一.时间管理的概念和误区

1.什么是时间？

哲学家说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”

时间的四个独特性：

（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。

（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。

（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。

（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。

2.什么是“时间管理”？

时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。

所谓“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。

二、时间管理的误区

误区之一：工作缺乏计划

不做或是不重视做计划的原因：

1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；

2、不做计划也能获得实效；

3、不了解做计划的好处；

4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；

5、不知如何做计划。

工作缺乏计划，将导致的恶果：

1、目标不明确

2、没有进行工作归类的习惯

3、缺乏做事轻重缓急的顺序

4、没有时间分配的原则

误区之二：组织工作不当

主要表现：

1、职责权限不清，工作内容重复

2、事必躬亲，亲力而为

3、沟通不良

4、工作时断时续

改进方式：

1、学会如何接受请托。“明智地接受请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。

在接受请托之前不妨先问问自己：

这种请托是属于我的职责范围内吗？

对实现我的目标有帮助吗？

如果接受它，将付出什么代价？

如果不接受他，则需承担什么后果？

经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。

2、学会利用资源。

对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：

1、担心部属做错事；

2、担心下属表现太好；

3、担心丧失对下属的控制；

4、不愿意放弃得心应手的工作；

5、找不到合适的下属授权。

每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。

误区三：时间控制不够

通常在时间控制容易陷入下面的陷井：

1、习惯拖延时间，最后一刻来完成。

2、不擅处理不速之客的打扰。

3、不擅处理无端电话的打扰。

4、泛滥的“会议病”困扰。

误区四：整理整顿不足

办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。

“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”

误区五：进取意识不强

主要表现：

1、个人的消极态度

2、做事拖拉，找借口不干工作

3、唏嘘不已，做白日梦

4、工作中闲聊

要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！

三、时间管理的基本原则

时间管理的六项基本原则：

1、明确目标

2、有计划、有组织地进行工作

3、分清工作的轻重缓急

4、合理地分配时间

5、与别人的时间取得协作

6、制定规则、遵守纪律

（一）原则之一：明确目标

1、目标刺激我们奋勇向上在人生的旅途上，没有目标就好象走在黑漆漆的路上，不知往何处去。

许多人在公司五年，却没有五年的经验，只能说有五年一次的经验。

如何选择或是制定正确的目标呢？我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面：一是目标要符合自己的价值观，二是要了解自己目前的状况。请记住：成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。

2、如何制定目标

一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：

具体的（specific）

可衡量的（measurable）

可达到的（attainable）

相关的（relevant）

基于时间的（time-based）

（二）原则之二：有计划、有组织地进行工作

所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。

体现在以下五个方面：

1、将有联系的工作进行分类整理。

2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。

3、按排列顺序进行处理。

4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。

5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。

究竟该怎样做计划呢？

大致的步骤如下：

1、确立目标；

2、探寻完成目标的各种途径；

3、选定最佳的完成方式；

4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；

5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；

6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。

有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住：

1、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。

2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。

（三）原则之三：分清工作的轻重缓急-四象限法则

（四）原则之四：合理地安排时间-80/20原理

（五）原则之五：与别人的时间取得协作

（六）原则之六：制定规则、遵守纪律

制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面：

1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。

2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。

3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。

四、时间自我分析

完成了时间使用清单

完成了时间使用清单分析：

1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？

2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？

3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？

4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？

5、我做的哪些事既重要又紧急？

6、我做的哪些事对我的目标很重要？

7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？

每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。

五、如何制定计划

（一）计划的类型

分类标准                                 类型

按广度分                               战略性计划、作业性计划

按时间框架分                        短期计划、长期计划

按明确性分                           具体性计划、指导性计划

（二）注意事项

1、事先的了解：

（1）所在部门的业务定位

（2）所在岗位的业务定位

（3）上级主管的业务目标

（4）上级主管对你的期望和要求

（5）与其它相关岗位的业务接口关系

2、遵循5W2H原则

Why: 为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持

What： 任务的内容和达成的目标

When： 在什么时间段进行

Where： 任务发生的地点

Who： 哪些人员参加此任务，由谁负责

How to： 用什么方法进行

How much：需要多少成本

3、设置控制点（milestone）

（1）在目标或任务中设置阶段性的里程碑，通过检查，可以及时发现问题，对自己难以解决的，还可以获得同事或领导的支持。比方说，我们计划在3天之内给六层楼的地面刷上油漆，那么第一天就要设立控制点，如果不能刷完2层，显然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保证任务最后的如期完成。

（2）坚持工作周记和工作日记，对计划的执行情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同时对计划进行调整和滚动。另外，还可以对前期的工作时间分配进行分析，不断改进时间管理。

（三）利用计划工具

1 计划管理－－WBS

（1）定义：WBS（工作任务分解）是创造出产品所必须进行的全部活动的清单，它是PERT、GANTT分层计划以及预算和人员分配的基础。

（2）WBS基本构架：阶段、步骤、任务、活动

（3）衡量标准：

是否全部分解完毕；

WBS分解的所有活动是否全部定义了项目的工作；

所分解的活动是否可行；

是否包含临时的里程碑和监控点

 WBS的分解结构是否合适

分解后的活动在逻辑上是否能形成一个大的活动

是否集成了所有的关键因素

逻辑上是否合理、清楚和简单

2 计划管理－－PERT

（1）定义：PERT（网络计划评审技术）是以网络图的形式制定计划，求得计划的最优方案，并据以组织和控制开发进程，达到预定目标的一种科学管理方法。

具体来讲，网络计划评审技术是：首先，用网络图来表达一项开发计划中各工作（阶段、模块等）的先后顺序和相互关系；然后，通过计算找出计划中关键工序和关键路线；第三，通过不断改善网络计划，选择最优方案并付诸实施，最后，在计划执行过程中进行有效的控制和监督，保证合理地使用人、财、物，按预定目标完成任务。

（2）计划要素

a、PERT主要反映任务的时间、资源、配合、控制等。

b、WBS主要反映任务的层次。

建议：

a、先画WBS,标明milestone（里程碑）时间及deadtime（截止时间）

b、标明任务间关系

c、再画PERT

计划要素

步骤一：先画图。首先不必注重美观，主要弄清楚任务之间的相互关系。

步骤二：估计时间

v 工序时间=(a+4b+c)/6

（a：最乐观时间；b：期待时间；c：最悲观时间）

 倒推法：一般确定结束时间，再逐步推出各部分需要时间。

 留有余地、应付突发任务

步骤三：确定关键路径

a、时间上的关键路径：绘制完网络图，可以很容易算出整个计划的所需时间。同时，可以将整个开发计划分解成若干个开发流水线（路线、路径），每一条流水线都可以算出一个总持续时间，其中时间最长的一条路径TMAX，我们称为关键路径。

b、技术上的关键路径：某项任务采用的技术为关键技术，它的完成决定整个任务的完成时间，则该任务所在的路径为技术上的关键路径。

3、关键路径是可以变化的

六、不要让别人浪费你的时间

（一）打电话的艺术

1、事先的约定与准备

2、保持简短而明确的开场白

3、控制通话时间、保持通话主题，要注意做好适当的记录

4、过滤电话

（二）当你被打断时

1、来自上司的打断

2、来自下属的打断

有关解决下属打扰上司的各项问题：

（1）你是否曾经训练你的助理，将他人可能的打扰含集中起来，然后每天或每星期一次地向你汇报？

（2）你是不是尽可能地把集体例会列为每日/周工作的一部分？

（3）你是不是每天都会保留一段固定的时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方何时见面较合适？

（4）你是不是曾经鼓励下属以便条/邮件方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作？

（5）你是不是立即向下属回话，使他们不至于认为他们必须经常打扰你，才能立刻获得回应？

3、来自同事的打扰

应该牢记的要点：

（1）双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、同情以及随时愿意加以协助的态度，可是，你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。

（2）不要随意打扰对方。你可以从容地、预先地与同事联系你的要求、时间等，只有如此，你才有可能获得相同的回报。

（3）想想为什么你的中断情形无法受控：你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每一件事？别人经常来询问你的意见，使你觉得自己很重要？你不善于结束他人的来访？你让别人习惯于经常咨询你的意见？你就是喜欢不断地和他人交谈？

如果你让这些现象一直持续下去，你最后终究会一事无成。

七、省时之道

1、等待的时候做什么

带本书看；写点东西；修改报告；检查语音邮件；打电话；用录音机口述信件等；

2 逆势操作

远离高峰时刻，避免一窝蜂。

3 追求互赖模式

双赢的精髓便是：人与人之间存在着合作的潜力，合作将能取得远大于个人凭一已之力创造的成就。

金句

1.凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。

2.易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。

3.正确的管理的基础是良好的时间管理。

4.人最大的敌人就是自己

5.美国作家福斯迪克说得好：“蒸汽或瓦斯只是在压缩状态下，才能产生动力；尼亚拉加瀑布也要在巨流之后才能转化成电力。而生命唯有在专心一意、勤奋不懈时，才可获得成长。”

6.时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。

7.习惯的束缚平常是感觉不出来的，等到发现时又已经变得难以破除了。