我们如何在碎片化时代提升效率?

作者: 书畅 | 来源:发表于2017-04-14 22:26 被阅读37次

    现在我们一说到时间总是再说碎片化时间、时间碎片化,那么时间到底怎么碎片化了。说这个概念就不得不说农业时代和工业时代的时间。

    农业时代的时间是天人合一式的,农民日出而作日落而息生活作息完全根据天时来。工业时代时间就是异化的,人们在同一段时间内重复同样的事情。互联网时代就不一样了,互联网时代我们永远在线,随时受到干扰,每天接受N多信息,有些人甚至用这些信息代替了阅读。

    时间碎片化就是互联网时代的产物,也是我们这一代人需要面临的问题。我们的时间被各种事情切成小块小块的,你处理一件事情可能就像纸张碎片一样东一下西一下断断续续的才能完成,其中的效率可想而知。

    时间碎片化的出现是因为我们身边有各种干扰,其中分为内部干扰和外部干扰。

    内部干扰很好理解就是我们做事情的时候会出现的走神,我们做某件事情做着做着就冒出个念头,一个没忍住就停下手头的事情去干别的事情,等回过神来重新做的时候又要重新酝酿进入状态。

    外部干扰就是各种外来因素造成的干扰,最常见的就是各种微信提醒、短信提醒、QQ提醒,你要是摊上一个喜欢给你发微信和QQ的老板你算是完了,每天看他的消息就要花费不少时间,还不算工作被打断重新进入状态花费的时间。

    我工作的时候经常这样,写一篇文章的时候突然想起今天要给经理回个电话,打完电话回来好不容易进入状态又想起设计部的广告文案还没写,想起这个文案头就疼花了几分钟也没想到什么就接着写,突然微信响了一下,犹豫了一下还是看看到底是谁可能是老板又发了什么指示过来了,看了一下发现是老板发了一个他找到的案例,老板什么指示也没有,没办法就打开看看是什么,看完之后心理松了口气这是给设计部的参考案例不是我们的,回过头又去写文章,一天下来因为内部因素外部因素加上任务之间的切换少说要打断10来次。一天工作8个小时品均下来40多分钟就被打断一次。

    假设每次打断的时间是5分钟,每次需要10分钟进入状态,那么以我们每天被打断10次来计算(这个数字不算夸张吧,现在工作每天不被打断个十来次就不叫工作)我们浪费的时间就是两个小时,也就是说我们工作的实际时间是6个小时甚至更低。

    想要提升效率方法也有,针对内部干扰我们可以用两个方法:

    一是念头收纳,我们工作的时候总是不自觉的冒出很多念头,这些念头其实我们潜意识当中正在运作的程序,这是突然冒出来提醒你这个事情需要处理了,关于这个案子有灵感了,对付它的方法不是强行按下而是把它们都写下来,通常写到第七个就能专注了。

    二是三秒禅,就是你在冒出一个念头的时候停留三秒想一下这个事情重要么?紧急么?对现在要做的事情有帮助么?很多念头经过这么一思考冲动就停了下来。

    针对外部干扰方法也很简单就是实行电子静默,把你的微信QQ短信调成静音,还可以带上一个隔音耳塞。不要对方一说话就马上回复或者回微信,而是每次都留足够多的时间处理,总要的事情接电话,养成一种习惯。学习拒绝,学习沟通技巧,懂得拒绝、协商、中断和管理各种关系。

    学会上面两个策略基本上能够解决工作上的各种干扰,但是对于一些不可抗力的因素造成的时间碎片化这些方法就不是很管用,比如老板通知开会让大家准备下、开会中间休息下、你等待老板给你下达任务、等客户给你回复电话、等客户给你资料等等

    这些因素也会造成时间上的浪费,针对这些碎片化时间我们也有两个策略:

    做一个时间清单,时间清单的好处就是为那些碎片化的时间找一个有明确指向性的任务,这样就不会因为没有事情做而选择刷微信和微博了。

    比如你在等电话回复的时候有一分钟的空闲  那么这一分钟可以用来活动颈椎、腰椎。

    你在等地铁的时候有三分钟空闲 你可以处理邮件、给父母一个微信问候

    如果你在会议休息 有五分钟时间  可以给客户和老板打电话

    如果你有临时的事情出现10分钟空闲 可以背单词  看文章

    如果在等朋友、等飞机 有30分钟的空闲  可以用来听一本书  构思一个项目

    如果在上班路上有45分钟时间空闲  可以用来听书  构思方案 想一想今天的事情安排 下班路上复盘一下今天的任务 那些做得好不好 那些做的好

    第二个策略就是减少工作中的切换

    工作中各种任务的切换最耗时间,如果我们把相同类型的任务归类到一起集中处理是不是能够提高效率呢。

    比如需要给客户打电话,那就把所有要打的电话打完,什么给老板打电话、给家人打电话、给同事打电话一次性打完;要找老板签字,那就把所有需要找老板沟通的事情全部做完;需要外出那就把所有在外面要做的事情一次性解决。

    这样你的时间就不是碎片化的而是一段一段的。

    小结:移动互联网时代碎片化更加严重,我们要提高效率需要抵抗内部外部的干扰,借助时间清单和任务归类处理的方式提升时间的利用效率。

    --------文章部分观点引用字古典---超级个体专栏。

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