几天前，一位同学找我咨询时间管理，经过沟通发现：她80%以上的工作时间都用于会议，根本没什么时间独立工作和思考。这样的情况，何谈时间管理？首先应该做好的是会议管理！如果您也是会议缠身，那么我有如下几个建议。
01-详细记录会议
记录是改变的第一步，记录一下自己一周开了哪些会，可以参考如下字段：
会议名称 日期 计划时长 实际时长 发起人 提前多久通知 自己角色 价值度
1.“计划时长”和“实际时长”
对比会议的时间控制能力。比如，有些同事举办的会议，计划1小时，实际2个小时都开不完，通常是由于准备不足、组织不佳造成的。
2.“发起人”
统计不同人发起会议的数量。有些同事（或部门），可能是由于管理流程不清晰，也可能是为了表现得更积极，频繁组织会议。
3.“自己角色”
明确自己是不是必要参加会议。可能一周下来，发现有20%的会议，自己其实不是核心参与人员，是以旁听或陪衬的角色参加。这类会议，会后收到会议记录及决议就可以了，可以尝试减少参加。
4.“提前多久通知”
无计划、突发的会议，通常会打断手头工作，降低工作效率。此外，由于来不及做会议相关的准备，会议的质量也会比较差，要重点关注和控制。
5.“价值度”
对会议的价值进行打分，比如最高分是5分，最低分1分。
02-各发起人组织会议的百分比
比如，自己负责A部门，公司还有B部门、C部门。会议的发起人包括老板和这3个部门。经过统计分析，结果如下图：
可以得出结论：目前C部门发起的会议，占的时间最多。
这就要观察和思考具体原因：C部门为什么发起了这么多会议？是流程问题吗？是制度问题吗？我参与的这些C部门会议都是必要的吗？有办法减少吗？
03-自己作为非必要人员参会比例
有些会议，自己是必要参加，或者不得不参加的。但有一些会议，自己只是旁听或陪衬。把这些“陪衬”会议统计出来，然后思考如何去减少参与。
04-每周参会总时长
我们可以以周为单位，统计一周参会的总时长。然后进行持续改进，降低每周参会总时长。一周工作按照40小时计算的话，我建议将会议降低到一半以内，其他时间用于独立工作和深入思考。
此外，也可以进行更多维度的数据分析，比如：
有哪些会议经常是突发召集的？是哪些部门发起的？接下来，就要思考一下，如何减少他们突然发起会议？我比较喜欢的方法是，化被动为主动，自己主动发起会议预约，有准备、高效率！（未必能避免所有突发，但会减少）
05总结与讨论
会议管理过程中，有一部分因素是不可控的，我们只能积极尝试影响那些可控的部分。
基于我的经验来看，只要我们有意识去管理会议，效果会很明显。比如，之前每周有80%的时间用来开会，现在降低到60%，个人独立处理工作和深度思考的时间，可以从20%增加到40%，也就是提高了一倍！
多花一点时间关注会议管理吧！持续的降低会议的参与时间，增加自己深度思考、深度工作的时间，才能真正提高自己的职场价值和竞争力！
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