初入职场——怎么用邮件高效地索取工作材料
写在前面：虽然也是第一回当个社会人，但是进入职场已经快要两只手的年份了，心中有不少的总结，一直没有机会写下。最近想给自己的生活做些改变，今天刚好跟同事讨论到和邮件相关的话题，就想着择日不如撞日，就今天开始吧。希望能把自己积累下来的经验写成系列文章，并在某一天能帮助到读到这些字的某一个你。
以下是正文：
本文的灵感来源于今天和同事的一次讨论，背景是同事需要向上级的上级对某件事情索取预算的建议，起因经过结果都堪称复杂，但最终她发出去的邮件正文，只有三句话：
第一句：阐明写这封邮件的背景；
第二句：说清楚所需要的材料；
第三句：希望收到的结果。
我认为这是一封写的特别好的邮件。如果我是收件方，我能一目了然的知道这封邮件为什么发给我，我需要准备什么，我要怎么提供（什么时候提供）给对方，对我来说十分的高效。
同事在完成这一封高效邮件之前其实也有一些困惑：我怎么跟我的大上级（领导的领导）沟通更好？我需要多个信息点怎么清晰的表述？我怎么样让她快速回复我？
首先，不管是向谁发出的请求（老板，同事，供应商等等），我们都可以想到对方的日常工作是忙碌的，我们请求资料或是信息的行为实际上是在给对方加塞工作，只有精确的给到信息点才是最大的体贴（对领导也是一样的，礼貌的说重点比绕圈圈拍马屁有用）。其次，邮件是一篇浓缩的文章，善用分段和分点能更清晰的向读者展示内容。最后，不论何时，清楚的告知你的诉求永远都是获得对应结果的敲门砖。
由此我们能总结出对内索取信息邮件的万能公式：陈述背景——列举需求——明确要求。
（这个地方其实如果能插入样例能更明确的展示，但是我尝试写了一下，发现我这条外企狗的中文邮件写的贼差，大家可以试着练习一下）
基本上满足上面的公式，我们就能把这个邮件所需要达到的目的完成了。
在对内公式的基础上，对外部供应商的邮件，我们可以加上几点：自我介绍——邮件背景与目的——列举需求——明确要求——后续联系方式，基本也能形成满足一般沟通的对外公式了。（当然，在进行对内跨部门沟通，对接不熟悉的同事，这个公式同样适用）
邮件是我们工作中的重要沟通工具，应当受到我们的重视。相比无法作为任何依据的即时消息（Qq 微信 口头沟通等），邮件让你的工作行为有据可查。写好一封高效的邮件，能避免繁琐的口头交流，减少不必要的人情沟通，精确的获得你所需要的信息或是表达你的观点，也能体现你的职业化程度。
不管是否有其他的公式可以参考，我们都应该在写邮件之前的动脑总结和思考，并在写完之后的认真检查，才能在日复一日的练习中精尽。
感谢你花5分钟阅读这篇文章，希望能对你有所帮助。祝你做一个快乐成功的社会人儿。
有任何问题或是观点欢迎留言探讨，文字都是主观的，请大家温柔对待。
网友评论