为什么要讲向上汇报这个话题？因为这件事情在职场中是你每周或者是每天都要发生的事情。我们今天热衷于学很多跨领域的知识，却不曾对自己工作频繁发生、不可避免的事情进行研究和学习。今天我就从我在职场中的观察，《向上汇报》书中的内容，来谈谈向上汇报。
你为什么出现在会议室里？
我们通常不会思考这样的问题，因为这个问题似乎有点无聊，也过于简单。但当你在汇报中表现不好的时候，这是老板们大概率在心里想，甚至会说出来的问题。趁着还没有碰到这样的大钉子，不妨思考一下：你为什么会出现在汇报的会议室里呢？
1. 权力的架构
我们谈“向上汇报”而不是“汇报”，这有很重要的一个前提，就是我们身处于某个层级分明的权力架构当中。不管是处在金字塔形的政府，还是鼓吹扁平化管理的公司，当组织架构发展到一定规模，层级管理就成为必然。历史学家就告诉我们，人沟通的极限就是150人。突破150人，管理层就开始出现。当管理层没有空余时间自行了解业务状况，于是汇报就出现了。管理层开始召集TA手下的干部给他讲最关键最需要了解的信息。除了管理层自己有了解业务进展情况的个人欲望，他背负的工作任务也督促他收集足够的信息，以便做出更靠谱的决策。
向上汇报就是在这样的上下等级分明的组织架构之下产生的一种工作形式，目的是为了帮助管理层高效决策。
2.时间的稀缺性不等
你应该有过这样的疑问：上班就是开大会小会，时间都浪费在了开会上，为什么不能多干活少开会，提高下工作效率呢？我们有这样的疑问在于，我们并不了解开会目的是为了节省管理层的时间，而非你的时间。更深层的原因是，你领导的时间比你的时间要稀缺、宝贵得多。职级越高的领导，他们的工作就被安排的越满。他们一天往往处理的好几样单位的重大决策。而你汇报的内容不过是领导一天繁忙的安排中的一个必要但不主要的小插曲。虽然在基层工作者看来效率不高，但对机构整体而言是一项更有利更有效的博弈结果。
向上汇报是一种由于管理层与基层时间稀缺性高度不等而产生的一种工作形式。
所以，你为什么会出现在管理层林立的会议室里？你的出现就是为了帮助管理层高效决策。如果你能把自己视为管理者决策的工具，那么你的汇报就能表现得更为聪明，因为你能找到管理者的痛点，然后击中它。
成为管理者决策的工具
1.把注意力放在决策者身上，而不是你自己身上
我们作汇报的时候，很容易进入一种自我汇报形式，把自己所做的工作事无巨细地呈现给管理层。然而你出现在会议桌上，不是来邀功、表现自己的。当你陶醉在自己的丰功伟绩时，领导又发话了：告诉我，你为什么会出现在这里？你需要搞清楚会议的主人是那位决策者，请把注意力放在决策者身上，不要浪费他的时间。
请记住汇报并不重要，重要的是能够帮助管理层决策。所以，不要惊讶于领导打断你的汇报，然后把你晾到一边自行讨论。因为领导才是会议的中心。
2.直击主题，别说废话
要永远清楚，领导的时间比你的时间要宝贵得多，所以请不要说不着边际的废话。没有领导会抱怨你的汇报时间太短，除非他真的太闲了。
一个得体的汇报应该在开头就表明你出现在这里的目的，即需要领导做一个什么样的决策，表明你希望地会议结果，然后告诉他为什么要做这个决策，给出你的分析和逻辑，并提供支撑的确凿的数据，最后再重复一遍开场时的重要信息。这就是领导需要做决策的所有必要信息，所有的安排都在围绕着领导的决策服务。否则，调动这么多高管的时间资源来到会议室是为了什么呢？
10/30原则。通常如果会务给你安排30分钟的时间，你不能拿所有的时间汇报，他们也不会允许你这么做。正确的时间分配是10分钟拿来汇报，20分钟留给高层讨论决策。从这个时间配比，你也能明白，你只是这个会议室的客人，高层才是会议的主人。一场成功的会议的外在表现是，高层说的话比汇报者说的话要多。
3.推动会议的有效发展
一个出色的汇报者，还要懂得把握会议的节奏，推动会议的有效发展。还是那句话，一切都是为了领导决策服务。不要局限于你的汇报，你要想办法如何才能更有效率地达成决策。
记住这个80/20法则：汇报的成功80%来自于你会议推动能力，20%来自于你汇报的内容。
汇报的内容不过是让领导有了一个讨论的基础材料，可以在此之上进行交流、决策。而更加不必在意你的汇报风格、你的PPT够不够炫酷。你真正需要在意的是推动会议的有效发展，让不同人的意见和忧虑充分地表达；可以通过倾听，不断了解、总结高层意思的方式，推动会议的进程。
下次向上汇报的时候，记得问问自己一个问题：我为什么出现在会议室里。
授权声明
图片授权基于：CC0协议
本文首发于微信公众号：照进来的光，个人转载无需申请授权。
网友评论