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如何发一封得体的邮件?

如何发一封得体的邮件?

作者: Cathy余志春 | 来源:发表于2019-02-12 22:17 被阅读19次

    本文章总结于得到专栏刘润老师的课程

    一:现象描述

    不妨在公司做一个测试:找到5名与客户打交道最多的员工,然后随机抽取每位员工10封来往的邮件,看一下标题,问候,分段,用词,署名,字体,颜色。估计你会一身冷汗,我们就是这么一步一步把客户逼走的!
    “见字如面”,在互联网时代:见邮件如面。

    二:提出问题

    • 如何写一封好的邮件?
      一封好的邮件,到底应该长什么样呢?我们与人见面的基本礼仪,不是貌美如花,而是干干净净。一封好的邮件也一样。简洁、干净,是基础。然后才是你的风格。怎么做?

    三:解决问题(方案 & 措施)

    • 第一,正式的显示名和总结性的标题。

      • 邮件接收者首先看到的是两样东西:你的显示名,和邮件标题
        所以,邮件礼仪的第一步,就是用真名。比如“小明”,
      • 个性化、诗意化,尤其是二次元的名字,比如“还好只是近黄昏”,“一只特立独行的猪”可以用在你的QQ签名上,不要用在商务邮件里。
      • 标题:用不到20个字,总结这封邮件的核心内容。“你好”,“来自xx公司”,“报价”,都不是一个好标题。“请审阅:X公司关于Y项目的方案和报价”,才是一个好标题。
    • 第二,简单大方的格式。

      • 一封好的邮件,一定是简单大方的。格式要让位于内容。尽量少用不同的颜色、大小、字体、排版,更不要用背景图、甚至背景音乐。
      • 真正高手的邮件,所有的字都是一个颜色,一样大小,一种字体,并只用三种方式来排版:分段、缩进,和加粗。
      • 分段负责阅读逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点。所有复杂花哨的排版,基本都可以用这三个方式实现。
    • 第三,逻辑清晰的正文。

      • 问候语简单明了:外国人喜欢称呼对方“Dear Tom”,你可以说“尊敬的张总”;外国人喜欢用“I hope this email finds you well”开场,你可以说“见信好”。
      • 邮件正文:一定要分段,每段只讲一件事情。
      • 邮件的标题,是全文概括,每段的首句,是整段概括。用小段,不要用大段;用短句,不要用长句;用简单的词,不要用复杂的词;能用100个字讲清楚的事,不用101个字
      • 结尾的部分,总结邮件内容,强调需要他跟进的事情:恳请您拨冗回复修改意见,非常感激。然后,“祝:商祺”;亲密一些的“祝:春安”;再亲密一些的“祝:家人都好”。署名:“小明,XX公司”。
    • 第四,良好的回信习惯。

      • 收到邮件尽快回复,代表你的能力、效率、对他的重视程度
      • 回信的专业方式,代表你的职业化程度。比如,善用抄送、密送;回复、全部回复这些功能。
      • 起草邮件,要决定抄送哪些人。一个不多,一个不少,是功力。回复邮件呢?添加、删除、移动抄送者,更是功力。
        默认,你应该“全部回复”,而不是仅仅“回复”发件人本人,因为他抄送这些人,就是希望他们持续关注你们的对话。 如果你觉得没必要这么多人关注,可以把一些人从抄送,移到密送,然后在正文中注明“为了不打扰大家,我把谁谁谁移到了密送”。这样,他们知道自己从下一封信开始,就会离开讨论。
      • 如果邮件来来回回,甚至讨论的主题都发生变动,可以修改主题,或者重起一封新邮件,而不是文不对题的盖楼。
      • 然后,按下“发送”键之前,再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。

    四:总结

    • 第一,起正式的显示名,和总结性的标题;
    • 第二,用简单大方的格式;
    • 第三,写逻辑清晰的正文;
    • 第四,养成良好的回信习惯。

    五:经常出现的问题

    • 人们在写邮件时往往不是很注重层次清晰,内容重点突出地表达,而是花很多时间在复杂花哨的表达以及形式上;
    • 用多种颜色标注内容,或者内容字体不统一;
    • 邮件的标题偏向复杂或花哨,让收件者第一反应是垃圾邮件;

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