第一要义：不发送垃圾邮件
不给阅读者制造信息负担，不提供对与读者无用的信息，哪怕一个字，尽可能做到极简。因为对于我这种会阅读每一个字（包含签名的所有部分）的人，阅读任何一个字都需要时间垃圾邮件的定义：这封邮件对我一点用也没有，那就是垃圾邮件；最常见的就是广告邮件。对于公司内部最常见的就是新人欢迎邮件，除了领导代表部门的欢迎之外，其他的都是你们两两之间的沟通，对我没有任何用，只是在我的邮箱收件箱里刷了一下存在感，我会习惯性的delete并暗自给个差评，大部分人的签名设置的很糟糕，没有美感。
第二：写一封邮件的顺序是先放附件：
写一封邮件的顺序是先写附件，再写主题，然后正文，最后收件人。因为附件是最容易遗漏的部分，发了一封正文写着请参考附件的邮件，而实际上却没有附件，立马会降低印象分。主题一定要写的清晰完整，然后正文，最后是收件人，因为没有收件人，邮件是发不出去的。这样可以避免邮件的疏漏或者不完整。
第三：邮件主题务必是一句完整的话：
用语文老师的话说就是主谓宾必须完整。举个我原来小伙伴的例子：小肥羊-辛香料-2093，
这不是一句完整的话，只有名词，没有告诉对方要做什么。完整的应该是“小肥羊-辛香料-2093请下单”很快蒙蒙同学就明白了，后来写的邮件质量越来越高。对于邮件的主题进行关键词和可识别的编号，方便后续的搜索查找。例如上面的2093就是我们的订单编号，跟进这个订单或者后续客户再做类似的产品我在邮件中通过Subject主题搜索2093就可以快速定位了
邮件的主题之所以重要是因为，现在每天都要处理大量的邮件，邮件的主题是对邮件内容的一个概述，收件人会根据邮件主题来大致判断如何处理这封邮件。想要别人最快最完整的处理你的邮件，就要给对方提供尽可能的方便，而不是在发邮件的时候省那么几秒的时间，到后来还要费一大堆口舌去补充。我经常故意不回没有主题的邮件，在我看来这是严重的不礼貌，对于不礼貌的行为，应该受到警示和教训。而很多人还对此无知，觉得没什么大不了的。我们的大脑习惯性的生活在信息匮乏的时代，对于信息爆炸没有进化到那个程度，同样我们也还没有建立完整的信息过载情况下的社交礼仪。但是最重要的一点：思考收件者会怎么处理和解读我们发出的信息，她有没有我默认的背景，“哎呀，那个你应该知道的”“这个不就是咱们上次说过的么”“这个和之前一样一样的”所有你默认的这些，都会可能导致错误，尤其是你在对接一个新人的时候，需要的默认越多，效率就越低，错误的可能性就越大。信息传递的完整性就得不到保证。
第四，联系人称谓一定要准确：
我经常见到同事发邮件写个Dear王经理，这种土洋结合的方法，不伦不类。Dear适合西方文化的客户群体，如果对方有英文名称，这么称呼是没问题的。如果是中国人直接写王经理，（中文逗号不是分号，细节很重要）（回车空一行）再起一行，顶格开始写正文（如何既得体，又表示对对方的尊敬：参考 金正昆 礼仪讲座(优酷)
http://list.youku.com/albumlist/show/id_27535650.html?sf=10101&spm=a2h0k.8191403.0.0
邮件正文的格式
- 字体：宋体或仿宋，非衬线字体，简约，衬线字体楷体也可以，但个人不推荐
- 字号：四号以上，你想想一个小五的字体，对方400度近视，那会是一个什么样的阅读体验？我们这代经过高考摧残的人，不近视的有几个？因此，字号的大小也是一种礼仪。
- 颜色搭配：正文推荐好黑色，三种以内，参考金正昆老师的服饰礼仪。
- 签名和结束语：不要在签名处做广告，不要在签名处做广告，不要在签名处做广告
上面是一个同事和我的内部沟通邮件的签名，下面的这些业务介绍对我来说没有任何用，我本身对于大而全的东西就是比较排斥的，没有好感，因此会习惯性屏蔽这种类型的业务介绍。一个签名不够用，如何设置多个签名快速切换应对不同的场景需求，参考
如何设置多个签名轻松应对不同客户群体
邮件中的图片：
裁掉不需要的部分，对于需要模糊处理的部分打上马赛克，确保信息保密，不对其他人造成隐私泄露。通过图片的边角拖拽和调整截图的尺寸调整：Windows系统自带paint（画图工具），推荐搜狗输入法的截图工具（所有的电脑上都能装）和QQ的截图工具（马赛克功能比搜狗的方便）都可以对图片进行编辑，同时对这些截图功能设置快捷键我的习惯是搜狗截图CTRL+SHIFT+A ;QQ的截图是Ctrl+Alt+A，使用快捷键提高工作效率。快捷键的好处是只要按下这个健就会得到确定的结果，而且可以盲打。而鼠标还需要眼镜配合搜寻定位，工作量和效率是不一样的。哪怕只是省两秒钟，也值得。
邮件的附件：
前面我们说了，写一封邮件的顺序是先写附件，再写主题，然后正文，最后收件人。首要的问题是不遗漏附件图片附件的大小，无特殊要求，压缩到200kB以内，最大不超过1M。对于图片进行命名，不要是系统默认的DCM等等，因为Office的Index（索引）引擎是会把附件的名字也建立在索引中的，方便后续的搜索对于多个附件的邮件，对于附件进行编号：附件1：+附件名称，附件2：+附件名称……，超过5个，使用压缩包进行打包后压缩成一个压缩文件。对于WORD，PPT等不需要对方编辑的文件，转换成PDF之后再发送给对方。第一是保护作者的权益，第二是PDF的阅读体验比WORD和PPT要好的多，而且也会降低文件的大小。另外对于很多外资企业，对于合同等正式文件，为了避嫌，正轨的操作方式是不接受WORD,EXCEL等可以编辑的方式发送的，要求必须是PDF格式。总体的附件大小不要超过10M，这是很多公司邮箱服务器的设置。之前有个同事无意中群发了一个电子贺卡，73M，导致公司邮箱在工作繁忙时间段接近崩溃，正常的邮件收发无法进行，然后这个人直接被Fire掉了。即便没有这么严重，因为工作正忙的时候，邮箱堵塞带给人的感觉也是非常不好的。一个人的印象分就这么一点点的丧失，而自己感觉不到。如果附件超过10M，使用大附件助手发送，这样对方收到的是一个附件下载链接，邮件就很小了。使用安装方法参考
outlook大附件工具助手使用 Frank IT tips No10
最后：在邮件发出去之前，无论是多么着急的邮件，一定要检查一遍，一定要检查一遍，一定要检查一遍，重要的事情说三遍，包括附件一定在邮件中打开再看一遍，确保附件没错，附件内容没有遗漏。
邮件检查清单如下：
- 收件人，抄送人和密送人是否准确，检查后面的城市简拼，参考 如何确保英文名字相同的邮箱不会发错
- 主题：是否完整的描述了目的
- 附件：附件的命名是否完整，附件的先后顺序，附件的内容
- 正文：Outlook有拼写检查功能，建议打开拼写检查功能，对于常见的错别字，下面会有红色的波浪线提示
检查邮件的顺序和编写邮件的顺序不保持一致，因为我们的大脑按照同一种模式思考会有思考惯性，有选择性屏蔽。这个时候要把自己放到收件人的角色上，看看关键部分是否表述清楚，有没有错别字。如何写一封得体的商务邮件：其他参考资料：
怎样写一封得体的电子邮件？写工作邮件或者私人邮件，养成得体的好习惯总没错
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