[日]泉正人

    最近都在看关于整理类的书籍，这本《超级整理术》主要讲述了一些关于职场上，可以提高工作效率的小tips，并不是整本书都在讲述整理这一话题的。通过合理的摆放办公用品或资料，是自己可以快速找到相关资料开展工作，或者是使用电脑相关的软件，记录、设置提醒等提高效率。

    其实有一段时间，我非常喜欢用小本本记录自己要做的事情，可是后来公司的人看到我经常拿了个小本子在写东西都很好奇，然后都会拿来看（其实当时我的内心是拒绝的，因为里面写了一些很私人的事情，例如要去超市采购的清单、自己本周的菜谱之类的）。后来就弃用了用小本子来写下要做的事项了，改用手机的记事本。

    还有一件事情，就是又一次去药房买药，本来是找了室友帮忙去药房买的，因为那时候我还在加班，到九点多还没下班又担心下班回去的时候药房已经关门了，于是就把要买的中药配方在微信上发给室友了，当然当时的聊天记录除了配方之外还有其他的。没想到我下班回去比我室友还要快，于是我就去药房去买药了，然后当时我就懒得把配方从聊天记录里面复制黏贴了，所以直接把当时聊天记录里面的那个配方给店员看，让他直接去配药了，一共是有两个配方的，然后店员看了一眼之后就去配药。她的记忆力当然没有那么好，还一边问我一下个药材是什么，我就一个个说给她听，好不容易弄好了之后。在收银台那里，她又问我拿手机来看配方的具体药材及分量，我当时也没有多想，直接给了手机她（我当时已经是翻到了具体配方的那一页了）。然后她输入了我给她的那个配方的那一页之后，接下来那个店员的动作真的吓到我了有木有！！！她竟然一直翻看我的聊天记录！还翻到了最新的那里才停止！！！我当时的心里是非常恐慌的，怎么可以这样子随便看别人的聊天记录，但是我也不知道应该怎么说才好，只好接好手机，默默放进兜里。

    以后给别人看的东西，真的要认真思考才可以。自己的比较私人的东西，真的不能随便放（我的那个小本子就是放在桌面上，才会被同事直接拿来看的）；还有关于手机上只有部分的资料、信息想要给别人看，还有超级大的一部分不爱那个给别人看的话，要做好隔离操作（例如，文字的部分，就尽量复制黏贴到空白的地方；图片的部分，可以编辑到一个新建的相册里面）

    不过说着说着，感觉已经离题了~~但是这两件事的确是最近生活中感触挺大的。好了，说回正事了~~

第一章 为什么我们需要整理

1 整理的目的是为了提高工作效率

    如果不及时整理，工作效率就会十分低下

    单纯的整理干净，不等于提高工作效率

2 不擅长整理，会拖事业的后退

    不擅长整理，导致自己忘记事情，弄错工作顺序，最终浪费了自己的时间和精力

    不擅长整理的人往往有的特点：

    工作速度慢，晚上以及休息日经常加班

    经常把时间花在找东西上

    忘性大，由于不小心造成的失误很多

    脑中经常在思考者多项工作

    嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”

“超级整理术”是教您制定规则，然后按照规则做就会提高工作效率的好方法

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适合阅读本书的人

只要进行整理，就不会白做工

整理后的效果

3 多出来的时间该如何利用

花时间与金钱进行各种学习，并可能的丰富自己的人生经历，是对自己作重要的投资

整理时尝试引进“设计规则”理念

1 先把工作分类（操作类、思考类） 2 尽可能提交操作类工作的效率  3 确保有时间留给自己

4  “超级整理术”的内容

    要点： 基础是“统一化”、“一元化”、“自动化”；

               制定原则，彻底执行；争取减少时间的浪费；

              不过分整理；

              有效利用整理出来的时间

整理的对象：文件及办公桌的整理；电脑及邮件的整理；大脑的整理；时间的整理

A 只要设定了规则，不需要记忆力

    设定简单的规则，然后遵守

B 规则越简单越好

    不必追求完美，而且把大量的时间花费在整理上也很可惜

第二章 关于文件和办公桌的整理

1 如何利用整理术创造出好的工作环境

所谓整理，就要达到“想要的东西，深受就拿到并方便使用”的最佳状态

A 把时间花在找东西上很可惜

B 不要花时间去记“东西放在那里了”

C 学会扔东西

从“分类”到“还原”、“丢弃”才算整理

    丢弃之前，必须做出正确的判断，只要确认是没用的东西，应立即扔掉；如果觉得还有用处，应先“分类”再“保管”

判断该不该处理掉一份文件，有三点准则：

是不是已办文件 ？

是不是重复文件 ？

是不是今后不再用到的文件 ？

D 用后归还原位很重要

E 尽量不打印纸质文件

2 及时整理资料是为了有效利用信息

工具：

托盘

透明文件夹

口袋式透明文件夹

小文件柜

大纸盒

A 文件分为“正在办理状态‘和”保存状态“

B ”正在办理文件“和”需要存文件“的整理方法

    每收到一份新文件，就放在小托盘上层，能办理的尽快办理，办完就处理掉，没办完的先保存起来

    正在办理的文件，放进透明文件夹内

”已办好、徐保存“文件，大致分为三类：

延期需要用到的

需要存放起来的

不知以后是否需要的，暂时保存起来的

    ”需要存放起来的文件“，小尺寸的按类别分别存放进口袋式透明文件夹内保管，大尺寸的按内容分类放进抽屉

    ”暂时保存的文件“，保存在文件夹内

C 统一大小和形状

    方便收纳整理

D 重要的已办文件用大文件夹保管

    放进大文件夹的替换用纸，推荐使用”半袋“系列

    在大文件夹侧面加上标签

    按顺序排序 

3 室办公说成为舒适的工作场所

A 合理配置办公桌上的空间

常用的东西放桌上

摆放固定位置

4 关于书籍、杂志、名片的整理

A 已读完的书，做好摘录

把书中仅对自己有用的跳转出来，做好笔记

B 把有用的内容剪下来，杂志就可以扔了

C 定期整理名片

第三章 关于电脑与电子邮件的整理

1 充分使用电脑的功能

    把电脑当做自己的”外脑“，把信息集中在一台电脑内，并且充分利用电脑。

2 管理电脑内信息时，也用”超级管理术“

A 文件要大致分类

例子：

设定一个名为”工作“的文件夹，与工作有关的文件都存进去

”工作“文件夹下，按照不同的公司和领域再设置”大分类文件夹“

”大分类文件夹“下，再按照不同的项目进一步设”小分类文件夹“

B 文件命名很重要

    给文件起名时要加上日期等关键字

C 电脑桌面要整理清爽

D 文件要定期进行备份

3 输入信息时也要制定规则

A 按照20/80法则，记录重要的信息

B 信息考量取胜，应答量吸收

C 定期阅读杂志搜索信息

    自己关注或感兴趣的内容，如果有些信息对自己有益，摘录在电脑里

D 阅览点子杂志时用别的软件

    工作邮箱和订阅点子杂志的邮箱分开使用，避免在工作的时候订阅点子杂志的邮箱太多信息接收，干扰工作

E 收集信息时要确定主题

F 用to do记录需要定期回顾的信息

G 会议记录整理也制定规则

4 邮件也用”超级整理术“迅速处理

A 邮件只阅读一次，立即回复

    邮件打开后只读一次

    五秒内作出判断

    邮件写得简洁明了

B 早回复，对方也尽快处理

C 已读邮件，用分类项目进行整理

    使用outlook的”分类项目“功能，锦江重要的邮件整理出来。”分类项目“功能，是一种用颜色和标签给新建分类的功能，可以自定义10种以上的颜色和项目名。

未回复的邮件-红色

当天需要用到的邮件-蓝色

正在等待回信的邮件-黄色

先保留的邮件-橙色

保存资料-绿色

对收到的邮件进行处理：

仅需看一遍的邮件，看了一遍之后分入已读邮件

需要回复的邮件当行回复

无法当场回复的邮件，再分类保存：未回复的、等待回信的、暂时保存的

第四章 关于大脑信息的整理

1 忙碌时，脑中一片混乱

    不确定的事情太多，大脑容易混乱，所以对于每一件事情先记录下来， 把头脑清空。

2 把将要做的事情记录在to do上

     无论大小事，尽量多记录在to do 上

3 争取把工作委托给他人

    将工作委托他人时的参考标准是”小时工资“。若自己的平均每小时的工资为300元，用来做操作类的工作（不需要任何技术或者专业技能也能完成的工作），还不如把这部分的工作委派给别人，给予100元平均工资。把原本做这个工作的时间节省下来，进行思考类的工作，提升自身工作价值。

4 用检查目录进行整理会更高效率

    无论谁都适用的规则

5 开会也要设定规则

    在开会之前，让全体参加会议人员应知晓会议议题，并且当场做好会议记录并发给参会人员。避免出现会议之后，还有人不了解会议内容，以及指派任务。

6 用规则来判断开展一项新事业的可能性

创立新项目四大规则：

自己是否感到愉悦？

是够有市场发展前景？

是否积累性业务？

是否对社会有益？

    用检查目录来整理新创意

7 规则要彻底执行并持续遵守

    如何彻底执行并持续遵守规则

8 提高积极性的措施

第五章 关于时间的整理

1 用”超级整理术“改变时间的性质

    时间性质发生了变化：操作类的时间减少了，思考类时间就会变多。

2 利用 to do 整理时间

    设定定期工作任务

    创意也要保存进 to do

    规则也要保存进 to do

    根据 to do 开展工作

3 创造可以集中注意力的环境

    有”能够努力工作“的时间段

4 打电话也要提高效率

5 不要把工作日与休息日分开考虑

相关书籍：

《超级工作法》

《佐藤可士和的超整理术》

《摘录阅读法》 

《使头脑清醒的十五种习惯》 

《Deadline 工作术-给所有的工作加一个最后期限》