大家好！

今天和大家聊一聊如何通过可协作的在线文档为行政采购工作赋能。

这里需要说明一点，本系列文章主要面向的是小微企业的行政管理团队，这类团队的主要痛点是：

不具备部署复杂系统的资源、条件和能力；

希望以一种投入不多、使用简便、学习成本更低的方式替代市面上的复杂系统；

通过简单的智能化手段提升采购效率和质量。

我将分11篇文章进行介绍：

第1篇：主要关注行政采购上的一些现状，找到当前存在的一些不足；

第2篇：基于对现状的解读，提出基于在线文档的解决方案；

第3篇、4篇：从实践的角度出发，和大家探讨详细的思路，并尝试进行初步的落地，这可以看作是从0到1的过程；

第5-9篇：在初步落地架构和方案搭建完成后，如何使其进一步实现精细化，这可以看作是从1到无穷的过程；

第10、11篇：通过一些例子，一起来看看如何通过在线文档这一手段，使行政采购工作与相关的业务形成有效联动，使在线文档成为业务之间的“粘合剂”。

下面，我们就开始这一旅程。

行政采购的重要性

众所周知，行政采购是维持企业良好运营的重要保障，是企业中不可或缺的重要工作之一。

没有行政采购，或者行政采购机制尚未步入正轨的话，企业的内部运营将会变得一团糟，很多事情都会因物资的缺失或准备工作的不足而陷于停滞。

从本质上来说，行政采购之于企业，就相当于后勤部队之于军队。

在世界军事史上，我们常常可以看到这样的场景，即如果后勤跟不上，那么整个部队，或是整个军事行动的失败概率将会大增，甚至会给整体战局带来负面影响，这在军事史上都有着大量的先例。

行政采购涉及的对象是又广又杂的，几乎涵盖了企业运营的方方面面，比如日常的饮用水、打印机的碳粉盒与纸张、会议室的各种会议物资、日常办公用品、餐巾纸/卫生纸等。

无论哪种物资，其实都有其独特价值所在，也有其特定的应用场景。当这些物资能够满足所有应用场景时，我们才能使企业保持良好的运营，任何物资的缺失都会给企业运营带来较大的影响。

这里举个真实发生的例子。

企业需要召开一场由本公司主办，同时有外部嘉宾参与的重要会议，会议通知已经在几天前下发给了各相关部门。

但在会议召开的当日，会议负责人才匆匆发现会议室用水仍未到货，自己和负责采购的同事进行确认后，发现采购专员已经将这件事忘得一干二净了，根本就没有实施采购这一工作。

最后，行政负责人不得不临时动用了企业的车辆资源，委派司机去附近的超市临时采买了几箱水，虽然最终顺利解决了这一问题，但却带来了成本的上升。

在这个例子中，人为失误是造成此次“危机”的主要原因，为了彻底解决这一危机，不得不采取了一些特别的应对方式，这是一种名副其实的“人祸”。

我相信，如果有较为专业的行政采购管理举措作为支撑的话，类似的情况是可以避免的。

行政采购的现状

在一些尚未完全拥抱信息化的企业而言，他们的行政采购工作往往非常原始和低效，主要表现为以下两方面：

1. 以口头交流为主。

行政人员或各部门的对接人在发现物资缺失时，会用口头或者即时通信的方式随意告知行政部负责采购的员工，由其接收信息后，再去实施采购。

如果是特殊需求的话，还有可能会进入较为复杂的确认流程之中，时间也会相应延长。一旦出现了遗漏，那么就会有可能会误了大事。

又或者，当采购工作人员完成采购后，行政主管才发现这一采购行为是有问题的，带来额外的补救工作。

2. 没有后续的跟进。

在口头交流的同时，行政采购工作往往也没有任何记录和跟进的举措，所有工作都完全依赖人脑的记忆，一旦工作多起来时，往往会导致采购事宜的遗漏或断档。

笔者去年在为某微型企业的行政组提供文档咨询时，曾亲眼见到这样一件事：

老板专用厕所内连续几天缺纸，负责清扫的阿姨（也是负责采购对接的工作人员之一）每天都会催采购专员进行采购，但可能是因为这位采购专员工作太忙，没有对这件事进行及时的记录，最后将其抛到了九霄云外。

后来，行政前台由于不明就里，觉得是阿姨没有告知，与阿姨吵了一架，最后闹到了行政主管这里。这一幕恰好被我看到。

这样的矛盾确实是不应该发生的。即便发生了，我们也不应该让基层员工承担这一切，因为这一切的源头都在于行政采购管理上的不完善。

在现代职场中，这种通过口头方式告知，且没有任何跟进的行为其实是非常不专业的，沟通过程中出现遗漏的风险也会变得非常大，正如上述事例中所发生的情况。

因此，无论是行政团队的管理人员，还是企业的运营方，都应该采取更为专业的方式来应对行政采购工作，提升工作效能。

那么，如何才能有效提升行政采购工作的效能呢？在下一篇中，我将向大家提供一种实现起来较为容易的解决方案。