现状

之所以会产生这次思考，是因为在部门之前的几次团队会议上感觉到，会议效率不高，氛围低沉，时间过长但又达不到理想效果。相信当时参会的各位老师也有类似的感受。究竟问题出在哪？是会议主题的问题亦或是会议方式的问题？
我认为这可能是技术团队的“通病”，或是工作会议的“通病”，毕竟开会不是狼人杀，会议内容有时难免枯燥，会议主题本身我们无法预设为有趣，因此我们不必把责任推给讨论的主题，而是应该聚焦到开会方式上来。
在尝试解决问题之前，我们应该客观的审视一下目前团队开会的流程：

当前会议流程

应该说对于会议准备-会议执行-结果跟进，流程都有覆盖，按理说效果不会很差，事实也是如此，在我们团队每周一次的例行周会上，依照上图的流程，我们可以高效的完成会议。而前文提及的恰恰是周会以外的两次低效会议。同一帮人为什么会出现不同的开会效果？

共识

在寻解决方案之前，我们应该试图明确出发点，我称之为共识，这不是形而上的玩概念，而是在讨论方法之前，我们需要厘清何为高效、何为低效，观点一旦确立，想必实践方法只是因团队而异，只作参考，无需照搬。
高效的会议应该做到以下几点：

1. 时间可控

我将其放在第一点，并不是简单的因为希望会议早点结束，而是这一点最容易量化，也最容易被忽视，甚至有些人因为会议过长而烦操，也不好意思主动质疑。时间成本是参会同学最重要的投入，无论是会议的组织者还是参与者应该有强烈的时间观念。组织者在会议开始前应该预估本次会议的时长，并周知大家，在会议过程中，各位同学应努力在计划内完成会议。

2. 目的清晰，计划明确

其实会议最重要的并不是时间，而是能达到预期目的，为此，参会同学应提前知道本次会议的目的，为了达到目的，发起人需将会议计划提前周知，方便相关人提前准备。

3. 不说正确的废话

这是人们在会议上常犯的错误，什么叫正确的废话，比如：
问1：“你们部门下个Q有什么计划？”
答1：“下个Q我们团队会在抓质量的同时，拓展相关业务，与兄弟部门展开更深入的合作和交流，减少存量的技术债，尝试新技术落地blablabla。”
问2: “历史问题在这个需求里面一并解决了吗？”
答2: “这次需求的主要目的是，实现了**功能blablabla，您说的历史问题由于需要和团队A沟通，时间上可能来不及，所以还没有解决，但是我们会后讨论一下，看看下一期需求能不能一起解决掉。”
……
大家注意到了吗，正确的废话主要有两种情况：一种是回答的太泛，没有落地，还需要多问一句：“如何抓质量，拓展哪些业务，和兄弟部门展开哪些方面的合作，解决哪些技术债，尝试什么新技术解决什么问题……”；另一种则是回答太多无关的理由，目的是让结果显得情有可原。
“正确的废话”这种交流方式会无意中拉散整个会议的结构，它们一旦多起来就会导致时间不可控、内容不聚焦。

4. 具体的会议输出

会议是否解决了问题，或是在会议过程中又产生了新的问题，对于会议的产出我们需要有明确的记录，并指定相应执行人和截止时间，这里需要注意的是，必需具体到个人而不是团队或多人，这样新问题才算可追溯。

下文我们从两个方面来寻求提升的方案：
纵向：即便对于同一个团队而言，我们的会议模式也会随着团队规模，业务规模进行迭代，通过一段时间的迭代，我们不妨自己跟自己比较一下，今天的会议比从前的会议有哪些进步或退步，找到其原因，顺藤摸瓜，把结果提炼成方法。
横向：这是再常见不过的招数，找找市面上高效会议的经典方法论，找到适合自己团队的方法，大胆试错（会是开不完的……）。

纵向

上文提到，我们团队目前的周会有一个比较好的效果，其实这也是最近3个月尝新的结果。

纵向比对

从上表可以看到，会议前后的工作内容并未发生变化，会议中的汇报形式出现了差别。3个月以前，我们更像是一种答辩方式在进行周会，这也是最常见的会议形式：汇报+提问。这种方式主要有两个方面的问题：

1. 重复了一遍填写周报的工作，周报的填写应该能够准确易懂的描述本周的工作内容，因此在有一份规范周报的前提下，周会的逐一汇报工作显得有点多余。
2. 重点不够突出，我们的工作类型包括日常事务性工作，技术预研，新功能开发，日常运维等等。它们都可能出现在周报里，但这并不意味着它们都值得拿出来讨论。逐一汇报没能直达同学们关心的问题，把时间浪费在不需要关注的事情上。
   说来也巧，会议方式的转换倒不是我们意识到第一种会议方式有多不好，而是简单的想尝试一种新的会议方式，目前的方式借鉴于其他组周会。20min的默读的提问即节约了时间也强调了重点，当然这种方式对于周报内容的准确性和表达能力有了更高的要求。

通过会议方式的调整，周会收到了不错的效果。我们不妨总结一下，目前的会议有哪些环节有助于效率的提高。

1. 提前准备会议内容

无论什么时候，准备提前会议内容是我们达成的共识，这无疑是高效会议的必要条件，当我们走进会议室，我们得知道接下来的时间我们得做什么，并为此做好准备。

2. 时间花在刀刃上

关于这一点，不同的团队有不同的方式，至少我们也是朝着这个目标去实践的。当然，即便是现阶段的会议方式仍然有可以提升的地方。

3. 及时Review形成闭环

对于每次会议的成果以todo list的形式精确到人和DDL，同时回顾之前的list，相应的check或者顺移。
以上是通过自身纵向比较总结出来的三条高效会议的方法。虽然看似显而易见，但是它们来自于团队切实的实践总结，应该说有切身体会，十分珍贵。

横向

在写作之前，我在网上找了不少其他大厂的高效会议方法，也读了几部评分较高的有关团队合作的书籍如：《奈飞文化手册》、《团队协作的五大障碍》、《高效能人士的七个习惯》。现七拼八凑，把我认为言之有物的内容提炼出来。

推荐书籍 做好这六点，终于开了个高效会议！
如何开一场高效的会议

1. 信念感很重要

在《奈飞文化手册》和《团队协作五大障碍》的开篇分别提到了自信和团队间的信任。看来信念感很重要。这里的信念感指的是，我们相信周围的同事是能够把工作上的冲突和对个人的意见区分开，也就是俗话说的对事不对人；上下级之间在会议上交流工作时是平等的，即所谓的扁平化，任何一方对会议节奏提出修正意见时，是出于对各位时间的负责，而非对参会人的不满。
可能由于国内公司传统上下级或者人情世故的关系，会议中，一方发言时间过长或上级发言时，其他参会人不忍去打断，或不敢去反驳。往往这些表面上的客气会影响会议效率、拉低气氛最终导致大家时间的浪费。因此信念感的建立需要每一位同事的认可，也可以说是洗脑。有的团队在开会前会念上一段“开会的精神”，目的就是不断rebuild每个人的信念。

2. 必不可少的角色

文章《如何开一场高效会议》里有这样一张图：

会议角色图

它意味着，为了保证会议的高效，需要一些必要的角色。在我看来，除了参会者以外，时间官和记录官是任何会议必备的。他们可以由同一个人客串。
时间官主要把控会议议程的时间长度，避免出现严重超时的情况，一旦存在这样的风险，适时打断，如果问题仍然未讨论结束，由记录官记录剩余问题及解决时间和方式。
记录官除了以上职责以外，还有记录会议和会后同步的任务。

3. 重视结果

重视结果指的是对于会议结果的复盘，特别是对于低频重大会议需要提前敲定复盘时间。通过复盘我们能找到项目执行过程中的不足，同时，有些执行问题的根源在于相关会议上没有解决彻底。这样一来又回到了会议，我们可以根据具体问题分析会议本身是否还有优化的空间，这样对于团队会议流程形成一种正向反馈。

4. 提前再提前

会议按发生时机来说，大致分为计划内和计划外两类，这里我想聊的是计划内的会议，也是绝大多数会议情况。
对于一些重要的计划内会议，通知及准备的时间可以尽可能拉长。这里可以学习互联网运营的同学，运营同学对于一年中重要的时间节点（比如：情人节，618，双十一，圣诞……）会有一张运营日历。哪些时间需要发起运营活动一目了然。对于技术团队，我们可以把一年中重要的会议节点提前标示出来，特别是需要全民参与讨论的那种（比如：年度OKR，年度技术规划……）。提前半年甚至一年标定，参会人员有足够的时间准备，当然别忘了开启日历定时提醒。

行动

结合纵向、横向以及我们日常实际工作场景，现将我的行动建议列举如下：

• 团队负责人需将计划内的重大会议至少提前2个月周知相关人，其余会议需提前至少一天；@团队负责人

• 每个会议都需要有发起人，时间官和记录员，他们可以由同一人担任，时间官有责任规范各项议程的时间，以免浪费大家时间。记录员需明确各项任务的执行人及截止时间；@发起人 @时间官 @记录员

• 会议发起人需提前将会议流程及预计耗时周知参会人，会议尽量在一小时内解决；@发起人

• 会议发起人需要明确会议的复盘时间和方式，对于之前会议的执行结果及时check；@发起人

以上是可以落地的行动，至于具体的会议形式，还是那句话：因团队而异。只要把握住之前达成的共识，不断优化，想必会议会逐渐高效起来。

最重要的事情再说一遍：不说正确的废话！！！