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今天是很紧张的一天,也是很让我激动的一天。因为今天我以主持人的身份,第一次在线下主持召开了公司的三季度经营管理会议,公司高层中层总共五六十号人参加。
虽然做会务的主持人已经很多次,但都在线上,没有跟大家直接面对面。相比较而言,显然线上的主持更简单,只要按照议程来推动就可以了。但线下的主持变数就多了,会出现各种情况。
比如,会议时间会把控不住,遇到讨论激烈的时候一不小心就会超时,有时候还会冷场、尴尬,甚至出现火药味十足的场面。
比如,会议现场的设备可能会出现状况,电脑、投票、翻页笔、音频等,有时候你都不知道在哪个环节会出问题。
比如,遇到特种隆重的颁奖、授旗、签字仪式,会担心协助配合的工作人员在递证书、拍照等环节掉链子,等等。
一旦遇到这样的突发情况,作为主持人就得临机应变,HOLD住全场。
正因此,在国庆节之前知道要开这个会,我不仅是会务的组织者,还要做会议主持人的时候,心里一直是很担心的。
担心出问题,担心出丑,尤其是,还不在我的主场武汉,而是客场上海,心里那个焦虑啊,导致整个国庆假期心里都总记挂着一个事儿。
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但与此同时,它有激起了我的挑战欲。对我来说,在忐忑不安的同时,我又觉得它是一个非常好的机会,可以锻炼自己,展示自己。于是乎,我就开始做准备工作,希望通过前期细致的准备给自己增强信心。
事实证明,今天的会议很顺利,除了超时一个半小时之外,其他担心的问题都没有发生,甚至还得到了老板专门的表扬和点赞。一是感谢我们会务组的精心安排,二是觉得我一天的主持很棒。
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算得上出师大捷,给我鼓了劲,从中我也对做主持人这件事有了一些新的认识、理解和感受:
第一,一定要提前做充足的准备。
俗话说,不打无准备之仗。没有准备就是在准备失败。对做主持人这件事来说,更是如此。
会前的准备实在太重要了,主要表现在对会务的内容足够了解,对会务的筹备心中有数。
从会务内容来看,主要是需要明确会议的目的、主题、任务以及要达成的目标。围绕这些内容就需要设计会议的时间、地点、议程、参与人员、主讲人以及现场的形式等等。
从会务筹备来看,主要要明确会议的组织工作分工,包括要干什么?有哪些人、财、物来干?时间节点是怎样的?要达到什么效果等等。
在这个过程中,最重要的就是沟通,各会务相关的各个方面的人沟通,做好充足的准备。
就拿这次会议来说,在这次会议中,我是第一次做主持人,为了做好充足的准备,我提前写了主持词,反复的读,反复的练,做了相对比较充足的准备。
不仅如此,在会议开始之前,我会提前到会场,熟悉会场的情况,以此来让自己心里更有底。
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第二,现场临场应变能力。
任何一场会议,即便前面做过多么充分的准备,在会议期间,总会出现各种预想不到的局面。这个时候主持人一定要能随机应变,千万不要一味的照着主持词读稿子,那就很容易冷场。这就对主持人的临场应变能力要求比较高。
以这次会议为例,本来计划一上午十个主讲人讲完全部内容,结果上午五个人讲完就到12点了,整个过程严重超时,超了三个多小时,怎么办?
我只能临场改变议程,把上午剩下的五个主讲环节移到下午,让大家先去餐厅用餐,下午再继续。而到了下午,因为上午议程移到了下午,相应的茶歇和中场休息就得压缩,我甚至因此做好了会务要延迟三个小时结束的准备。因为我们公司的会议一向有延时的传统。
但实际上,等到下午开会的时候,除了我控时间以外,大家也不自觉的开始压缩时间,最后时间只超时了一个半小时,整体开的很顺利,大家也挺满意。
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第三,练习自己的气场。
主持也好,发言也好,只要是开口说话,是很需要气场的。所谓言谈举止,都是一个人品牌的体现。你有没有发现,有的人一上台就很有范儿,说话够吸引人,大家愿意听他讲,但有的人一上台就显得很底气不足,说到底还是练的少了。
所以,说到底,这种事情也是要练的,练自己的语言,练自己的表达,练自己的气场。
这不仅是一个主持人的功底,也是作为一个管理者,一个领导者很重要的功底。
告诫自己,得练,得努力。
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