自从工作一直用的是outlook系统，其他系统不太熟悉，以下所讲均为outlook使用的情况，不再复述
首先我觉得任何的整理术都不是可以一步到位的，它一定存在两个维度，一个是时间维度，一个是经验维度。
所以对于不同阶段的使用者，哪怕只是一个邮件整理，也会有不同的差异。
刚工作的时候，大部分人的邮件不会有很多，有时往来频繁也多是类型单一，还有些时候只是作为一个小执行，看着主管级之间互相CC来CC去，跟实际工作的关联度并不高。
在这种状态下，你所需要做的就是按照项目或者部门分类在收件箱中创造不同的分类，在处理完邮件后进行归档即可。
进阶版还可以做一件事儿，如果你的邮件中有大量的资料邮件，你要练习在处理邮件的同时把附件资料存入电脑硬盘的相关文件夹。
在我刚工作的时候，我的自恋狂上司是这样教我们整理邮箱的，在收件箱中根据部门设立不同的文件夹，重要的人需要单独为他设置一个文件夹比如对于他，然后创建规则，让发件人的邮件自动进入这些文件夹，如果邮件来自后勤部门，可以不看，如果邮件来自于他必须要第一时间看……
似乎看起来邮箱很整齐，但在实际执行中，会发现这种方式产生的负面问题，最重要的一个就是分散注意力，你的关注不是从一个文件夹阅读完成就结束了，而是要不停的在不同的文件夹中跳来跳去，你阅读一次邮件需要的时间会比不做这样分类的人长出去，而且用这样的方式给工作紧急度和重要度来分级并不合理，也会影响整个工作的进度。
还有一点很麻烦的是，当你按人来分类，当出现跨部门的业务邮件时，同样的一件事，也会在不同的文件夹中跳来跳去，条理度上会感觉非常混乱。
而且当你遇到要换一台新电脑，或者换一家新公司，恰好公司组织非常庞大的时候，创建文件夹都是一件非常麻烦的事情。
我做整理最大的一个出发点就是我们所做的事情，所想的方法是为了让生活和工作更简单和轻松，而不是为了整齐要付出更复杂的劳动，那样整理就成为了一个束缚，你也就不可能很好的留在其中。
所以通过工作机会对很多人邮箱的观察，以及不断的实验，我找到了更简单的方式，我不敢说这是独家的，很多时候殊途同归，也许很多人在工作中也发现了相似的甚至更适合自己的方式。我这里抛砖一下，把这种方式作为一个基础的模型拿出来给大家参考，每个人可以根据自己的维度进行调校。
目前不在公司，简单模拟一下样式
收件箱
今日完成
待办
推进中
各类归档
不设置收件接收规则，所有邮件都纳入收件箱。然后对未读邮件进行以下处理。
1、垃圾邮件，直接删除。
2、两分钟内可以完成回复，并且不需要再找第三方征询的邮件，直接回复。举例：财务发邮件询问某笔合同款项是否已经支付完成，你只需要告知完成。那就直接回复。如果你自己不知道这件事儿，执行人目前外出，或者需要向对方征询，那就不适合此类方式。
3、邮件所涉及内容重要度很高，需要立刻处理，否则影响事项进展，但无法2分钟内完成的邮件，放入『今日完成』，不要因为看见一封非常重要的邮件就立刻停下手中的事情开始去处理，要记住你现在的时段是你的邮件处理时段，那么除非老板来到你面前拍桌子，不然不管什么事儿都先等一下，一件一件事情来，不会耽误你多少时间的。
4、邮件提到的事情和你的工作内容相关，是需要处理的，但你有不明确的内容，或者紧急度没有很高，只需要你找时间处理一下，但这个处理可能要超过2分钟，那么就把这类邮件放入『待办』，择时处理。举例，媒体发来一个两个月后要举办的活动，问你是否有参加意愿，内附活动的资料，你有兴趣，但需要进一步了解信息。这样的邮件就放入待办即可。
5、邮件中的内容由你负责，但具体执行人不是你，你已经安排了相关工作，但对方的进度你暂时不清楚，或者邮件中的内容无需你来回答，你可以直接转给相关人员，但需要执行人给你一个反馈的邮件，放入『推进中』。
6、『各类归档』这一部分比较灵活，你可以根据你的工作内容进行分类，最常见的就是根据项目和部门进行分类，但这和开头说的分类的不同之处在于，这里只是作为归档，不会产生任何的未读邮件，目的是方便你自己的查找工作。另外说一下对项目的理解，如果只是单线程的简单项目，比如一个设计师做了一系列的平面海报，这样的工作不需要建立归档文件夹，按大类分，比如这个设计师可以设置一个海报文件夹，把所有海报相关的工作归档在一起。
更简单的一种方式是，只设置一个归档文件夹。根据个人需求来设置。
经过以上6类的处理，你可以保障的是你的收件箱中只会出现全新的未读的邮件。其他邮件都已经各有归属，而你也可以根据你当天和当周的工作进度进行安排处理相应的邮件。
另外想说一下的在于，邮件是你的工具，不是你的镣铐。我看过很多人每天陷在邮件堆里，上班时间不是在不停的回邮件，就是不停的刷邮件，或者就是收到一封邮件就立刻停掉手里的工作。工作时间的碎片化极度严重。想完成自己的工作的时候只能选择加班，看似敬业，其实一定程度上在于自己的规划管控能力还需要进行优化。
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