一 什么是SOP
- SOP全称为标准作业程序(Standard Operation Procedure),指某个工作从开始到结束的溜溜车和步骤,并形成一个标准的程序
- 编写SOP往往可以将复杂且重复的业务流程固定化、标准化,降低工作的难度
- 有效编制SOP,对于企业来说,可以将复杂且依靠人员经验能力的工作,有效降低难度和成本
- 有效编制SOP,对于个人来说,可以将松散的知识内化为个人技能,将日常生活用时较少,高效复用,稳定地输出个人成果
二 建立SOP的方法
1.确认高频工作
SOP适用于简单重复的操作,这类操作可以被频繁利用,价值最大
如果无法了解哪些工作或者操作适用于建立SOP,可以通过回想自己近半年或者近一个月自己常做的前三个事情
从挑出的工作中,进行筛选,预测未来一个月或者半年会重复的事情
2.确立SOP框架
确定完成该工作的主要目标和方向,确保不是为了SOP而SOP
确定达成该目标要完成的关键节点、检验标准,如果不好确认,可以看下自己投入时间最多的节点是哪个节点
3.细化框架内容
根据历史经验确认日常自己处理该事情的先后步骤是怎样的,可以根据记忆写出具体的步骤
写出步骤后,可以再补充下每个步骤完成后的验收标准
4.不断优化
将编写好的SOP应用到实际的生活中和工作中,进行操作
如果发现执行过程中仍存在问题,可以针对问题进行调整
![](https://img.haomeiwen.com/i15439609/908fec6aca282537.png)
三 工作中的SOP
3.1复盘SOP-PDCA
Plan(计划):结合Smart原则制定目标,即目标是具体、可衡量、可实现、目标之间无交叉、有时限的,使用图形化或者其他方式进行可视化展示,方便理解或查看
Do(执行):根据制定的计划行动
Check(检查):依据计划和制定的目标,在指定的时间节点进行检查,确认自己的目标如期达成
Act(优化):进行整个计划和行动的复盘,进行总结和反思,并发现整个过程执行中的优点和问题。如果执行过程中有亮点,优秀的部分进行沉淀和内化,并进一步推广。针对问题点进行问题分析和方案的处理,避免下次再犯,并作为避坑经验进行总结。调整整体目标和计划,减少问题发生。
![](https://img.haomeiwen.com/i15439609/e01c8944c4cda53c.png)
3.2 目标SOP-OKR
Objectives and Key Results,目标与关键结果方法
是指根据设定的目标,进行目标跟踪执行结果的方法工具
OKR一般通过列表的方式来呈现,并梳理出对应的目标结果
![](https://img.haomeiwen.com/i15439609/ece14dfe2eded239.png)
3.3 会议SOP-MEAT模型
Meeting Objectives:会议目标
Agenda:会议议程
Effective Facilitation:高效主持会议,防止内容发散偏题
Takeaways and Action Items:记录会议结论和会议待办,以及接下来的行动计划
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3.4 汇报SOP-STAR
Situation(情景):介绍汇报背景
Task(任务):汇报自己负责的工作模块和相关的任务
Action(行动):介绍自己在工作中做了哪些工作
Result(结果):总结并展示个人的工作成果
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四 生活中的SOP
4.1 阅读SOP
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1.确认目标
明确自己当下读书要解决什么现实问题,以当下情境需求为基础,可以提高自己的阅读的兴趣和学习效率
如果没有可以考虑自己接下来的目标规划,也可以结合自己的业余兴趣为切入点
2.挑选书籍
根据目标选择适合自己的书籍主题阅读,书籍主题的确认可以缩小搜索范围
搜索的渠道可以通过网络,或者相关的社区和APP进下推荐,比如某瓣,某信或者购书平台等
通过搜索确认自己的阅读清单,并进行阅读书籍的整理
3.阅读理解
进行书籍内容的目录和核心内容的通读
读完之后可以问自己这本书主要讲了什么,自己从书中学到了什么
在不断地自己提问和理解中,可以加深自己的学习结果
4.产生关联
和自己生活中或者工作中的相关场景建立关系,帮助自己加深记忆
可以进行自我提问,我曾经是否看过或者听过类似的观点和内容,后期我是否会应用到这些内容
5.整理知识体系和复盘
将书籍内容进行基础知识和底层逻辑的抽取整理,固化到自己的思维体系内
自己的知识体系内容进行不断地更新和迭代,可以保证自己一直学习和适应新的东西
4.2 建立知识体系SOP
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1.提出问题
选择出该行业的一个问题,并进行记录
这些问题可以是自己在日常生活或者工作中遇到的问题,也可以是他人提出的问题和疑惑
这些问题如果没有思路,可以借助问答社区进行整理和搜寻
2.找出答案
根据提出的问题,进行目标的确定和答案的搜寻
搜寻答案的方式,可以通过实际的现场调研,咨询相关的专家和经验人员来回答
也可以借助网络进行答案的搜索,包括一些行业垂直网站,以及相关的问答平台、自媒体平台
如果有机会也可以参与一些行业的论坛分享会,了解最新的行业动态资讯
根据实际的查询结果,可以将自己的答案进行整理和输出
3.整合知识体系
将答案结构化梳理,并进行整合,整合和梳理的过程,实际也是自己知识体系构建的过程
整合知识的方法可以使用脑图进行结构化展示,也可以使用流程图进行展示
不要惧怕整理的知识体系不完整或者不完美,可以先整理一个初步版本,等到后期的学习和深入,可以将知识体系逐渐进行完善和优化
4.整理成文章
将自己整理的正式体系使用自己的语言完整的复述一遍,文章的编写方式是跟着自己的知识架构思路走的
这么做的好处在于,自己可以把整个知识框架进行吸收和输出,做成了真正的知识内化
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