时间管理2.0践行体会01——工具篇

践行时间管理以来，很多方面有或多或少的进步和提升。最大的收获，我认为是学会了记录、总结和反思。学会了自己在成长中迭代和学习…

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践行情况

时间管理系统：三件事打卡、OF系统和番茄工作钟

上述几项工具是时间管理“器”的主体。我都在总，但未形成合力，各项工具之间的衔接做的不好。

先说三件事打卡

三件事其实是很有效的管理工具。这一块我做得是很不好的。往往每天早上起来拍脑瓜匆匆想几个事情罗列上，然后赶紧打卡，后头的一天便很少去回看。也就是说，三件事仅仅是形式上维持了。但其内在的规划性、指导性和约束力远远没有形成。需要有战略的视角，至少要对一周内的事项有个梳理，形成任务清单，逐日分解落实，称之为预算；同时需要有个分析反馈机制，每天分析总结预算执行情况，优化形成次日预算（待办清单）。有了这两个基础，当天的三件要事才是系统的和战略性的。否则，每天起床后才去思考要做哪几件事，可能导致：第一，遗漏或者疏忽一些重要的事项，第二，三件事并非真正重要，或者无法完成。总之就是导致这种“预算”流于形式，没有形成应有的指导性和约束力。

细致分析，三件要事的精髓是什么？每天确定三个重要（应该是不紧急的，否则无须这种制度安排也必须被完成）的事情，在一天的常规事项之外尽量安排额外的时间精力确保完成。我的理解，根本在于，每天做一点重要但不紧急的事情，每天距离目标前进一点点——是的，这就是三件要事的精髓，因为，重要不紧急的事情往往是真正起决定性作用的因素，而这种事务因其不紧急而被很多人认为“不忙做”、“先放放再说”，结果一拖再拖，最终到了火烧眉毛已经无力回天。

今天开晨会，有些小伙伴反映，三件事打卡只是早上起床后才匆匆想想，随便写几个事件，后头基本没有怎么看。看来这个问题挺普遍的。总的来说，三件事打卡只是一个局部小程序，需要配套措施推进。

OF系统

这个清单系统我已经运用的很熟练。会定期输入和整理。一般是两种情况，一是每周一次以及每天碎片时间批量录入，二是事情发起或觉察的时候随时录入。用得比较多的是事件的“截止日期”功能。跟叶老师的讲解和我最初的方法不同，每件事在录入的时候，我都会暂估一个时间，这样所有的事项按照时间设定就被归入了不同的时间方格。方便观察每天以及接下来一周需要完成的任务清单。当然，没有及时完成的可以随时调整截止日期。目前没有用好的是OF系统的情景功能。尽管给每件事贴上了这个标签。实际中很少按照这个维度做检视。因为只需要预测功能就够啦，事件不太多，一目了然。

我的问题正如前述，没有考虑到事项的情境标签。以致于有些事情本可以利用零碎时间完成的，占用了办公室整块的时间，而碎片时间却无事可做，只好听喜马拉雅。关于零碎时间，主要是交通时间和等待时间，现在主要是听喜马拉雅，当然，这也是一种有效的学习方式。当却不是高效的方式。所以，只能用来填补“无事可做”时的空档。目前我的情形时，在清单中还有大量事件的情况下，还在很淡定的听喜马拉雅上的鸡汤文章……

于是，进一步改进了预测功能，设置了“打开电脑开工”、“沟通协作”、“委托他人”等几个常见的工作场景，

训练专注力的番茄工作钟

我必须承认，番茄工作钟是一项科学的、有效的时间管理利器。同时也得承认，我对这个工具的掌握恐怕还不及格。它的核心要求在保持一段时间注意力高度集中在某一个事情上。聚焦，是番茄工作法的核心。换言之，一个番茄工作钟并非代表耗用了25分钟，而是表示高度专注、精力聚焦了25分钟。这两者是有根本性差异的。前者仅仅是个时间的概念，而后者全身心投入工作和学习的状态。

所以，需要保持对番茄工作的敬畏。不用去刻意追求吃掉番茄的个数，而首先应当确保番茄的品质，在这个大前提下，再去追求数量。要做到这一点，就需要恪守番茄工作法的几项原则：

1）一个番茄时间（25分钟）不可分割，不存在半个或一个半番茄时间。

2） 一个番茄时间内如果做与任务无关的事情，则该番茄时间作废。

3）永远不要在非工作时间内使用《番茄工作法》。（例如：用3个番茄时间陪儿子下的棋、用5个番茄时间钓鱼，等等。）

4）不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。

5）番茄的数量不可能决定任务最终的成败。

6）必须有一份适合自己的作息时间表。

运用番茄工作法的好处在于，通过外力确保在有限的时间内高度专注的完成某项工作和任务；通过劳逸结合，确保较长时间的专注力以分配给更多的“青蛙”。

运用番茄工作法的误区：一是片面追求番茄的数量。践行初期，专注力不够，很容易被内外因素打破，此时，由于贪图番茄钟的数量而继续或者保留了这个不完整的番茄，结果就会导致更多烂番茄的出现。表面上看一天吃掉了8-9个番茄，事实上很多都不是严格意义上的番茄，没有保持绝对专注的番茄只是短时期满足了自己的虚荣心，实质上没有起到训练和提高自己专注力的作用。反倒助长了投机取巧的阴暗心理。二是没有严格执行番茄钟的时间设定。该休息时没有休息，该工作时又不能全力投入工作。番茄工作钟助长劳逸结合，即工作25分钟，休息5分钟，如此循环往复。当然这一点被人质疑，认为不符合工作规律。我个人很认可这种设定。但实际执行中，往往到了休息时间，手头的工作还没完成，就像多做一会；休息时间结束，又得去喝口水，如此，番茄钟的内部规律完全被打破。

如何将三者有机结合

概括起来，土豆、番茄炖青蛙。翻一下：首先形成一段时期的任务清单（一般以一周为视角，配合周检视和一周规划完成），将上述事项分门别类归入清单和日历系统；每天从清单系统确定三件要事，作为当天的三件要事；进而安排合适的时间，运用番茄工作钟，吃掉这些青蛙。

所以，三个系统中：OF系统属于底层建筑，需要做实做细，要配合高空系统和印象笔记整体录入，并不断修正迭代；三件要事基于OF系统，但聚焦于当天的视角，需要顶天立地，所谓顶天，指的是当天确定的三件事需要于一段时期的整体规划有序衔接，同时又能兼顾当天的实际情况，配合恰当合理的任务目标；番茄工作钟的安排也很有玄机，比如，当天需要开一天的会，白体时间基本都是交给会场和观众的，不需要番茄钟，也无法安排额外的工作，此时，可以安排的番茄基本只有早上和晚上。

记录和反思系统：晨间日记和时间开销记录

晨间日记的写作渐入佳境

践行以来，坚持记录晨间日记，较为全面的记录前一天经历的人和事，我重点记录：①项目进展、工作事务和研究生管理，②研究生指导，③学习精进和个人修养，④家庭事宜，⑤人际关系，⑥财务和特别事项等，还特别设置需要反思的事项以及心得感悟，有就写没有不写。

晨间日记写作的时间不是很确定。前期主要集中在起早起床后，因需要占用的时间较长，调整到交通车碎片时间写。其中，项目和工作事宜记录的很详细，家庭也记录的比较清楚，主要是陪伴羚羊的片段，人际关系也记得挺清楚。由于更加熟练掌握手机输入方法（双手操作），打字速度加快，可以在APP短时间完成晨间日记写作——效率提升，质量和完成率得到保障。

同样作为记录系统的aTimeLogger

单从时间开销记录的精确性看，aTimeLogger更加胜任，也更专业。但因为过于精细，实际执行中经常搞完记录。于是使用过程出现几次反复。用一段时间就停了，停了一段时间还想再尝试一下……目前我基本习惯了有意识和无意识的关注这个系统。也时不时的搞忘记更新状态。好在对时间的感知力明显增强，基本可以凭借感觉手动改动事件的起止时间，不会有太大的误差。

ATL系统设置需要费一番心思。一个是事件类别的设置，需要考虑到穷尽所有的情况，又不至于过于繁复。我是大致分为：睡眠、工作、用餐、交通/出行/购物、家庭＆家务&陪伴孩子，……上述不同类别，不完全满足分类的要求，即彼此之间的界限不是很清晰，还需不断优化改进。但目前基本能够满足需要的。况且还有很强大的备注做支撑，可以满足准确、详实记录时间开销的需求。

基于日常事件的记录，还提供了多种报表系统，比如对于每天的时间开销，就有三种呈现方式：

如何将二者有机结合

前文提及，ATL系统为晨间日记写作提供了很好的线索和素材。二者的关系类似于明细分类账和总账，或者账簿和报表，一个是及时记录各项活动的发生，另一个是事后提炼总结重要的事件并加以分析反省。尤其是将ATL系统做扎实，记录晨间日记时更具全局掌控感，能够更加超然的对过往一天做全盘的总结、评价，进而提出改进措施。这种感觉非常棒！

工具篇总结

道术器用——说的是时间管理的四个方面，其实也是自上而下的四个层面。显然，作为“器”的工具是处在末级的。换言之，工具本身只是个辅助手段。所有有人说，没有手机和电脑，用纸和笔，照样可以很好的践行。关键的关键是，如果有这些的先进的工具，可以节约时间精力又能提升效率，增进好的体验，为什么不用呢？

话说话来，即便有了这么多的工具，会不会用和用到什么程度，最终还是取决于对时间管理“道”和“术”的理解。工具是将上述思想和认识落地，进而规范行为的手段。所以，首先对时间管理乃至生命管理有个整体的认识，进而对于自己的行为有个系统的规划，形成了细化和可落地的项目和事件，自然就会衍生出对特定工具的需求——这大概也是信息化实施的思路吧。

上述介绍的5个工具中，个人认为，最基本是发挥预算管理功能的OF系统和预算执行分析的晨间日记系统。一个是对事前对未来一段时期的事项作出总体规划，一个是对预算执行情况进行分析总结进而修正后续的预算安排。两个系统相辅相成，最终达到提升个人战略执行力的根本目标。