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时间管理 | 8:30~12:00,职场的你如何高效?

时间管理 | 8:30~12:00,职场的你如何高效?

作者: 乐小磊 | 来源:发表于2016-10-29 22:10 被阅读166次

抓好一天,是抓好一月、一年甚至一生的保证,上午又是一天的最重要阶段。一般来说,我们上班一族会从8:30,或9:00正式开始一天的工作,那么8:30或9:00到12:00之间的时间如何保持高效?请听分解:

首先应该吃掉那只青蛙

爱好自律的朋友都知道,“吃掉那只青蛙”指的是做那个最难做的,最不想做的,但又不得不做的重要工作。这个方法来自于博恩●崔西同名著作《吃掉那只青蛙》,有兴趣的朋友可以读一下,里面有21条实用法则。

书中提到有一句古老的谚语:“如果你每天早上做的第一件事就是吃掉一只活的青蛙的话,那么你就会欣喜的发现,这一天里再也没有什么比这个更糟糕的事情了。”虽然,这个谚语属于杜撰的可能性很大,但我们还是可以轻易的将这个类比到我们做工作:“如果你每天完成的第一件事就是那个最头疼、最困难的工作,那么你就会欣喜的发现,这一天里其他工作都会无比轻松。”

事实上,我们吃掉“那只青蛙”后,不一定真的会觉得其他工作会轻松一些,比如我,对每一件事都要求高标准(主要是领导标准高),其他相对“艰巨性”差一点的工作也同样是相当“烧脑”的(尤其最近,做完一天工作后,简直身心疲惫到极点),但最主要的是,通过这样的安排,解决了那个最“困扰”我的,增强了“能够”完成一天工作的信心,增加了完成一天全部工作的可能。

另外,吃掉那只青蛙的实质是“挑最难的活先干”,可推演出:如果有N只青蛙的话,从最丑的那只开始依次开吃。这个结论要慎重,因为这种安排方式,极有可能会超负荷或超现实,让人很累很累,效果也不一定好,因此有必要依据紧迫性调整次序,不一定一天吃掉N多个青蛙,有个经验数字是3只。

如何确定那只青蛙

对于不同岗位、不同追求的,青蛙因人而异。称得上青蛙的,有一点是确定的:符合目标的。所以目标跟青蛙是相关的。《吃掉那只青蛙》书中列除了一种确定目标的七个步骤:1、确定自己想要什么;2、将目标写下来;3、为自己的目标设定一个期限;4、将目标要做的所有事情列出来;5、整理这份清单;6、根据事情立即采取行动;7、每天做一点接近目标的事情。

其实关于目标,是一个系统性的问题,这7步并不能涵盖所有情况,而且有一些精髓的东西没有讲到,不过我以前写过一些关于目标的文章,有【要事第一】【四象限法则】【金字塔目标管理法】【定位理论】【smart法则】等等,应该说是比较全面了,大家可以关注我,从历史文章中翻阅参考。目标制定的技术呢,其核心的要点一句话就可以说清楚,就是:个人的每一步行动,都应当是指向人生总目标的。为啥呢?难道不能想到这样才是少做无用功的理念么?

另外,还有一个比较辩证的体验。一方面凡是可以称作青蛙的,必然是跟人生目标关联的,否则按照【四象限法则】,这样的“青蛙”就应当逐渐舍弃。一方面跟人生目标关联的,并不一定都是青蛙,也没有必要故意认做是青蛙,否则又是极端主义的错误,要走效率的弯路。

怎么吃青蛙

了解到先吃掉那只青蛙的好处所在后,有些朋友们恐怕都跃跃欲试了,在尝试之前可先观摩以下我的经验,以更加有效。

青蛙中往往有一种,是需要耗费大量时间并保持专注的,无论是今天完成,亦或是通过几天的积累完成,其所消耗的时间总量不会有太大浮动。所以当我们依据总任务分配好每天需要做的小时数量后,就应当先啃下这种硬骨头。有一个工具【番茄工作法】(历史文章中也有哦),是很适合吃这种青蛙的,利用它我可以保持至少2小时以上的高效专注。

有一种青蛙,并不一定耗费太多时间,但是很棘手,如果去做,有种种顾虑和不情愿,甚至还有可能深陷泥潭;如果不去做,谁让自己当然嘴欠,答应了别人?比如上次我接到一个朋友的朋友请求,让帮忙介绍联系些企业。从我内心深处比较抵触,一点也不爱拉拉这种事情,主要还是工作关系。整整2周,让我左右为难,我的清单APP,老是提醒还有这么一件破事等着我去做。最终,我仔细校准了我的观念、摆位后,通过较为合适的方式,还是解决了这个问题。其实我们还有一种方法,最好就是不想做的事情,不要接,痛苦。

另外,还有一种超级难吃的青蛙,那些掌握资料不全面,领导意图不明确,写作思路不清晰的大块头公文材料,才是我最头疼的。遇到这种青蛙, 早上【晨间日志】时候,就要将其列为今天必吃三只青蛙之首,但也并不明确限制其所处具体一天中的哪个时段。什么意思呢?就是这种东西,是要一上班就开始思考的,但思路一定不是一下子涌出来的,我就将其插空在接电话后,下通知后,开会后,等各种“缝隙”时间中,不停琢磨、构思,直至来灵感,就立即切换任务,将想到的写下来,如此循环往复。

8:30~12:00是怎么安排的

上午时间能够吃掉今天的青蛙,是最好不过的事情。根据以上,我们可以做出一个粗线条的方案。

8:30~9:00,收集新增事件、任务(比如早会),结合【晨间日志】,统一规划到今日上午(2分钟内就做完的事情,就别放进去了)。

9:00~11:00,番茄2小时(4个番茄钟),吃掉你那不超过3只的青蛙(间隙期间,每两个番茄钟之间的5分钟,做好其他突发事项,和2分钟事项)。

11:00~12:00,番茄1小时(2个番茄钟),或延续吃青蛙,或其用于做其他需要专注的事情;另外也可以选择外出办事等等。

上午8:30~12:00仅有3.5个小时,一看这个长度,是我万万没想到的啊。原来一天工作的时间这么短,我说我怎么总是时间不够用?!

​高效人生,请珍惜这个短短的3.5~~

80后/在读硕士/孩子他爸/基层干部/有志青年

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