身边那么多工作要做,你准备用什么方法来梳理可能非常复杂的任务呢?
GTD给出的就是如何收集并分类任务,如何处理任务的流程方法。
收集,把事务赶出大脑:100%收集一切“未竟之事”、暂时放入的存储器、收集工具尽量少
100%收集一切“未竟之事”
片段P41原文:
100%收集一切“未竟之事”关键词及理解:
1.寻找
2.收集:归拢需要给出某种评估、决定或厂区某项行动的项目和想法。又见“捕获”。
3.未竟之事:“需要做”或者“应当做”的事务、“我将要……”的事情、计划未实施的、处理中未完成的。
未竟之事有有形的和无形的,在工作和生活方面都存在:
工作:正在处理未完成的工作项、未来要做的工作项、有计划、有想法要做的工作项等收集记录下来,随时随地脑子中冒出来的想法。
生活:想要、计划要买的东西清单、计划的旅行等。
暂时放入的存储器
片段P42原文:
关键词及理解:
1.暂时
2.存储器:将收集的“未竟之事”临时的存放到一个“篮子”中,将这些事情赶出大脑。
3.大脑or其他外部系统?
如果长期将这些“未竟之事”存放在大脑中,就像上节课程中提到的,如果大脑出现失灵,那么很多想法就一致隐藏在大脑的底部,不能有效的使用;将这些“未竟之事”存放在大脑之外的“存储器”中,就可以有效的筛选、清空。那些好的想法也不会长时间的被隐藏。
收集工具尽量少
片段P46原文:
收集工具要在自己能处理的范围之内,要尽量少;如果工具过多,将分散的信息整理和对比等工作也会占据精力;将来自各个方向的信息,收集到较少的“存储器”中,也避免遗忘。
我的收集工具:
以前是随时随地常用手机上的记事本、闹铃、日历提醒、微信朋友圈(刷朋友圈的时候能看到)等;工作上用纸质的记事本,采用待办事项的清单,采用近瞄与远估的方法,但是翻阅查看有些困难。
现在是“高效TODO APP”,习惯没有养好,有时也会遗忘;习惯就是慢慢养成的,不要放弃。
下一步行动:下一步行动、要具体可执行、两分钟原则
下一步行动
片段P187原文:
下一步行动-1 下一步行动-2处理“工作篮”中的任务/待办事项,当要付诸行动时,要明确下一步具体行动是什么(即使一件需要复杂步骤的事情,也是需要一步一步进行完成的),这个“下一步行动”是能帮助事务完成的、具体的、可实施的行动。
具体可执行
片段P189原文:
具体可执行一旦确定了“下一步行动”是可执行的,就马上行动,当决定了下一步行动,就结束了对这个问题的思考。
一旦执行了“下一步行动”,会感到放松;但此次不执行,可能就会每次想到这个问题就会感到有心理压力,拖延。
两分钟原则
片段P190原文:
两分钟原则如果任务能在2分钟内完成,那么不要拖延,立即行动吧。
比如:交电费的这个事情,现在手机都可以交电费,那么不需要去写下一步行动是什么,直接做,一分钟就完成了。
无需行动的任务:垃圾 、酝酿、参考资料
当我们对于收集来的“未竟之事”不能采取“下一步行动”,该怎么办呢?可分为三类:
1.垃圾
2.待酝酿的事务
3.参考资料
垃圾
片段P181原文:
垃圾当对是否要保存的资料犹豫不决时,要么扔掉它,要么保存它!
请相信自己的直觉!!!
自己要有一个存放空间,并能进行分类管理---归档系统:完整、条理清晰的系统。
在归档系统存在的前提下,当面临资料时,我们就会很容易的处理它。
GTD的这种收集、分类、管理的方式,结合学习和使用的日清单,再记录日清的时候就已经将“垃圾”筛除掉了,就节省了再将它收集的动作。分类和管理可以采用项目的方式进行处理,目前实践的还不多,但是理念是相通的。
酝酿
片段P183原文:
酝酿目前没有什么可做的,但是,也许今后会有用。如果遇到这样的情况,可以这样:
把它们计入“将来/也许”清单---未来要做可能要做的事情。
把它们的提示内容吸入日程表或者备忘录。
这样的操作“酝酿程序”是展时拜托这些事情的压力,并且让你相信自己的系统能够在指定的时间提醒你完成这些事情。
也就是说,不用马上就做的事情,给它先贴个标签、再分类;等到应该做的事情自然会提醒。
那么这种办法结合了日清单的使用,其实就是把任务记录到日清单中,设置成日程或者任务。
参考资料
片段P185原文:
参考资料不要求采取任何行动,但又对某些项目和主题具有潜在的价值,今后还可以提供一些极为有用的信息。
如果已经有了“归档系统”,我们可以将这些资料存放到归档系统。待后续需要时查找。
没有系统时,可能文件到处都是并很乱。
归档系统能够全速运转的重要因素:少于60S就能将资料保存或查找、很乐意的去使用它、随手就能使用、一般性归档
如果拥有了这样的系统,就不会因为资料过多,查找困难,或随意乱放。
让生活变得有条理,也能驾驭它。
我的实践或实践计划
电脑上的归档系统应该就是一个一个文件夹,按照年度的任务进行分类;以前我总是喜欢靠大脑对这些东西能有一个精确的记忆,希望自己能精确的知道资料放在何处;但是自从学习了精时力管理之后,才更明白大脑的作用不应该放在这些事务性的事情上,我只要把资料按照类别分好存储,如果有需要的时候,再拿出记忆找出关键字去搜索,找到就行了。
对于邮件的处理:看到垃圾邮件立即删除、邮件中设立了分类,将邮件转移到相应的分类中。
未完待续...
谈谈我在课程中得到的收获和成长。
1.我在本讲中的收获:
在遇到工作任务或者生活事件的时候,将它收集起来,或者立刻处理;仅仅靠大脑的记忆力是不行的。事情我们每天都会遇到,就是没有养成收集并处理这样的一个习惯,可能导致会遗漏一些事情,感觉生活没有过好,工作没有干好;只是稍微采用这样的方法和意识,就会减少类似这样事情带来的自我懊恼。
我提出来的问题,谢谢崔律很仔细的解答。“我现在都是从清单的角度将GTD和日清单做对比,那么使用电脑操作的时候,大量的数据文件的收集、分类、管理,那么即使对自己的直觉非常的有把握,有时也很难一下子把资料删除掉。总是要保留一阵子,甚至都不会删除。有时候要再整理电脑资料的时候,再去删除它。--这样的情况也是正常的吧?”---从书上的解释和崔律的答疑解决了我处理事情的做法的普遍性,自己没有做的不好。
两分钟原则:真的没有火急火燎的事情的情况下,工作中途即使两份中能做完的事情,也留到后面去做。
无时无刻的收集:遇到一些想法、主意、或者看到一些自己感兴趣的事情,都记录下来。因为大脑不靠谱,很多上述的事情,都会因为下一件事情的影响而将其忘记,而再绞尽脑汁的去回忆,太费精力。这样的事情,就干过很多,现在要行动起来,养成这样的习惯。
2.我在本周中的收获与成长:
大脑并不是像我们想象的那样随时有用,它也会失灵:以前我总要求自己做过的事情自己回忆的时候要能想起来,同时也要求同事这样去做;但是近一年我发现自己的脑子不如以前好使了,我自己以为是自己的记忆力在减退(也有可能是),不能做到对之前做过的事情有100%的把握。学习了这些课程之后,这样的做法和想法不是那么正确的,将一些事情交给“外脑”也可以做好事情,具体的细节内容可通过查阅的方式而确定。
两分钟原则:这个和“新任务,明天做”有相似性;不是所有的事情都需要当下去处理。
下一步行动:可以减少对事物处理的拖延
关于“搞定”那些事儿-02 | 《搞定Ⅰ》解读
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