与对方沟通，对方有4人前来，分别是总经理，副总经理，采购总监以及采购经理，行程安排对接人是采购经理王经理，行李不多，5.12日（下周一）下午4点到达A机场2号航站楼(国内到达)，5.15日（下周四）早上10点A机场4号航站楼一起离开（国内出发）。需要我方预定酒店，要求五星级酒店，每人一间无烟大床房，靠近市中心。采购经理特别说明，副总经理是素食主义者，有忌口。行程主要是讨论双方的合作事宜，以及参观工厂和研发中心，行程不是很紧张，其他时间可以根据我司安排，客人都可以接受。
第三步：跟领导汇报与客户沟通的结果，提供接待计划请领导审批
注意事项：
一定提前做好与其他部门的沟通和协调，保证行程安排合理、顺利。
原则：细节最重要！
详情如下：
1.我方将派公司自有的2辆奥迪A6接待，小凯驾驶一辆车，载我方总经理，我司专职司机驾驶一辆，载我方副总经理前往接机。接机之后先到酒店办理入住。
2.小凯帮客户预定了五星级酒店凯悦酒店，4间大床无烟房，都在酒店的16层。该酒店靠近市中心，也靠近海边景点，周边有很多购物广场和高级餐厅。
3.小凯安排研发中心客户接待室作为会议地点，准备茶水饮料宣传册等一应物品。
4.小凯联系工厂和研发中心，确认好达到时间，以及工厂和研发中心对接、引导和讲解人员。其中工厂副总经理会陪同参观，研发中心指派研发一部部长陪同讲解。
5.小凯预定了位于海边和高尔夫球场之间的XX餐厅，这里环境优雅宁静，特色美食享有盛誉，同时特意点了餐厅里特色的素食。
6.小凯联系了当地的旅行社，指派一名导游，在5.14日全天市内半日观光，并预定了特色的海鲜餐厅，品尝本地的特色海鲜。
7.5.14日晚预定了位于山海之间的私人会所，为客人举办送别晚宴，公司总监以上管理层全部参加。
8.小凯为客户准备了带有我方LOGO的品牌商务签字笔，市场价值588元每只，有精美的包装。
第四步：接待方案实施
注意事项：
按照计划执行，中间如出现特殊情况，做好应对措施。
原则：不要慌！
详情如下：
在实际执行过程中，也经常会出现各种各样的特殊情况，这个时候一定不要慌，要冷静思考该如何应对，特别是不能在这个时候发脾气，有时候由于沟通上的问题或者其他原因，会出现其他部门配合不及时、安排不妥当的地方。这个时候，争吵和抱怨是没有任何意义的，这个时候首先想到的是如何处理问题。因为你的一言一行，都看在客户眼里，事情是否处理得当，一定程度上也是对公司的一种考察。一定不要把内部问题外部化，公司内部的问题内部解决，不要把这种影响带进客户心里，否则后边客户就会担心这个问题是不是也会影响将来的合作。有些超出自己职权范围之内的，自己解决不了，不要拖，立刻找领导，说明原因，让领导帮忙解决，要灵活应对。
接待是门大学问，以上仅仅是皮毛而已，比如车辆座次的安排、餐饮礼仪和注意事项、会议组织和安排、部门沟通和协调、领导请示和建议、客户沟通和关系维护等等，很多方面都需要研究和学习。作为新手，你需要不断的修炼，才能达到游刃有余，宠辱不惊的状态！PS：这感觉就像第一次进入高级饭店，面对着一堆热情的服务人员和陌生的环境以及一堆看起来美味可口的待点的饭菜，你却茫然不知所措。但是慢慢的经常去，慢慢的一点点熟悉和积累，你会发现，其实也没那么难！
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