26 设计会议环境

设计会议环境第一类方法，叫设计好会议的环境。简单来说，就是这场会什么时候开，在哪儿开，现场布置成什么样。很多人会误以为这就是个硬件问题，有空就开，有地就开呗，还要怎么设计呢？这可就错了。一个会议的环境是怎么样，会大大影响你的会议效果，因为它传递了非常丰富的沟通信号。

很多人会误以为这就是个硬件问题，有空就开，有地就开呗，还要怎么设计呢？这可就错了。一个会议的环境是怎么样，会大大影响你的会议效果，因为它传递了非常丰富的沟通信号。比如，从时间来讲，你把一个会安排在一大早，平时单位都9点上班。但是今天，你的会议通知告诉大家，这个会辛苦各位，8点之前一定要到。你传递了一个什么样的信息？刻不容缓，非常着急。但是如果你说，咱们把会议安排在下班后，大家现在跟家里打个招呼，可能会很晚。潜台词是什么？就是我们需要充分地讨论，必须形成共识，我可不怕耗着你们。

再比如，从空间上来说，同样一个会议，假如你开的是一个站会，你在会前就已经向参会者传递了一个非常强烈的沟通信号，就是：这个事咱得当场定，而且会议时间很短，所以只能谈具体的事，不要长篇大论。

但如果我组织全员坐上大巴车，到郊区度假村去开会，我暗示的是什么呢？大家可以敞开聊，我们要充分沟通，这个会议要促进感情。你看，不同的会议场所传递的信息，是不是也不一样？再来，除了会议室本身的环境，还包括参会者的、与会者的服装状态，也是环境的一部分。比如你平时穿得都挺随便的，但是这天，你看我穿了一身正式的深蓝色的西装，别人其实立刻从我的姿态里解读出我的态度。更关键的是，一个会议组织者，你的态度和状态会影响到所有参会者的态度。

你看，沟通可不只是说说而已，从会议室里的每个小道具，到咱们自己身上那套服装，都在进行沟通。

再来，会议桌上都会提供饮品吧，来，看这儿，我面前有几种饮品。我们做个小测试，矿泉水、可乐、红牛、纸杯、瓷杯。它们传递的信息是一样的吗？

我曾经见过一个会议的组织者，对行为设计做得极其细致，通常一般的新经济公司，会议室里放的都是瓶装水或者一次性纸杯，对吧？

但是当时他组织一个会议，参会的另外一方是一个很大的体制内的单位。那他就想通过会议环境的设计，体现这个会议的郑重感。那怎么做一个最小化调整呢？

他就把这种一次性的纸杯，全部换成了正式的带盖的瓷杯。大家一进来，看到整整齐齐的瓷杯摆在这儿。你看，是不是这个会议的氛围一下子就不一样了？大家立即就知道，这其实是一个很正式的会议。

所以你看，设计会议环境的方法其实特别多，所有的东西如果你用好了，都是你的沟通道具。所以对我们来说，很多人会误以为沟通就是怎么说，但是事实上所有的沟通道具都在传递信息。

在这里面，我也列了一个表格，上面罗列了几种常见会议相对应的会议环境设计的要点。你可以根据你的情况进行补充和调整，下次你在开会的时候，就可以对照着这个表格去进行操作了。你也 可 以 传 递给 你 的下 属 ，让 他 们别 犯 错 误 。