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应对超负荷,微观时间管理法——读《番茄工作法》

应对超负荷,微观时间管理法——读《番茄工作法》

作者: 荒原书屋 | 来源:发表于2020-11-28 19:27 被阅读0次

时间管理一直是我很头疼的问题,一方面要兼顾的事情比较多,另一方面是性格所致,有时候会完美主义和犹豫不决。我尝试了很多方法,但都效果甚微,我发现自己会处在两种极端的状态,那么计划多行动少;要么,盲目行动,看不到方向。近期,深入了解和学习番茄时间管理法,颇有收获,找了自己比较喜欢的一个角色状态——做自己的初级主管

做自己的初级主管

我们每天要处理的事情很多,如果意识与行动是同一层级,就会处于盲目行动状态,成为环境的机械服从者。在管理层级中,初级主管的主要工作是:解析任务并分配相应的人员和时间。这是一个承上启下的位置,无论是行动还是策略都游刃有余。

为什么番茄时间管理可以让我们处于这样一种状态呢?

这源于它的一个基本前提——关注每天要完成的事情

所有的时间管理系统,都离不开待办事项规划和和要事第一原则。然而番茄法的待办事项是以天为单位的,这也是它为什么也叫微观管理法的原因。

我们的大脑就是我们的高级主管,每天清晨它都会根据今天的天气状况、身体状况等等,对我们下达指示,这些指示是完全新鲜的,会让我们充满动力。这个指示包括我们想要去做的事情和必须去做的事情。可是这些指令是模糊的,当我们被环境和其他因素影响后,就会忘记原本的指令,使它沉积在潜意识里。

番茄法让我们将这些指令记下来,然后以一名初级主管的角度,决定先做哪一样事情,投入多少时间。并在每一件事情完成后决策是继续执行还是处理其他事情。相对于刻板的计划表、时间表和待在收集箱中的待办事项,这种方式更自由,也更人性化,我们的身体是受方方面面影响的,提前规划好的日程表,就好像把自己当做一个只是完成工作的机器人,一旦因为个人原因无法坚持,就会产生自责和焦虑。这种方式尤其适合比较感性的,不喜欢被条条框框安排的人。

番茄时间管理法

那么番茄法究竟是什么呢?

番茄工作法是一种简单易行的时间管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。

故事要追溯到20世纪80年代末,弗朗西斯科大学生活的头几年。他一度苦于效率低下,作业做不出来,学习学不进去。山穷水尽处,柳暗花明时──多亏一个红色、定时响铃的圆形物件:“于是我和自己打赌,下猛药,狠狠鄙视自己说:‘我能学习一会儿吗?──真正学上10分钟?’

我得找个计时教练,谁来替我掐表呢?后来我找到了,是一枚厨房定时器,形状好像‘番茄’(即意大利语的Pomodoro)。就这样,我邂逅了我的番茄钟。”

1、眼里只有番茄

可以看出计时器是番茄管理法的核心。初期接触番茄法,我们眼里要只看到一颗颗番茄,也就是只看到我们每天写下的待办事项。

专注是我们能够采取的最高效的工作方法,但是长期专注是一件几乎不可能的事情,我们的感官体系非常丰富,所处的环境又充满变数,很难控制自己完全不被影响。但我们可以选择在一小段时间里摒弃杂念,然后明确给出分心的的时间,这时我们可以大方的胡思乱想、看一个搞笑的短视频。接着再投入专注中,周而复始。

这样我们就产生了一种节奏感。一成不变的安排,会让我们感到紧张压迫或者无聊厌烦。很多时候,我们会沉沦在一个行为中而不自知,一看时间大半天都过去了,比如刷视频,打游戏,苦思冥想一个问题等等。这是因为,大脑已经处于无意识或疲惫不堪的状态,这时我们需要让意识回归。

精神修炼中的冥想,就是一种回归意识的方法,也就是佛教中的正念状态。但我个人觉得冥想,比较适合决策,不太适合需要大量行动的工作,决定是否投资一只股票与实验一款新产品,在本质上是不同的,后者需要大量行动来获得反馈,而前者则需要在众多数据中获得洞察。番茄法比较适合处理后者。

大番茄小番茄

我们也可以对自己的番茄钟进行设计,行更多的节律变化。比如思考活动(学习)可以采用短时间周期(高效状态),让自己产生紧迫感,例如15分钟休息2分钟。而一些整理房间、扫除等工作,可以采用松散状态,比如半个小时,休息10分钟。也可以一周空出一天不进行效率管理,让自己完全放松。

在设定番茄的时候也要关注行为的相关性,比如一段时间都安排思考(休息时也采用脑力休息方法),另一段时间都进行体力活动。尽量减少思维的切换,这会让我们产生不适。

2、快乐的摘番茄

摘番茄是会上瘾的,就像很多经营类游戏一样,我们每天都会忍不住去采收菜园或者建筑生产的物资,即使是虚拟的也乐此不疲。

这是因为,我们日常的生活中,很少有事情是即时满足的。我们每天的工作,也许只有发工资的时候才会看到意义,我们想要学习一门技能,在前期阶段都不会获得享受。但我们却无比渴望这种状态,这也是人们沉迷于游戏和甜品的原因。这种天性,并不能完全依靠意志力来克服,我要只能顺应它,并将它向有利的方向引导。

番茄管理法的可行性就在这里,我们不用再去面对巨大的项目计划表,或者厚重的课本,我们只要快乐的采番茄就好了,即使完不成预期,我们也没有必要苛责自己,这只能说明预估不准确或事情没有最初认为的那么简单。

3、你喜欢吃番茄吗

当我们积攒了很多番茄后,我们要开始问自己到底喜不喜欢吃番茄了。切记一定要摘够番茄,找到了自己的节奏和状态后,再去探讨这个问题。

当然如果对番茄无感,可以去种树种花(forest,一款用专注力种树的APP),不过我这里指的是番茄所代表的事项,它们五颜六色,口味和营养各不相同。

这个时候我们要去观察自己的番茄记录了。

首先去看那些经常打断你的事情和总是突然蹦出来的想法,你要认真面对它们,看是否需要转化为番茄。接着看一下哪些事件,占用了你大多数的时间,问问自己这些事情是必须的吗?是我的梦想所在吗?我想要达成的目标和结果是什么?

看看自己一直想做的事情是否出现,是否占据了足够的比重。自己的生活状态是舒适的吗,是否有充足的运动和休息。在这一步里,重要的原则是高效而平衡——努力实现目标,保持生活平衡。

4、水果市场

我们种水果,一方面是自己吃,当然还有一方面是用来交易。我们选择了很多种水果想要创造价值,有自己喜欢吃的,有大家都种的,有卖的好的。

我们要用经济的思维看待自己的时间,时间就是金钱,在现代社会更是金科玉律。尤其是面对生产力工作,更是要严格控制时间,观察投入产出比,确认自身的价值和不足,及时调整。

现在流行的斜杠青年们,会将自己的业余时间贡献在互联网上获取回报,更需要对自己投入的时间时时量化。我们的目标是,多种经济价值高的水果和自己喜欢的水果。保证经济回报的基础上,让自己有更多的时间享受生活,享受世界。

了解了工作时间,也会帮助我们更好的做出规划和给出承诺,完成更加复杂的项目和梦想。

附录:番茄时钟的基本步骤:

列出每天要做的事情,选出最想做的最重要的

25分钟内专心做一件事情,然后短暂休息

再将其他事情与你正在做的对比一下,看哪个重要,就捡重要的做

一天结束时,做好每日回顾、每日承诺、控制中断

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