一个完整的项目,往往需要多个专业技能版块联动进行,难免各部门会有工作交集,也更需要我们各部门凝聚力量,携手闯关,这时候跨部门沟通与协作,就变成了一个必经的主题
事实上,在工作中总会出现各种问题,让跨部门工作迟迟进展不下去,总莫名被“甩锅”,也会突然“背锅”。
一首先我们先理一下日常工作中常见的跨部门沟通问题。
1、别人对你“爱搭不理”
日常工作中,大家可能都会遇到这种情况,当你有需求跟外部沟通的时候,本来可能几句话就可以说清楚说的,但是可能会用好几天才能解决。
比如通过沟通工具,当你去跟他人沟通的时候,他不会及时回复你,或者等好久才会回复,又或者你发了好几页消息,他只回你几个字,甚至根本不回复,当然可能大家工作比较忙,来不及回复或者看完以后有别的事情忘了回复,但是问题就会卡在这
2、答应好的事情做不到。
部门和部门之间往往会请求帮忙协作,往往一件事情答应了之后就会出现因为时间周期太长而忘记;或者是因为沟通不到位,没有理解清楚意思;甚至是表面答应,内心根本不愿意去做的情况。
3、互相踢皮球
部门之间经常会出现责任和权限划分的交叉地带,这些工作往往没有被划分到某一个部门之内,或者是在工作范围的边界之处。而这样的事情,部门之间往往会踢皮球,没有人愿意为这样的事情而负责,也不敢负责,因为属于自己责任义务之外的事情。
比如,当你找到相应的对接人张三沟通时,两个人聊了几十分钟,结果他却告诉你去找李四,而当你找到李四时,李四又让你去找王五,最后问了一圈还是张三负责这件事情,结果耗费了时间,还没产生什么结果。
这种情况的发生也可能是因为领导在分配工作的时候不够细致,让部门之间协作完成,但是没有表明谁主导谁配合,导致协作过程中的矛盾和问题的产生。
4、事情做不到位,存在一定偏差
在部门之间的工作配合中,最让人担心的是配合部门做事情做不到位,例如,物料筹集答应提供的物料,结果由于种种原因,最终只实现了部分。
这样的跨部门之间的协作,往往会影响事情处理的最终结果,导致工作执行效果不佳,甚至会因为部门之间的配合不够良好,而出现重大的失误。
那么,在跨部门有不同立场的情况下,怎样才能把话说清楚、把成果做出来,有没有好的方式,能够有效解决问题,达到快速执行呢?
二、解决问题
那么该如何才能让跨部门沟通更顺畅,保证事情快速推进呢?
1、做好部门之间职责权限的划分
对每个部门的部门职责进行充分说明和界定,清晰的划分部门职能与个人责任,让部门在工作中有章可循,有理可依,避免重复做事,或无人对工作负责的情况出现。
当有难以界定责任的工作出现的时候,应该及时进行研讨划分,保证事事有部门管,有人负责。
2、相关人拉群沟通
事不关己、高高挂起的情况在跨部门沟通中很常见,对方互相踢皮球,你推我我推你。
针对这种情况,可以把所有可能相关的人拉到一个群里,然后你在群里说一下整体背景,然后让他们之间去讨论PK这块最终交给谁做,这样就能把你自己释放出来,节省你跟他们挨个沟通的时间。
3、 梳理流程,在项目初期确定核心责任人
遇到部门之间相互推诿时,通常应该先确定一个核心责任人,推诿的情况基本就不会再发生。在新部门成立、职责尚未明晰的情况下,可以先梳理流程,至于是增加职能还是找人担责,可以让领导来判断。
4、先尝试推进,再建立共识
一个完善的流程往往是优化各部门工作的一种有效解决方式,但是这样的流程需要积累。当一个项目初期没有可套用的流程的时候,公司人可以尝试自己梳理总结其中的过程,最后形成一套规范,并让管理层确认、优化和补充。
5、借助领导的力量
有时候当你推动不了,需要向上反馈,借助老板的力量帮你扫平障碍,老板们之间沟通确认好了,手底下的人对接就容易多了。
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