这几天公司举办了一场活动，内容主要包含两大项：一是请甲方领导到现场踏勘，二是踏勘结束后举行一次汇报会。活动由一位中层领导牵头组织，我奉命提供必要的后勤支持。这原本是一个很好的招待甲方、展示我方实力和精神风貌的机会，没想到由于中层领导事先缺准备不足且拒绝接受我的建议，活动举办得非常狼狈，效果很不理想。事后我分析了原因。
首先是这么重要的活动，我们的领导没有跟甲方领导充分沟通，到底有多少人来参加迟迟定不下来，直到活动前一天的晚上10点才确定。人数不确定，后序的工作都卡在那里，比如要准备几台车、会议室的席位安排等。后来确定的人数是10人，我按12人准备车辆，结果活动开始前两个小时增加至15人，不得不临时增加车辆。为了迁就甲方主要领导的行程，活动开始前的12小时内，会议时间变更了6次，我不得不反复跟租车公司解释沟通。
其次是缺乏应急预案。深圳的初夏，无论多好的天气，老天爷一不高兴给你来一阵小雨那是常有的事，有时候一边出太阳，一边下雨。中层领导完全没想到这些。结果甲方人员出发时是好天气，到了现场竟下起小雨来，临时找伞没找到。好在雨不大，十来分钟后就停了，活动并没有受到太大的影响。
第三是活动的一些应有的环节，没有事先安排。例如，这么重要的活动，竟然没有安排拍照。我在公司兼负宣传工作，公司也有专业的单反相机，重大活动的拍照任务都是我来承担。我提前一天就把相机充满电、内存卡清空，让相机处于一级战备状态了。可直到会前一小时也没有人跟我说拍照的事。我忍不住主动去问，他恍然大悟，把拍照忘了！活动开始后，我拿着相机忙前忙后地拍，甲方人员和施工方都客客气气地过来加微信，要我事后照片发一份给他们。公司的其他同事，也来要照片。可见拍照的重要。
活动结果后，领导们要不要在公司吃饭，中层领导也没想到，我要求中层领导去跟甲方确认一下。中层领导觉得问得太晚，不好意思开口，自作主张要求食堂安排10个人的晚餐。结果甲方没有吃，活动结果就走了，造成了浪费。
在此期间，中层领导一直处在顾头不顾腚的忙乱状态，自己也累得满头大汗。结果依然是丢三落四，活动开始后又发现有些环节衔接不畅。一场活动，把中层领导的组织能力和领导能力打现了原形。其实在我看来，这些问题都可以避免的。我曾向中层领导提议，叫他列个详细的推进表，把所有环节都考虑进去，哪个时间节点做哪项工作，谁来负责、谁来检查催办都写清楚，然后开个会把所有工作落实到人，这样只需按照时间节点去办就行了。但他认为没必要，简单做了个会议通知，上面写了主要活动的时间地点和主要参加领导，然后拉个群把相关人员邀请进群，有什么事就在群里喊人。结果很多环节没有考虑到，用人的时候由于事先没有通知，所有人手头都有自己的工作。安排工作时，人选一换再换，谁抓谁用，弄得大家心里都不痛快。
我对于中层领导的做法非常无语，活动接近尾声的时候，我悄悄把他拉到一边，向他提出了这次活动中出现的问题。本以为，事前问题没出现，我说的建议你不听；现在问题出现了，你该服了吧。结果他一脸不屑，说活动太累了，以后坚决不组织这样的活动了。我一片好心，变成了自讨没趣。
从事行政后勤工作多年，我深刻体会到：组织活动是一项重要的能力，非常考验管理者的水平。我在此前的公司担任行政主管的时候，在行政副总和办公室主任的领导下，每年都要组织好几次大大小小的活动，我太清楚准备工作的重要性了。一些大型活动，都是提前一个月开始制订方案，还要从各部门抽调人叫组成会务组。方案确定后，进一步细化，做成推进表。推进表中详细列出每个环节的名称、执行人、执行要求、时间节点、检查监督人。把所有会务人员召集起来开会分工，明确任务。执行过程中方案还要不断调整。即便如此，仍难以保证万无一失。
有一次，我们与合作伙伴共同举办一个重要的签约仪式，双方的总经理都要出席。公司对此非常重视，指示综合办提前一星期开始准备。地点选在公司外的一家酒店，所有环节都顺利举办完，最后一个环节是签约。我突然发现，没有准备签字笔！这是个重大而低级的失误，我们把方案反复讨论了两轮，竟然谁都没有想到签字笔的事。眼看着就要开始签约了，我在脑子里快速想着办法……
双方这么多中高层领导在场，摄像机、照相机都已经准备就位，两位高层领导满面春风地握手、坐下。总经理翻开合同后愣了一下，我赶紧从口袋里掏出两支签字笔递上面，签约环节顺利进行了。——当时时间紧迫，又是在酒店，临时去找笔和向其他同事借笔已经来不及了。而我一直都有随身带一支笔、包里装一支笔的习惯，我发现问题后悄悄去了休息室，找到自己的包拿出另一支笔，装进口袋。这才保证了签字仪式的顺利进行。事后总结经验的时候，副总和主任对我这次救场行为给予了内部通报表扬。
这说明无论组织工作做得多严密，都不能保证万无一失，但事先的充分准备，任何时间都是必要的。
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