不懂得问题解决的技能,所有的知识,都知识封存的知识,乃至遗漏在大脑中且散存的知识,而只有掌握了解决问题的技能,才能调动大脑中的知识储备,尝试着加入解决问题的过程之中。
今天分享的解决问题的技能,即通俗易懂,更具有可操作性,最重要的是,持久的练习必然能升华自己解决问题的能力,从而实现自身价值的提升。
一、问题解决的流程是什么?
1、明确及理解问题;
2、拆分及定位问题;
3、提出解决方案;
4、总结问题;
麦肯锡有个七步成诗的问题解决流程,和这个异曲同工,分解拆分以下就是七步成诗的步骤,问题解决的流程不同于具体的流程,随着环境、工艺等等的变化会有所调整,甚至有些调整是系统性的调整,无论面对什么样的问题,解决问题的流程几乎大同小异,其原因可以理解为“元技能”,即在具体或专业技能背后的原理性技能,这点感兴趣的话,可以对照自己的专业技能进行对比,几乎无出其左。
二、明确及理解问题是第一要务
为了理解这个最基础的流程,我把这个流程环节拆分为问题是什么,以及如何理解和明确问题。
那么什么是问题呢?
我在开发的《问题解决力》课程中总结了一个问题公式:问题=差距=期望-现状。后来考虑到可操作性仍然不是特别明显,又用5W2H对这个公式进行了更加明确的拆分,对差距进行了更加明确的锁定:
所谓5W2H,就是WHY、WHAT、WHO、WHERE、WHEN、HOW、HOW MUCH.
举个例子,有一天你老板或上司把你叫到办公室,开门见山的说:我对你做的这件事情非常不满意,对大多数中国人而言,此时此刻可能最好的表达方式之一,就是:这是我的错,这也是我第一次认真的说:这是我的错,在老板的办公室里面。
但是这句话并不能让人找到任何改进的方向,因为只涵盖了两个要素:WHO、HOW MUCH,如果你搞不清其他的要素,要么觉得憋屈,毕竟我也很努力的,要么觉得这老板是不是对我有意见。
但重要的问题是,WHY、WHAT、WHERE、WHEN、HOW,这四个因素中,最容易刺激对方的问法是:你为什么对我不满意?这完全属于找抽型的问题,在中国的职场上,很多时候,原因都是因为WHAT、WHERE、WHEN、HOW引起的,所以,不如说:老板,我的确想把这件事情做好,但是我真的很想倾听您的批评和意见,这往往能引出WHERE等等之类的原因,也能让对方感觉,你在气煞老夫的同时,还觉得孺子可教,顺便在转移情绪的时候,给你三五点尊尊教诲的建议和要求。
归纳一下,你要知道问题点,就应该:
1、找出对方关心的问题点,其实,这个工作应该做在做事情的前面,闷头做事最不期望的结果就是,忙归忙还忙而无用,有很多机会让你去找到对方关心的问题点,比如吃饭时间,不要老想着坐的离老板远远的,主动坐在一起,吃过饭了,偶尔问一句,老板,我觉得我最近的工作还有需要提高的地方,我想听听你的意见,基本上一下子就能打开对方的话语阀门。
2、明确问题解决的目标,这是个让人印象深刻的事情,记得有一次到客户现场,客户方的总经理也是高度重视(好像让老板付钱付的有点心疼的时候都这样),在提到项目目标的时候,该总经理提到,我想要通过这个项目提高员工的积极性,继续追问下来,提高积极性的目的是提高员工的产能,这是个大多数中小企业老板都喜欢的命题,最主要的是,依靠着对这个项目的信息调研情况,应承了这个项目要求,结果由于达成这个目标所需的资源匹配度评估不高,而最后在项目还没有启动的时候,双方谈判不成功而终止。
目标一定是要明确的,如果对方告诉你,我期望能够降低员工离职率,尤其是老员工的离职率,不妨不要着急,先倾听一下对方的目标是不是一个有了明确数字的目标,然后再去判断这个目标实现的资源是否匹配,如果不能匹配,要么降低目标,要么争取资源。
三、把复杂的问题进行拆解,把拆解的问题变成可行性的方案
很多公司都有年终表彰大会,其中的一个重头戏,并非表彰的过程,而是老板的年度总结及年度计划报告,大多人听了没有太多的感觉,是因为老板的总结和计划报告,跟员工之间是有距离的,是不接地气的,你想建议老板整的接地气一点,老板又怕丢面子,偏偏喜欢弄的高深一点,似乎不拔地而起就对不起此情此景的感觉,其实这一直是我所反对的。但是,这所有的过程经历了N多遍之后,你唯一能做的选择是,从思想中领略方向,从方向中认知行动目标,从行动目标中认识行动的步骤,从行动结果中反思行动和方向的一致性。
这其中,就用到了一个特别重要的原则:MECE相互独立完全穷尽。比如说,一般成立十年左右的制造型企业,会特别关注销售和生产的协调性,我好不容易弄来订单,你生产部快点按时保质的给我交货,不幸的是,很多中小企业的老板由于业务能力的擅长,导致业务的膨胀,与生产能力的不匹配,而最后导致影响业务的拓展进度。
对这个问题的拆分,有很多种方式,其中一个方式就是,究竟是那些订单容易导致交货延迟?而且在寻找这个问题的答案之前,首先应该找到延迟,究竟是一种认为感觉还是进度需求,这很重要,有些客户催着订单很急,但是经过一番周旋,结果是还是能够宽限几天,而有些客户催着订单着急,的确是因为项目需要,完不成项目是需要掉了官帽子的,这是个MECE的分类方法,有时候甚至在知道自己生产能力几斤几两的时候,这是个很重要的MECE的分类方法。
分类的结果是找到事情的轻重缓解,而找到了事情的轻重缓解,就能找到做事情的相对合理的顺序,这就是拆解的价值。
有人说,要从多个维度去看问题,事实上,拆解就是一个维度问题,不同的维度就代表着不同的看待问题的方向,世界上没有一种绝对的拆解维度,只要能够找到问题的本质,才是最好的拆解维度。
四、解决方案已经在问题拆解中自动呈现,只需找到对应的逻辑关系即可
找到问题的原因就找到了解决问题的方案,举个例子,有次项目是解决客户的销售额问题,当把销售额拆分为新增销售、续费销售、转介销售之后,从收集的数据统计结果,很明显的是,客户销售额的降低,明显的是新增销售降低、而续费销售和转介销售同步降低,一般而言,导致一个销售渠道降低是有原因的,而销售渠道的普遍下降,一定是涉及到更加深刻的层面,在对客户创始会员的调查中,一个重要的理由就是重视销售而不重视品牌,导致销售的乱承诺,这对一个重在关系传播的品牌而言,无意是为了短期利益而不管长远利益的短视做法,而在绩效考核中,对于客户满意度以及客户投诉处理的分值和权重几乎形同虚设,这无疑是一个服务行业的自杀行为。
答案就出现了,解决客户满意度问题。
而要解决客户满意度问题,对于服务型行业,是一件有点让人头疼的问题,因为客户群体的分散性以及客户需求的个性化,只能通过数据收集找到共性的趋势和需求,这就增强了客户满意度需求的针对性,也为提供更为具体的解决方案提供了方向和行动方案。
五、总结的价值
很多人写总结,总归要总结三点成功和三点失败,其实这不是成人最好的自我成长模式,或者套路,写总结最重要或者最有效的方法论是,按照复盘的套路来写,复盘是什么,可以百度一下,这是个迄今为止,我个人认为最值得推荐的通过写总结,实现自我快速成长的路径,一定要阅读一下,实在懒得阅读,可以在适当的时候分享出来我在复盘论基础上,结合其他学习方法独创的一个成人学习复盘模板,但是,无论如何,相信总结的力量,那么每天30-50字左右的总结,也能启动大脑去自由自在的自我总结。
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