什么是问题?
问题就是理想和现实的差距,就是事物偏离了基准值。
解决问题,就要努力让偏差回到基准值,采取一系列的纠正措施,填补现状和基准值之间的鸿沟。
在工作中,我们总会遇到各种需要解决的问题,而大多数人都是对问题的认识停留在表象上,对于要解决的问题缺乏更深层次的认知。
在解决问题之前,我们应该先搞清楚如何构建问题,因为清晰的构建问题是解决问题的前提和关键。
一般来说,构建问题主要包括确定问题、设定目标、分析现状及、找到现状和目标的距离差,确立解决问题的指导思想、明确方法论等方面。
在确定问题解决方案后,就是进入实施阶段,实施的过程中必须注重纠偏和检查,确保问题的解决达到既定目标,万万不可在解决问题的同时衍生更多复杂问题。
学会构建问题,解决问题真的So Easy!
构建问题,首先要定题
构建问题的首要工作就是要定题。比如,一家面包店在做经营数据分析的时,明显发现材料成本的占比高于历史数据。
于是店经理确定了解决降低材料成本占比过高的问题,明确要把材料占比23%降低到20%,通过对材料成本的降低达到增加利润率的目的,设定2个月的时间解决这个问题。
在这里我们清晰的可以看到,店经理通过调查研究和分析,对店铺的经营现状有了整体和微观的认知,明确了要解决的具体问题,并且设定了解决问题的时间要求。这为具体问题的解决提供了前提条件。
定题的重要原则就是确定问题,不能一堆笼统的问题,定题要尽可能的将问题具体化,明晰化。
确立要达到的目标
例如,在面包店经理提出要解决材料成本占比过高的问题时候,就设定了清晰的目标,即降低3%的成本比率,如果达成这个比率,将在利润报表上可以直接体现增加3%的利润增长,这和近期的经营数据形成清晰的对比性。
这就是问题构造的第二个重要组件,必须清晰你的目标,以及目标达成的成果等。
分析问题现状
在确定问题和目标后,就是要在把握现状有关事实和数据,收集可能有用的信息。
例如,面包店经理在构建降低3%材料成本的问题后,就得从现状分析,目前的事实会造成成本浪费?可以通过哪些管理手段提升材料的利用率?
甚至还要收集统计每个月损耗的实际情况,这也会对成本造成较大影响,通过事实、数据、及相关信息收集分析,对问题现状有个清晰的认知。
找到现状和目标的差距
在分析现状后,下一步就要把目标和现状放到一起进行比对,将目标和现状之间的差距作为问题点,强化问题意识,找到现状和目标的差距。
以面包店的降低材料成本为例,现状是成本占比达到23%,超过同类历史数据,目标降低比率是20%,中间的差距为3%,店经理把3%比率的成本占比,分配到每一天,确定每一天需要降低的材料成本指标,把差距明确化。
确立解决问题的指导思想
问题的解决总是不止一种方式,在面临多种选择的时候,这就特别需要指导思想的存在,这种指导思想其实就是价值观判断,也是问题解决者对问题解决优先次序的确立原则。
在以面包店为例,降低成本的方式方法很多,可以替换低等材料、减料减量、损耗充当合格品等多种方式,这些解决办法对于降低材料成本肯定具备立竿见影的效果。
但是要在经营者价值观的基础上进行判断,确立以消费者利益保障为指导思想下解决问题。
要确保在原有材料、质量等不变的前提下,通过管理优化,技术提升、损耗降低等来达成,解决材料成本降低的问题。
往往我们都会忽略掉指导思想的重要性,一旦在涉及多样化选择和轻重排序的时候,指导思想的价值就显而易见了。
解决方案与检查
有了前面的铺垫,对问题的界定、目标、现状等都有了清晰的认识后,就是制定具体的解决方案,在制作方案时要考虑到可执行性问题,考虑到投入产出比,进程安排等关键要素。
在分配任务的时候要坚持责任到个人的原则,不能是大家的责任,最后谁都没有责任,方案制作的过程要尽量集思广益,突出实操和可评估性。
在实施的过程中,也不能不管不问,要时刻检查评估,保证方案实施的进度,确保不能跑偏,对目标进度进行科学管理。
通过以上几个步骤,构建好你要解决的问题,其实问题解决起来非常简单,真的可以说
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