戴明循环,或许听到的人并不多,但PDCA循环,可能不少人就比较熟悉了。是的,戴明循环又叫PDCA循环,PDCA是由4个单词组成,P是Plan计划,D是Do执行,C是Check评估,A是Act应用,这也是循环的4个步骤。它是一个基于“假设-实验-评估”的科学方法,是一个用于解决问题和改进流程的标准化循环流程。
有没有过这种感觉,每天都有很多事情要做,经常做不完,然后第二天又重复这个状况,而且持续很久没有改善?又或者感觉每天都在做重复的事情,自己没有一点进步?如果有,恭喜,戴明循环就是解决这些问题很好的一种方法。
想要运用戴明循环解决问题,操作步骤很明确,分为4步:
1、计划,设定预期的结果,并计划达到预期结果所要完成的任务。以提交拆书作业为例,预期结果是晚上22:30前提交到作业平台,并且作业符合RIA标签的要求,能用来当众表达,大概2000字;计划执行时间是晚上19:30~22:30;方式是先听课程20分钟,然后在印象笔记写草稿,修改后提交作业。
2、执行,按照步骤执行计划的任务。
3、评估,比较实际结果和预期结果,找出差距。这个需要客观比较,显示真实的差距。一样看提交拆书作业的例子,如果晚上22:30没有提交,那么就是差距;如果字数没有达到2000字,也是差距。
4、应用,分析差距产生的原因,并改进。分析数据和信息,确定哪些策略有效,哪些需要改进或调整。拿作业没有及时提交为例子,差距是作业没有及时提交,就得分析没有及时提交的原因,是I标签花的时间超过预期还是其他标签超过预期。如果是I标签超过预期,就要和其他人沟通他们完成这个标签的时间,然后思考下一次提升的方法,是增加投入的时间或者找到更好地完成I标签的方式。
戴明循环适用于所有有明确预期结果的任务或者事件,比如公司的项目管理、个人生活中的时间管理,不适用于不确定没有具体目标的事件。
最近在极客时间学习软件中领域建模的概念,上周五给自己设定了一个目标,用5个番茄钟(1个番茄钟25分钟)的时间,完成极客时间内5节的泛化理论的学习,并懂得在实际项目设计中应用泛化这个概念。最终的结果是,理论学习实际用了6个番茄钟,超时1个番茄钟,根本来不及去实践这个概念。晚上只是看了今天完成了多少内容,第二天分配学习任务的时候没有根据前一天情况进行优化。
按照戴明循环理论来看,这是一个失败的案例,因为前一天出的问题,第二天没有任何的改进。分别从4个步骤去看:计划,有一个预期的结果,也计划了要在当天5个番茄钟内实现结果,这步还可以;执行,是按照步骤去执行了,而且用了番茄钟明面上的方式,25分钟专注5分钟休息;评估,实际结果和预期结果的差距很明显,多花了1个番茄的时间,只达成了一半的结果;应用,这个实际上没有去做,只是简单的归因在这个概念比较复杂,第二天直接跳过实践继续安排5个番茄钟去学习下一个概念。没有花时间去认真评估差距,没有找到完不成的根源,没有试图去优化改进,那整个流程的意义性就不大了。计划、执行、评估、应用,缺一不可。
实际上,我更想在时间管理上应用戴明循环。每天早上起床后,从未完成的周目标里面拆出预估可在当天完成的最重要的任务,其完成结果最为预期结果;当天用番茄工作法去执行计划;晚上22:00去评估实际结果和预期结果的差距;找到差距后,分析差距的原因,并根据原因调整第二天的流程。然后在循环过程中持续改善自己。
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