原创 王琼输出的力量 王琼工作室 输出的力量
2011年欧委会发布了一本小册子，How to write clearly ，概括了十个写作提示。它言简意赅、直击写作要害，它可以作为一份质量检查清单，对指导商务英语写作大有裨益。
从这份指南中，我们可以看到作者正是用到了自己推荐的写作提示输出了清晰而有力的内容。
首先明确意义和目的。文件开宗明义地指出，在机构中每天会输出各种写作的类型。欧盟有30多个国家，在各大机构和企业里，清晰的写作是为了：
第一、让合作更加有效；
第二、减少不必要的书面文档；
第三、建立对彼此的善意，惠及各方。
因此，这份指南的目的是帮助人们以各自的工作语言输出更加有效而清晰的写作。
其次明确要点。文件以目录形式提出十条写作提示，清晰醒目，重点突出：
先思考、再落笔——有输入；
心中装着读者——直接而有趣；
把内容组装成形；
KISS，以简洁封缄；
让字句表达有意义和有结构；
为名词减肥——多用动词；
更加具体，避免抽象；
多用主动语态，少用被动语态；
小心“损友”，避免吓人的术语和缩写，让人懵圈；
不断校对，修改。
在正文中，每页左上角是一条提示的小标题，解释的内容以模块化排版强调重点，非常醒目，文字或段落也不复杂，不会给读者造成阅读的压力。所以，这份指南的作者以身作则，展示出商务写作应有的范式。
接下来，让我们具体理解每一条提示对商务英语写作的启发。
第一条：先思考、再落笔——有输入。思考的线索有三个：
思考写作的受众。我们写的内容给谁看？
思考作者的目标。我们想传达什么？想让对方采取哪些行动？做出决策？处理情况？解决问题？改变针对某件事情的态度？
思考写作的关键内容。哪些要点必须包含？我们可以罗列一个清单或者做一张涵盖要点的泡泡图，哪怕没有顺序也没有关系。然后在这张图上把没有关联的部分划掉，将留下的要点进行分类、整合到对应的内容模块中去。如果我们发现知识有缺口，可以写在便签上以备查找参考文献或请教专家。
其实这样的启动方法适合所有类型的非文学写作。作者还给出了思考时可以参考“7问法”。
What：什么是我的核心信息？
Who：和哪些人有关？
When：时间要求？截止日期？
Where：地点？
How：环境条件？哪些需要解释？
Why：原因？
How much：如何计算衡量花费？是否有可衡量的数据？
一个内容交付一个核心观点；一个核心观点衍生出核心发展线索；最后有概括总结。这就是我们写作应该输出的样子。
第二条：心中装着读者——让行文直接而有趣
我们永远要考虑目标读者。他们已知的信息有哪些？还需要提供什么信息？尽可能让读者成为“你”，有对话感和代入感。多用问题的方式引发想象和画面感，引发对话的场景，在彼此的脑海中营造交流的情形，让读者感兴趣。只向他们提供切实需要的信息，省略不必要的细节，做到得体合适，有方法、有效果。
接下来，我们就可以拟定文章的大纲了。
第三条：开始动笔，把内容组装成形
先出大纲。如果大纲中有总结的内容，不妨把它放到正式文本的开头，也许它已经为读者提供了足够的信息量，也许它是读者唯一会看的部分。
确保文章中有连接词，能为读者提供一条清晰的逻辑线；确保文章有提供信息量的小标题，有方便阅读理解的图表、项目符号，而不是大段文字，当然还要确保文章有结论。谨记：开头和结尾是读者最关注的地方。
举个例子：
第四条： KISS原则——让文章简洁明了
在写作中除了遵循各条提示，请记住——少即是多，少才是美。我们要狠一点，以最精简的方式写作，删除一切冗余，当然要保证信息清晰易懂。具体的要求是：
1份文件=不超过15页；
1个句子=不超过20个英文单词。
尽量让词汇简单，不要炫技，要有效交流。简洁能够逼出我们的优秀和精准；冗长才是把负担和困惑都扔给读者。
我们可以对比一下冗长的词语和简洁表述的差别：
上图中，左栏是啰嗦的表达，在英语中属于“十美元大词”。一来有炫耀语言水平之嫌；二来这些表达都是“介词+名词”，或者分词词组居多，呈现出语言的静态特点，死气沉沉，打官腔，笨重臃肿，缺乏活色生香的轻盈感受和生命力。所以我们建议少用这些让语言累赘的表达，如：“as is well known”,“it is generally accepted that”,“in my personal opinion”，“both from the point of view of A and from the point of view of B”.
简短才见功力。
第五条：合理安排文章的写作结构，让字句表达有意义、说得通
让读者直截了当理解我们到底在说什么。
用点名的方法，指出具体涉及的人和事，避免模糊。
突出重点信息，不要藏在句子中间。
使用强势句尾，给句子有一个鲜明的结论，让读者能够记住。
第六条：为名词减肥——多用动词，更有活力
有一个简单的方法把事情讲清楚，就是改变行文方式，将名词动词化。
动词更直接鲜活，可以让本来“套路重重”的商务英语写作有动感，有行动力。让我们感觉到不是坐在那里的状态，而是有一种”起来，撸起袖子加油干“的驱动力。
第七条：行文尽可能使用具体的词汇，而非抽象词汇
抽象的信息让人感觉模棱两可，不明快。在英语写作中过多使用抽象词汇，要么给读者一种感觉，就是你也搞不清楚自己在写什么，要么就是对你写的东西心生疑虑。
言之有物容易让人理解，让文章的可读性更强。我们可以用一个个具体词汇来代替抽象词汇，以下就是抽象表达和具体表达的对比。
第八条：多用主动语态，少用被动语态
还有一种让英文写作更清晰的办法就是使用动词的主动语态。试着比较一下这些英语表达：
主动语态促使作者指明：施动者，如，人或者机构、使整个行动的相关要素明确化，这是商务交流中的一个重点。当然，我们不必不计一切代价地去避免被动语态，该用的时候还是要用，尤其是没有必要指明施动者是谁。比如：All staff are encouraged to write clearly. (by EU?) 就没有必要改为主动语态。这一条和《华尔街日报》的编辑要求是一致的。
第九条：注意英文词汇的正确搭配，尽可能避免行业术语和缩写
小心“损友——faux ami”，避免吓人的术语和缩写，让人懵圈。所谓“损友”就是同形异义词，在不同语言中，形式相似，但意义不同。尤其在写作中，我们要使用正确的英语词汇及搭配。
例如：法语中的actuel，不是英语中“actually——实际上“的意思，而是：“现在的”意思。日语更是如此，借鉴了很多汉语表达，但我们千万不能望文生义。如日语的“娘“是汉语的”女儿“；日语的”大丈夫“是汉语的”没关系“的意思。
此外，我们在写作中还应该避免使用行业术语，或是第一次使用时要给出解释。行业术语是指某个行业的从业人员了解的词汇，方便行业内交流。但是对外或者第一次交流时，对于读者，这些术语可能不容易理解。这时，我们要么尽可能不用，或是在第一次援引术语时进行解释。比如：ESA是European Space Agency等八个机构的缩写，令人眼花缭乱，所以第一次使用时，一定要给出全称，让信息完整透明。
现在很多公司的缩写多如牛毛，不仅是和外部交流时让读者产生困惑，甚至内部写邮件，大家有时也和读天书一样，一头雾水。
第十条：定稿前校对修改
文章都是改出来的。但是商务英语写作又要快又要有质量，我们可以先使用拼写检查或语法检查软件。不过要小心，这些软件有时并不会检查出所有出错的地方，最好在发出重要文档前再找人校对一下。
我们需要客观地检查自己的写作，试着以读者的角度来阅读。在阅读过程中，关注几个问题：句与句之间，段落于段落之间的起承转合是否清晰自然？观点或信息是否有逻辑？一遍遍下来，我们总能发现改进或简化的地方。
此外，我们还可以问问同事的意见。有时不识庐山真面，只缘身在此山中。如果有一些情绪化的内容，那不妨放几个小时或一天之后再审视一下是否适合发送。
总结下来，不论是哪一种要求，本质都是为了输出有效率和有质量的沟通。看见过好东西，也许才能产生好东西。让我们以终为始，参考高质量商务英语写作的标准和品控要求，以质量先行的写作态度为自己打造一个习惯清单，以《华尔街日报》编辑整理出版的风格要求和范式要求以及《欧委会》对于国际机构和企业场景写作的要求，为我们的书面交流的质量保驾护航。这些品控质量标准像一个安静的朋友为你提供检查清单，在发出重要文档前，为你润色打磨，做一双隐形的翅膀，托举你超越优秀的自己，见证笔尖和指尖输出的力量！
文章：王参谋
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总能让你进步一点点
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